Comment utiliser les réunions

La fonctionnalité Réunions permet une planification facile et efficace de vos réunions avec d'autres participants au projet. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez planifier des réunions, ajouter du contenu et organiser des réunions de suivi.

Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser cette fonctionnalité pour vos réunions.

Qui peut créer des réunions ?

Lorsque la réunion commence

Vous pouvez mener des réunions si vous faites partie d'un groupe d'utilisateurs autorisé à modifier les réunions et à créer des réunions de suivi. Lorsque vous avez commencé la réunion, enregistrez les présences :

Puis écrivez vos notes pour les différents sujets de réunion :

Définir le statut des sujets de réunion (2) :

• Le statut 'Ouvert' transférera l'élément à la prochaine réunion de suivi.
• Le statut 'Fermé' ne transférera pas l'élément à la prochaine réunion.

Lier des tâches/commentaires aux sujets de la réunion

Vous pouvez lier des tâches et commentaires, qu'ils soient nouveaux ou existants, aux sujets de la réunion. Pour ce faire :

Cliquez à droite du sujet de réunion Sélectionnez parmi Nouvelle tâche, Nouveau commentaire, Tâche existante, ou Commentaire existant Sélectionnez un type de modèle ou un enregistrement existant.

Ou vous pouvez le faire lors de l'édition du sujet de réunion :

Ajouter des pièces jointes aux sujets de la réunion

Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux sujets de réunion pour faciliter la recherche des documents et fichiers pertinents auxquels il est fait référence durant la réunion. Pour ajouter une pièce jointe :

Cliquez à droite du sujet de réunion Sélectionnez le type de pièce jointe que vous souhaitez ajouter au sujet :

Réunions de suivi

Lorsque la réunion est terminée, et que vous cliquez sur 'Mettre fin à la réunion' vous pouvez créer une réunion de suivi.

Pour ce faire, cliquez Créer un nouveau suivi.

Les sujets de réunion ouverts, les participants, les pièces jointes, la description et tous les champs définis seront transférés.

Vous aurez toujours la possibilité de modifier les informations de la réunion, les participants et l'ordre du jour comme s'il s'agissait d'une nouvelle réunion.

Vous pouvez également créer une réunion de suivi à partir de l'affichage en liste. Accédez à

Field Réunions Créer 'Nouveau suivi'.

Résumé de la réunion

Lorsque l'organisateur/l'administrateur du projet décide de mettre fin à la réunion, un lien vers le résumé sera envoyé aux participants par e-mail :

Aperçu des réunions

Vous pouvez obtenir un aperçu de toutes les réunions, du contenu et des aperçus de liste à partir du menu latéral. Dans le menu latéral des réunions, il y a cinq catégories d'aperçus de liste :

• Toutes les réunions
• Tous les sujets de réunion
• Mes sujets de réunion
• Sujets de réunion en retard
• Dossiers de réunion spécifiques (un pour chaque type de réunion)

Toutes les réunions

La liste de toutes les réunions affiche un aperçu de toutes les réunions de tous les types de réunions du projet. À partir de l'affichage, vous pouvez voir les différents types de réunions et des informations sur :

• Numéro de réunion et titre
• Date, heure de début et heure de fin
• Lieu de la réunion
• Statut
• Nombre de catégories et de sujets de réunion
• Nombre de participants

Tous les sujets de réunion

Dans la liste de tous les sujets de réunion, les sujets sous les catégories de réunion de toutes les réunions sont affichés. D'ici, vous pouvez voir à quelle réunion ils appartiennent et le statut de la réunion. Pour les sujets de réunion, vous pouvez voir les métadonnées suivantes :

• Titre du sujet de réunion
• Responsable
• Le type et la priorité
• Échéance
• Statut du sujet de réunion
• S'il est lié à une tâche, un commentaire ou des pièces jointes

Mes sujets de réunion

Depuis la vue liste Mes sujets de réunion, vous pouvez voir tous les sujets de réunion dont vous (ou tout le monde) êtes responsable et des informations sur les sujets de réunion.

Sujets de réunion en retard

La vue "Sujets de réunion en retard" présente tous les éléments dont la date d'échéance est passée.

Dossiers de réunion spécifiques

Chaque dossier de réunion spécifique affichera les mêmes informations que la liste de toutes les réunions mais seulement pour cette réunion particulière.

Vue calendrier des réunions

La vue calendrier vous permet de voir toutes les réunions sur un calendrier. Il est également possible de créer des réunions à partir de la vue calendrier (les réunions créées à partir de la vue calendrier en mode brouillon sans heure de début et de fin, ne seront pas affichées dans le calendrier).

Vous pouvez passer à l'affichage calendrier en cliquant sur l'icône .

Supprimer une réunion

Si vous supprimez une réunion planifiée, tous les participants prévus pour la réunion recevront un e-mail de notification d'annulation. L'e-mail de notification d'annulation contiendra également un fichier calendrier mis à jour, vous permettant d'annuler la réunion dans votre calendrier.