Listes de distribution

Les listes de distribution sont utilisées pour donner accès aux fichiers à des utilisateurs spécifiques, sans devoir leur donner accès aux dossiers d'où les fichiers proviennent.

Cela peut être utile si vous souhaitez donner à certains groupes l'accès à des fichiers spécifiques, par exemple des plans et des spécifications pertinents pour un métier ou un sous-traitant.

Les fichiers seront également mis à jour dans les listes de distribution lorsqu'ils sont mis à jour dans les dossiers originaux.

Comment configurer les listes de distribution ?

Les listes de distribution doivent d'abord être activées pour les utiliser dans le projet.

Pour ce faire, accédez à Réglages Box 'Listes de distribution'.

Une fenêtre pop-up apparaîtra, où les listes de distribution et l'impression peuvent être activées. Cliquez sur 'Enregistrer' pour continuer.

Après avoir activé les listes de distribution, un nouveau dossier apparaîtra dans le menu latéral de Box intitulé Listes de distribution.

Dans cet article, une liste de distribution est créée dans 'Fichiers publiés'. Des listes de distribution peuvent être créées dans toutes les zones de fichiers en utilisant la méthode présentée dans ce guide.

Pour créer une nouvelle liste de distribution, ouvrez :

Box Fichiers publiés Listes de distribution Ajouter Nommer la liste de distribution 'OK'.

Lorsque la liste est créée, les paramètres de la liste apparaîtront. Le nom peut être modifié, une description peut être ajoutée, ou la zone de fichiers liée peut être modifiée. Pour supprimer la liste de diffusion, cliquez sur « More » (En savoir plus) en bas de la page, puis sur « » (Supprimer la liste de diffusion).

Comment ajouter fichiers aux listes de distribution ?

Ajouter fichiers à une liste de distribution peut se faire dans la liste de distribution elle-même ou à partir des vues de listes dans les dossiers Box. Pour ajouter directement à la liste, ouvrez :

Box Fichiers publiés Listes de distribution Sélectionnez la liste de distribution appropriée Ajouter des fichiers.

Cliquer sur Ajouter des fichiers ouvrira une fenêtre contextuelle. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution. Plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés en maintenant 'Ctrl' ou 'Shift' et en cliquant sur plusieurs fichiers.

Lorsque les fichiers ont été sélectionnés, cliquez sur 'Choisir' pour ajouter les fichiers à la liste de distribution.

Les fichiers peuvent également être ajoutés depuis n'importe quelle vue de liste Box :

Sélectionner le(s) fichier(s) Plus Ajouter à Liste de distribution  Sélection de la liste de distribution.

Tous les fichiers dans la liste de distribution peuvent être vus en sélectionnant la liste de distribution. Les fichiers peuvent également être retirés de la liste de distribution, via le menu Plus.

Comment affecter des utilisateurs aux listes de distribution ?

Pour que les utilisateurs puissent avoir accès aux listes de distribution spécifiques, des autorisations doivent être données dans

Réglages Utilisateurs.

À partir d'ici, sélectionnez le groupe d'utilisateurs auquel donner accès à la liste de distribution.

Dans Autorisations, cliquezAjouter 'Listes de distribution'.

Les autorisations pour la liste de distribution peuvent être définies soit comme 'Lire' ou 'Ajouter et imprimer fichiers'.

'Lire' permet d'accéder et lire/voir les fichiers qui ont été ajoutés à la liste de distribution.

'Ajouter et imprimer fichiers' permet aux utilisateurs d'ajouter et de retirer des fichiers de la liste de distribution. Cela leur permet de personnaliser la liste de distribution. Les utilisateurs ne peuvent ajouter des fichiers que depuis les dossiers auxquels ils ont accès.

Retirer des fichiers d'une liste de distribution ne les retire pas de leurs dossiers d'origine.

Comment utiliser les listes de distribution ?

Accéder aux listes de distribution sur Dalux Desktop

Les utilisateurs du groupe d'utilisateurs avec des permissions définies pour les listes de distribution peuvent accéder aux listes de distribution depuis

Box Fichiers publiés Listes de distribution.

Accéder aux listes de distribution sur Dalux Mobile 

Les utilisateurs du groupe d'utilisateurs avec des permissions définies pour les Listes de distribution peuvent accéder à la liste de distribution sur mobile.

Allez à Box Appuyez sur le menu supérieur (Notez que le texte ici sera différent selon l'affichage actif, dans cet exemple, il indique Fichiers) Listes de distribution.

Cela listera toutes les listes de distribution auxquelles l'utilisateur a accès. Les listes peuvent ensuite être ouvertes en les sélectionnant et les fichiers qu'elles contiennent s'afficheront.