Les projets de construction génèrent rapidement de la documentation. Sans système partagé, les dessins finissent dans des boîtes de réception personnelles, les sous-traitants utilisent des fichiers obsolètes et le contrôle des versions devient difficile à maintenir.
Une fois votre structure de dossiers en place :
- Chaque participant au projet sait où trouver et ajouter des fichiers
- L’historique des versions est suivi dans un emplacement permanent par document
- Les autorisations peuvent être appliquées de manière logique, dossier par dossier
Définir votre structure de dossiers
Le cas échéant, alignez votre structure sur les normes locales ou nationales de gestion documentaire utilisées sur votre marché. Commencez par votre organigramme, vos contrats et la répartition budgétaire afin d’identifier les disciplines et de documenter les responsabilités. Puis demandez-vous :
- Chaque discipline/contrat a-t-il son propre dossier ?
- La structure est-elle cohérente à travers toutes les étapes du projet afin que les fichiers n’aient pas besoin d’être déplacés ?
L’approche pour une bonne configuration
Une structure de dossiers dans Dalux Box fonctionne comme un système de fichiers sur un PC : les dossiers représentent des catégories, les sous-dossiers décomposent ces catégories, et les fichiers sont stockés à des emplacements prévisibles.
Lorsque la structure reflète la manière dont le projet est mené, les documents restent dans une position permanente, et Dalux gère automatiquement le suivi des versions.
Refléter la structure réelle du projet
Organisez les dossiers autour des disciplines et des responsabilités contractuelles, comme Architecte, Ingénieur structure, Entrepreneur de fondations, et non autour des processus ou des dates.
Utiliser un système de numérotation ou de classification
Le préfixage des dossiers avec des numéros, comme 01.Design ou 02.Construction, rend la navigation cohérente, quelle que soit la langue ou le tri alphabétique.
Limiter la profondeur des dossiers
Visez deux à trois étages au maximum. Des structures plus profondes augmentent le risque que des fichiers soient stockés au mauvais endroit.
Planifier les autorisations en même temps que la structure
Chaque dossier que vous créez est un point où l’accès peut être contrôlé. Un architecte, un ingénieur ou un concepteur dispose généralement d’un accès en lecture à tous les dossiers de design, mais d’un accès en écriture uniquement au sien. Les sous-traitants disposent généralement d’un accès en écriture à leur propre dossier et d’un accès en lecture aux fichiers publiés tels que les dessins, les modèles et les spécifications pertinents pour leur travail.
Commencer simplement
Définissez votre structure de niveau supérieur avant le début du projet, car il est difficile de la modifier une fois les travaux lancés. Des dossiers de niveau inférieur, comme ceux destinés à des sous-traitants individuels, peuvent être ajoutés au fur et à mesure que les contrats sont attribués et que les responsabilités deviennent plus claires.
Comment créer votre structure de dossiers
Dans Réglages, vous pouvez partir d’un standard entreprise ou du standard Dalux basé sur la gestion documentaire A104. Lors de la configuration d’un nouveau projet sans standard entreprise, Dalux proposera un parcours guidé pour vous aider à créer une structure de dossiers et des groupes d'utilisateurs en une seule fois. Si vous préférez partir de zéro, vous pouvez configurer la structure manuellement dans Box.
En savoir plus
Nous recommandons de suivre les articles pas à pas avant d’explorer en profondeur les fonctionnalités, mais si vous souhaitez en savoir plus sur la configuration détaillée de votre structure de dossiers, lisez ces articles :
Avec une structure de dossiers en place, chaque participant au projet dispose d’un emplacement unique et prévisible pour trouver et ajouter des fichiers. La navigation devient intuitive, le risque de travailler à partir d’un fichier obsolète diminue considérablement, et l’accès peut être contrôlé dossier par dossier à mesure que le projet prend de l’ampleur.
L’étape suivante consiste à définir qui a accès à quoi.