La communication du projet reste rarement confinée aux documents eux-mêmes. Les questions passent par e-mail, les décisions se prennent lors d’appels téléphoniques et, au moment où un plan est révisé, plus personne ne peut reconstituer complètement qui a dit quoi ou quand. Cela crée des écarts de responsabilité et rend la gestion du changement difficile à mesure que le projet grandit.
Plutôt que d’envoyer un e-mail à l’ingénieur structure au sujet d’un conflit dans les plans de fondation, le responsable de conception crée un commentaire directement sur le plan dans Dalux, l’affecte au groupe d’utilisateurs concerné, et toute l’équipe de coordination voit le statut en temps réel.
Une fois les commentaires et les canaux de communication en place :
- Tout le dialogue est lié directement au plan, document ou modèle concerné
- Les décisions et les clarifications sont conservées dans le dossier du projet
- Les bonnes parties prenantes participent aux bonnes conversations
- La communication reste en dehors de l’e-mail et à l’intérieur du projet
Les avantages des commentaires
Les commentaires sont des messages structurés, généralement liés directement à un document, un plan ou un modèle BIM, remplaçant une communication externe fragmentée par un dialogue traçable et lié au document. Un commentaire peut contenir des annotations, un statut, une échéance, une partie responsable et un fil de messages complet, tous liés à l’emplacement exact dans le document auquel il se rapporte.
Les commentaires ne sont pas un outil de discussion. C’est un dossier de coordination. Sans structure, tous les commentaires se retrouvent dans un flux unique et indifférencié.
Utilisez les champs disponibles de manière cohérente
Le type de commentaire prédéfini dans Box Standard comprend quatre champs : créé par, affecté à, échéance et priorité. Remplir cela dans chaque commentaire garantit que chaque problème a un propriétaire clair, un délai et un sentiment d'urgence, ce qui facilite la priorisation et le suivi pour toute l'équipe.
Donnez accès aux commentaires aux bons groupes d'utilisateurs
Dans Box Standard, tous les groupes d'utilisateurs ayant accès aux commentaires peuvent créer et afficher tous les commentaires du projet. Vérifiez quels groupes d'utilisateurs doivent faire partie de la coordination et assurez-vous que l'accès est affecté en conséquence avant que l'équipe ne commence à travailler.
Comment activer les commentaires
Les commentaires sont activés par défaut dans les nouveaux projets. Si ce n'est pas le cas, activez-les dans vos réglages Box :
Ensuite, ajoutez tous les rôles qui devraient pouvoir créer des commentaires à « Groupes avec accès ».
Remarque
Dans Box Standard, vous pouvez utiliser un type de commentaire prédéfini et donner aux utilisateurs l’accès via des groupes d’utilisateurs. Pour les projets qui nécessitent des catégories de coordination structurées, telles que la coordination des conflits ou la révision de documents, Box Pro prend en charge plusieurs canaux de communication et types de commentaires, offrant à l’équipe un contrôle plus précis sur les participants et sur les types de commentaires utilisés dans chaque cas.
Bonne pratique pour les commentaires
Lorsque vous activez la communication pour votre projet, limitez l'accès au minimum au départ et augmentez-le progressivement selon les besoins. Les groupes suivants doivent toujours avoir accès :
- Architectes et ingénieurs examinent les conceptions des autres disciplines et traitent les commentaires qui leur sont affectés.
- Les responsables de conception coordonnent les commentaires et les questions avec toute l’équipe de conception.
- Le propriétaire du bâtiment est responsable de prendre les décisions finales concernant les commentaires lorsque celles-ci ne sont pas claires.
En savoir plus
Nous recommandons de suivre les articles étape par étape avant d’explorer les fonctionnalités en profondeur, mais si vous souhaitez en savoir plus sur les commentaires, lisez ces articles :
Avec votre structure de dossiers, vos groupes d'utilisateurs, vos zones de fichier et votre communication en place, vous êtes prêt à inviter des utilisateurs dans le projet. La dernière étape consiste à vérifier votre configuration avant la mise en ligne.