Tekninen tieto
Kokoukset-ominaisuus on käytettävissä sekä Fieldissä että Boxissa, ja sitä voidaan käyttää molemmista moduuleista. Jos projektissasi on sekä Field että Box, kokoukset jaetaan molempien moduulien kesken.
Jos projektissasi ei ole Dalux Fieldiä, tarvitset Dalux Box Pro -version käyttääksesi kokouksia.
Kokousominaisuus mahdollistaa kokousten helpon ja tehokkaan suunnittelun muiden projektiosapuolien kanssa. Tämän ominaisuuden avulla voit järjestää kokouksia, liittää asiakohtia ja luoda seurantakokouksia.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miten luodaan kokousmalleja ja miten kokoukset otetaan käyttöön.
Aktivoi kokoukset
Kokoukset löytyvät joko Box- tai Field-moduuleista.
Aktivoidaksesi ominaisuuden, siirry kohtaan
Asetukset
Box tai
Field
Lisää ominaisuuksia
'Kokoukset'
Aktivoi.
Kuka voi luoda kokouksia?
Käyttöoikeudet
Luodaksesi ja asettaaksesi kokouksia, sinun täytyy olla projektin ylläpitäjä, Field ylläpitäjä tai Box ylläpitäjä (voi luoda vain kokousmalleja). Mukautetuille käyttäjäryhmille voidaan antaa lupa muokata kokouksia ja luoda seurantakokouksia.
'Näkymä' tai 'Muokkaa/luo seurantoja' -oikeudet tiettyihin kokouksiin hallitaan käyttäjäryhmien kautta. Oikeuksien asettamiseksi siirry kohtaan:
Asetukset
Käyttäjät
Vieritä kohtaan 'Mukautetut ryhmät'
Avaa ryhmä
Lisää.
Kuinka luoda kokousmalli
Kokousmalleilla on mahdollista käyttää samaa asialistaa useille kokoustyypeille. Malleja voivat luoda projektin ylläpitäjät Field/Box -asetuksissa.
Luodaksesi mallin, siirry kohtaan
Asetukset
Box tai
Field
'Kokousmallit'
Lisää:
Voit valita, luotko uuden mallin vai kopioitko sellaisen olemassa olevasta projektista. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit nimetä mallin, antaa sille kuvauksen ja luoda asialistan:
Asialista koostuu kokousluokista ja asiakohdista. Asiakohdat numeroidaan automaattisesti ja niille voidaan antaa tyyppi:
- Ei mitään
- Hyväksyntä
- Päätös
- Tiedot
- Toimintapiste
ja prioriteetti:
- Ei mitään
- Matala: !
- Keskinkertainen: !!
- Korkea: !!!
Luo kokouksia
Kun luot uutta kokousta, voit luoda kokouksen nollista tai olemassa olevasta mallista.
Luo uusi
Luo uusi kokous siirtymällä kohtaan:
Field
Kokoukset
Uusi
'Luo uusi kokous'.
Tämä avaa tyhjän kokouspohjan, jolla ei ole asialistaa tai kuvausta. Voit muokata kokouksen sijaintia, päivämäärää jne.
Luo uusi mallista
Kokouksen luominen mallista nopeuttaa kokouksen luomista ja mahdollistaa myös asialistan standardoinnin.
Luodaksesi kokouksen mallista, siirry kohtaan:
Kokoukset
Uusi
'Luo uusi kokous mallipohjasta'
Valitse mallipohja ja aloita sitten kokouksen lisätietojen täyttäminen:
Kokouksen mukauttaminen
Luodessasi kokousta sinulla on useita vaihtoehtoja mukauttaa sitä, riippumatta siitä, onko se luotu tyhjänä tai mallista.
Voit mukauttaa:
Kokoustiedot
- Luo kokouksellesi otsikko ja aseta päivä, aika ja kesto. Voit myös valita sijainnin ja lisätä kuvauksen.
Osallistujat
- Valitse, keiden tulisi osallistua. Osallistujilla on pääsy vain siihen kokoustyyppiin, johon heidät on kutsuttu.
Asialista
- Kuvaa eri kokousluokkia. Kunkin kokousluokan sisällä voit lisätä asiakohtia.
Vinkkejä
Kokouksen otsikkoa voidaan muuttaa vain, jos se on vielä asialista-/luonnostilassa eikä sitä ole lähetetty osallistujille.
Ei ole mahdollista nimetä kokousta nimeksi, joka on jo käytössä.
Asiakohdat
Asiakohdat kuvaavat eri aiheita, joita on käsiteltävä kokouksessa. Asiakohtia luodessasi voit muokata:
- Otsikkoa
- Vastuullista henkilöä
- Prioriteettiä
- Määräaikaa
- Tyyppiä
- Kuvausta
Voit valita seuraavia tyyppejä:
- Ei mitään
- Hyväksyntä
- Päätös
- Tiedot
- Toimintapiste
Asetusten viimeistely
Kun kokoustiedot on täytetty, aloita osallistujien kutsuminen:
Olet nyt valmis aloittamaan kokouksen.
Vinkkejä
Jos et ole valmis kutsumaan osallistujia, tallenna kokous luonnoksena napsauttamalla ikkunan alareunassa
'Tallenna luonnos'.
Pidä kokouksia
Lue lisää
Artikkelista saat lisätietoa kokousten järjestämisestä: How to use Meetings.