Dans un projet de construction, tout le monde ne devrait pas pouvoir voir ou toucher chaque document. Un peintre n'a pas besoin de dessins mécaniques. Une équipe de design ne devrait pas avoir l'autorité de publier des fichiers sans validation.
Les administrateurs gèrent généralement cela grâce à des contrôles d'accès structurés. Au lieu d'accorder l'accès au fichier à "Maria du cabinet d'architecture", accordez-le au groupe d'utilisateurs "Architecte". Lorsqu'un nouvel architecte arrive en cours de projet, mettez à jour le groupe une seule fois, et l'accès se poursuit sans interruption.
Une fois vos groupes d'utilisateurs et vos autorisations en place :
- Chaque participant au projet voit uniquement ce que son rôle exige
- L'accès aux dossiers reste cohérent et prévisible dans tout le projet
- Les changements de personnel ne nécessitent aucune restructuration des autorisations ou des flux de travail
Définir vos groupes d'utilisateurs
Passez en revue vos contrats, votre organigramme et la structure de dossiers de l'étape 1. Tout rôle disposant de son propre dossier a besoin de son propre groupe d'utilisateurs. Posez-vous la question :
- Qui ajoute des documents et qui se contente de les réviser ?
- Qui a besoin d'accéder à tous les dossiers, et qui seulement aux siens ?
- Certains dossiers, comme l'administration des contrats, sont-ils restreints ?
Utilisez vos réponses pour construire une liste de groupes d'utilisateurs qui reflète la manière dont votre équipe travaille réellement, et pas seulement sa structure formelle.
Bonne pratique pour les groupes d'utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs représentent les rôles et les responsabilités dans le projet, pas des individus. Un groupe peut représenter l'architecte, l'ingénieur structure, l'entrepreneur principal ou un corps de métier sous-traitant spécifique. Chaque groupe dispose de son propre ensemble d'autorisations définissant ce que les membres peuvent voir, ajouter, modifier et gérer dans Dalux Box.
La structure de dossiers définit ce qui existe. Les groupes d'utilisateurs définissent qui peut interagir avec elle et comment.
Nommez les groupes pour correspondre à la structure de dossiers
Utilisez un système de numérotation ou de classification pour les noms de groupe. Nommez chaque groupe pour qu’il corresponde à son dossier associé en utilisant le même préfixe de numérotation, par exemple, 01.Architecte ou 02.Entrepreneur de fondation. Cela maintient la liste triée de manière cohérente et rend immédiatement clair l’endroit où chaque groupe appartient dans la hiérarchie du projet.
Créer un groupe par entreprise ou par contrat
Les groupes devraient principalement contenir des utilisateurs de la même entreprise ou du même lot contractuel. Cela permet d’associer facilement un groupe à ses responsabilités et d’atteindre tous les utilisateurs d’une entreprise donnée sans avoir à chercher dans plusieurs groupes.
Divisez par discipline ou par corps de métier lorsqu’une entreprise couvre plusieurs domaines
Si une société d’ingénierie gère à la fois les travaux mécaniques et électriques, créez des groupes distincts pour chaque discipline tout en les conservant dans la même séquence de numérotation. Cela vous permet de cibler les informations et les autorisations avec précision, plutôt que d’envoyer tout à l’ensemble de l’entreprise.
Commencez simplement
Comme pour la structure de dossiers, commencez par les rôles principaux : client, équipe de conception, gestion de chantier et principaux sous-traitants. Ajoutez des groupes uniquement lorsqu’une distinction d’accès réelle l’exige. Une structure simple et cohérente maintenue dans le temps est plus efficace qu’une structure exhaustive que personne ne met à jour.
Résistez à la tentation de créer des groupes pour chaque rôle mineur dès le début du projet. Les projets les plus solides gardent leur quantité de groupes limitée, en ajoutant des structures uniquement lorsque de réels besoins du projet l’exigent.
Comment configurer les groupes d'utilisateurs
Configurez les groupes d’utilisateurs dans les réglages des utilisateurs de votre projet :
Nommez le groupe et définissez les autorisations.
Une fois la configuration initiale de votre projet terminée, ajoutez des utilisateurs par e-mail. Pour les grandes équipes, utilisez le modèle d’importation groupée afin d’éviter de saisir les adresses une par une.
En savoir plus
Nous vous recommandons de suivre les articles étape par étape avant d'approfondir les fonctionnalités, mais si vous souhaitez en savoir plus sur les groupes d'utilisateurs, vous pouvez lire ces articles :
Avec une structure de dossiers en place, chaque participant au projet dispose d’un emplacement unique et prévisible pour trouver et ajouter des fichiers. La navigation devient intuitive, le risque de travailler à partir d’un fichier obsolète diminue considérablement, et l’accès peut être contrôlé dossier par dossier à mesure que le projet prend de l’ampleur.
L’étape suivante consiste à définir qui a accès à quoi.