Projektiviestintä harvoin pysyy rajoittumassa itse asiakirjoihin. Kysymykset siirtyvät sähköpostiin, päätökset tehdään puheluissa, ja siihen mennessä kun piirustusta on tarkistettu, kukaan ei pysty täysin rekonstruoimaan, kuka sanoi mitä tai milloin. Tämä luo vastuuaukkoja ja vaikeuttaa muutosten hallintaa projektin kasvaessa.
Sen sijaan, että rakennesuunnittelijalle lähetettäisiin sähköpostia perustuksen piirustuksissa olevasta törmäyksestä, suunnittelupäällikkö luo kommentin suoraan piirustukseen Daluxissa, välittää sen asianmukaiselle käyttäjäryhmälle, ja koko koordinointitiimi näkee statuksen reaaliajassa.
Kun kommentit ja kommunikointikanavat ovat käytössä:
- Kaikki vuoropuhelu on linkitetty suoraan relevanttiin piirustukseen, asiakirjaan tai malliin
- Päätökset ja selvennykset tallennetaan osaksi projektin asiakirjaa
- Oikeat sidosryhmät osallistuvat oikeisiin keskusteluihin
- Viestintä pysyy poissa sähköpostista ja projektin sisällä
Kommenttien hyöty
Kommentit ovat jäsenneltyjä viestejä, jotka yleensä linkitetään suoraan asiakirjaan, piirustukseen tai BIM-malliin, ja ne korvaavat sirpaloituneen ulkoisen viestinnän jäljitettävällä, dokumenttiin linkitetyllä vuoropuhelulla. Kommentti voi sisältää merkintöjä, statuksen, määräajan, vastuullisen osapuolen ja täydellisen viestiketjun, jotka kaikki on sidottu juuri siihen sijaintiin asiakirjassa, jota se koskee.
Kommentit eivät ole chat-työkalu. Ne ovat koordinointitietue. Ilman rakennetta kaikki kommentit valuvat yhdeksi erottelemattomaksi virraksi.
Käytä käytettävissä olevia kenttiä johdonmukaisesti
Box Standardissa ennalta määritetty kommenttityyppi sisältää neljä kenttää: luonut, osoitettu, määräaika ja prioriteetti. Niiden täyttäminen jokaiseen kommenttiin varmistaa, että jokaisella asiakokonaisuudella on selkeä omistaja, aikataulu ja kiireellisyyden tunne, mikä helpottaa koko tiimin priorisointia ja seurantaa.
Anna oikeille käyttäjäryhmille pääsy kommentteihin
Box Standardissa kaikki käyttäjäryhmät, joilla on pääsy kommentteihin, voivat luoda ja katsella kaikkia projektin kommentteja. Tarkasta, mitkä käyttäjäryhmät pitää ottaa mukaan koordinointiin, ja varmista, että pääsy on välitetty sen mukaisesti ennen kuin tiimi alkaa työskennellä.
Kuinka aktivoida kommentit
Kommentit ovat oletusarvoisesti käytössä uusissa projekteissa. Jos eivät ole, aktivoi ne Box-asetuksissasi:
Lisää sitten kaikki roolit, joiden pitäisi voida luoda kommentteja, kohtaan 'Käyttäjät ryhmällä pääsy'.
Huom.
Box Standardissa voit käyttää ennalta määritettyä kommenttityyppiä ja antaa käyttäjille pääsyn käyttäjäryhmien kautta. Projekteissa, jotka vaativat jäsenneltyjä koordinointikategorioita, kuten törmäyskoordinaatiota tai asiakirjatarkastusta, Box Pro tukee useita kommunikointikanavia ja kommenttityyppejä, mikä antaa tiimille tarkemman hallinnan siitä, ketkä osallistuvat ja mitä kommenttityyppejä käytetään kussakin tapauksessa.
Kommenttien hyvät käytännöt
Kun otat viestinnän käyttöön projektissasi, pidä pääsy aluksi mahdollisimman vähäisenä ja lisää sitä asteittain tarpeen mukaan. Seuraavilla ryhmillä tulisi aina olla pääsy:
- Arkkitehdit ja insinöörit tarkastavat muiden suunnittelualojen suunnitelmia ja käsittelevät heille välitetyt kommentit.
- Suunnittelupäälliköt koordinoivat kommentteja ja ongelmia koko suunnittelutiimin kanssa.
- Rakennuksen omistaja on vastuussa kommentteihin liittyvien lopullisten päätösten tekemisestä, kun päätökset ovat epäselviä.
Lue lisää
Suosittelemme seuraamaan vaiheittaisia artikkeleita ennen kuin syvennyt ominaisuuksiin, mutta jos haluat lukea kommentteista tarkemmin, lue nämä artikkelit:
Kun kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostotasot ja viestintä ovat paikoillaan, olet valmis kutsumaan käyttäjiä projektiin. Viimeinen vaihe on tarkistaa määrityksesi ennen käyttöönottoa.