Jakeluluettelot

Jakeluluetteloita käytetään antamaan tietyille käyttäjille pääsy tiedostoihin ilman, että henkilölle täytyy antaa käyttöoikeutta kansioihin, josta tiedostot ovat peräisin.

Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat antaa tietyille ryhmille pääsyn tiettyihin tiedostoihin esim. oleelliset piirustukset tietylle ammattiryhmälle tai aliurakoitsijalle.

Tiedostot päivittyvät myös jakeluluetteloissa, kun niitä päivitetään alkuperäisissä kansioissa.

Jakeluluetteloiden perustaminen

Jakeluluettelot tulee ensin aktivoida, jotta niitä voidaan käyttää projektissa.

Tehdäksesi näin, siirry kohtaan Asetukset Box 'Jakeluluettelot'.

Ponnahdusikkuna avautuu, jossa jakeluluettelot ja tulostustoiminto voidaan aktivoida. Klikkaa 'Tallenna' jatkaaksesi.

Aktivoinnin jälkeen Box-sivuvalikkoon ilmestyy uusi kuvake Jakeluluettelot.

Tässä artikkelissa luodaan jakeluluettelo 'Julkaistut tiedostot' -tasolle. Jakeluluetteloita voidaan luoda kaikilla tiedostotasoilla tässä oppaassa esitettyä menetelmää käyttäen.

Uuden jakeluluettelon luomiseksi siirry kohtaan:

Box Julkaistut tiedostot Jakeluluettelot Lisää Nimeä jakeluluettelo 'OK'.

Kun jakeluluettelo on luotu, sen asetukset tulevat näkyviin. Nimeä voidaan muuttaa, kuvaus voidaan lisätä tai tiedostotaso voidaan vaihtaa. Poistaaksesi jakeluluettelon, klikkaa alhaalta Asetukset, sitten Poista jakeluluettelo.

Tiedostojen lisääminen jakeluluetteloille

Tiedostoja voidaan lisätä jakeluluetteloon suoraan itse jakeluluettelossa, tai Box-kansioiden listanäkymistä. Jakeluluettelon kautta lisäämistä varten siirry kohtaan

Box Julkaistut tiedostot Jakeluluettelot Valitse haluttu jakeluluettelo Lisää tiedostoja.

Klikkaamalla Lisää tiedostoja avautuu ponnahdusikkuna. Valitse tiedostot, jotka haluat lisätä jakeluluetteloon. Voit valita kerralla useita tiedostoja pitämällä 'Ctrl' tai 'Shift' näppäintä pohjassa ja klikkaamalla useita tiedostoja.

Kun tiedostot on valittu, klikkaa 'Valitse' lisätäksesi tiedostot jakeluluettelolle.

Tiedostoja voi myös lisätä mistä tahansa Boxin listanäkymästä seuraavasti:

Valitse tiedosto(t) Asetukset Linkitä kohteeseen Jakeluluettelo  Valitse jakeluluettelo.

Kaikki jakeluluettelolla olevat tiedostot näkyvät, kun jakeluluettelo valitaan. Tiedostot voidaan myös poistaa jakeluluettelosta Asetukset -valikon kautta.

Käyttäjien määrittäminen jakeluluetteloille

Jotta käyttäjät saavat pääsyn tietyille jakeluluetteloille, täytyy heille antaa oikeudet

Asetukset Käyttäjät.

Täältä valitse Käyttäjäryhmä, joka tarvitsee pääsyn jakeluluettelolle.

Oikeudet-kohdassa, napsautaLisää 'Jakeluluettelot'.

Jakeluluettelon oikeudet voidaan asettaa joko 'Lue' tai 'Lisää ja tulosta tiedostot'.

'Lue' sallii käyttäjien lukea/nähdä tiedostot, jotka on lisätty jakeluluettelolle.

'Lisää ja tulosta tiedostot' sallii käyttäjien lisätä ja poistaa tiedostoja jakeluluettelosta. Tämä antaa käyttäjäryhmän käyttäjille mahdollisuuden mukauttaa jakeluluetteloa, jos he haluavat lisätä tai poistaa tiedostoja. Käyttäjät voivat lisätä tiedostoja vain niistä kansioista, joihin heillä on oikeudet.

Tiedostojen poistaminen jakeluluettelosta ei poista niitä alkuperäisistä kansioistaan.

Kuinka käyttää jakeluluetteloita

Jakeluluetteloiden käyttö työpöydällä

Käyttäjäryhmien käyttäjillä joilla on oikeudet jakeluluetteloihin, pääsevät jakeluluetteloihin kohdasta

Box Julkaistut tiedostot Jakeluluettelot.

Jakeluluetteloiden käyttö mobiilissa 

Käyttäjäryhmien käyttäjillä joilla on oikeudet jakeluluetteloihin, pääsevät jakeluluetteloihin myös mobiiliisovelluksella.

Siirry kohtaan Box Paina ylävalikkoa (Huomaa, että teksti tässä vaihtelee sen mukaan mikä näkymä on aktiivisena, esimerkissä lukee Tiedostot) Jakeluluettelot.

Tämä listaa kaikki jakeluluettelot, joihin käyttäjällä on pääsy. Luettelo voidaan avata klikkaamalla sitä ja jakeluluettelon tiedostot tulee näkyviin.