Projektiviestintä ei yleensä rajoitu pelkästään asiakirjoihin. Kysymykset siirtyvät sähköpostiin, päätöksiä tehdään puhelimitse, ja piirustuksen päivittymisen jälkeen kukaan ei enää pysty täysin jäljittämään, kuka sanoi mitä ja milloin. Tämä heikentää vastuiden jäljitettävyyttä ja vaikeuttaa muutosten hallintaa projektin kasvaessa.
Sen sijaan, että rakennesuunnittelijalle lähetettäisiin sähköpostia perustuksien piirustuksissa olevasta törmäyksestä, suunnittelupäällikkö luo kommentin suoraan piirustukseen Daluxissa, välittää sen asianmukaiselle käyttäjäryhmälle, ja koko koordinointitiimi näkee statuksen reaaliajassa.
Kun kommentit ja kommunikointikanavat ovat käytössä:
- Kaikki vuoropuhelu on linkitetty suoraan relevanttiin piirustukseen, asiakirjaan tai malliin
- Päätökset ja selvennykset tallennetaan osaksi projektin asiakirjaa
- Oikeat sidosryhmät osallistuvat oikeisiin keskusteluihin
- Viestintä pysyy poissa sähköpostista ja projektin sisällä
Kommenttien hyöty
Kommentit ovat jäsenneltyjä viestejä, jotka yleensä linkitetään suoraan asiakirjaan, piirustukseen tai BIM-malliin, ja ne korvaavat sirpaloituneen ulkoisen viestinnän jäljitettävällä, dokumenttiin linkitetyllä vuoropuhelulla. Kommentti voi sisältää merkintöjä, statuksen, määräajan, vastuullisen osapuolen ja täydellisen viestiketjun, jotka kaikki on sidottu juuri siihen sijaintiin asiakirjassa, jota se koskee.
Kommentit eivät ole tarkoitettu jutusteluun. Ne on tarkoitettu suunnittelunohjauksen kirjauksiin. Ilman rakennetta kaikki kommentit valuvat yhdeksi erottelemattomaksi virraksi.
Käytä käytettävissä olevia kenttiä johdonmukaisesti
Dalux Boxin ennalta määritetty Kommentti-tyyppi sisältää neljä kenttää: luoja, vastuullinen, määräaika ja prioriteetti. Niiden täyttäminen jokaiseen kommenttiin varmistaa, että jokaisella asiakokonaisuudella on selkeä omistaja, aikataulu ja prioriteetti, mikä helpottaa koko tiimin priorisointia ja seurantaa.
Anna oikeille käyttäjäryhmille pääsy kommentteihin
Dalux Boxissa kaikki käyttäjäryhmät, joilla on pääsy kommentteihin, voivat luoda ja tarkastella kaikkia projektin kommentteja. Tarkasta, mitkä käyttäjäryhmät pitää ottaa mukaan koordinointiin, ja varmista, että pääsy on määritetty sen mukaisesti ennen kuin tiimi alkaa työskennellä.
Kuinka aktivoida kommentit
Kommentit ovat oletusarvoisesti käytössä uusissa projekteissa. Jos eivät ole, aktivoi ne Box-asetuksissasi:
Lisää sitten kaikki roolit, joiden pitäisi voida luoda kommentteja, kohtaan 'Ryhmät, joilla on käyttöoikeus'.
Huomautus
Dalux Boxissa voit käyttää ennalta määritettyä Kommentti-tyyppiä ja antaa käyttäjille käyttöoikeuden käyttäjäryhmien kautta. Projekteissa, jotka vaativat jäsenneltyjä koordinointiluokkia, kuten törmäyskoordinaatiota tai asiakirjan tarkastusta, Dalux Box Pro tukee useita kommunikointikanavia ja kommenttityyppejä, mikä antaa tiimeille tarkemman hallinnan siitä, ketkä osallistuvat ja mitä kommenttityyppejä kussakin käytetään.
Kommenttien hyvät käytännöt
Kun otat kommunikaation käyttöön projektissasi, pidä käyttöoikeudet aluksi mahdollisimman vähäisenä ja lisää sitä asteittain tarpeen mukaan. Seuraavilla ryhmillä tulisi aina olla pääsy:
- Arkkitehdit ja insinöörit tarkastavat muiden suunnittelualojen suunnitelmia ja käsittelevät heille välitetyt kommentit.
- Suunnittelupäälliköt koordinoivat kommentteja ja ongelmia koko suunnittelutiimin kanssa.
- Rakennuksen omistaja on vastuussa kommentteihin liittyvien lopullisten päätösten tekemisestä, kun päätökset ovat epäselviä.
Lue lisää
Suosittelemme seuraamaan vaiheittaisia artikkeleita ennen kuin syvennyt ominaisuuksiin, mutta jos haluat lukea kommentteista tarkemmin, lue nämä artikkelit:
Kun kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostotasot ja kommunikaatiokanavat ovat paikoillaan, olet valmis kutsumaan käyttäjiä projektiin. Viimeinen vaihe on tarkistaa määrityksesi ennen käyttöönottoa.