Rakennusprojektissa kaikkien ei pitäisi voida nähdä tai koskea jokaiseen asiakirjaan. Maalarin ei tarvitse mekaanisia piirustuksia. Suunnitteluryhmällä ei pitäisi olla valtuuksia julkaista tiedostoja ilman hyväksyntää.
Ylläpitäjät hoitavat tämän yleensä rakenteisten käyttöoikeuksien avulla. Sen sijaan, että myönnät tiedosto-oikeuden "Maria from the architecture firm" -henkilölle, myönnä se "Architect"-käyttäjäryhmälle. Kun uusi arkkitehti aloittaa kesken projektin, päivitä ryhmä kerran, ja käyttöoikeus säilyy keskeytyksettä.
Kun käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet ovat käytössä:
- Jokainen projektin osallistuja näkee vain sen, mitä hänen roolinsa edellyttää
- Kansioiden käyttöoikeudet pysyvät yhdenmukaisina ja ennustettavina koko projektissa
- Henkilöstömuutokset eivät edellytä käyttöoikeuksien tai työnkulkujen uudelleenjärjestelyä
Käyttäjäryhmien määrittäminen
Tarkasta sopimuksesi, organisaatiokaaviosi ja kansiorakenne vaiheessa 1. Jokainen rooli, jolla on oma kansio, tarvitsee oman käyttäjäryhmänsä. Kysy itseltäsi:
- Kuka lataa asiakirjoja ja kuka vain tarkastaa ne?
- Kuka tarvitsee käyttöoikeuden kaikkiin kansioihin ja kuka vain omaansa?
- Onko joitakin kansioita, kuten sopimushallinnan kansio, rajoitettu?
Käytä vastauksiasi rakentaaksesi käyttäjäryhmäluettelon, joka vastaa sitä, miten tiimisi todella toimii, ei vain sitä, miten se on muodollisesti organisoitu.
Hyvät käytännöt käyttäjäryhmille
Käyttäjäryhmät edustavat projektin rooleja ja vastuita, eivät yksilöitä. Ryhmä voi edustaa arkkitehtia, rakennesuunnittelijaa, pääurakoitsijaa tai jotakin tiettyä aliurakoitsijan ammattialaa. Jokaisella ryhmällä on oma käyttöoikeusjoukkonsa, joka määrittää, mitä jäsenet voivat nähdä, ladata, muokata ja hallita Dalux Boxissa.
Kansiorakenne määrittää, mitä on olemassa. Käyttäjäryhmät määrittävät, kuka voi käyttää sitä ja miten.
Nimeä ryhmät vastaamaan kansiorakennetta
Käytä ryhmien nimissä numerointi- tai luokittelujärjestelmää. Nimeä kukin ryhmä vastaamaan sen kansiota käyttäen samaa numerointietuliitettä, esimerkiksi 01.Arkkitehti tai 02.Perustajaurakoitsija. Tämä pitää listan johdonmukaisesti järjestettynä ja tekee heti selväksi, mihin kukin ryhmä kuuluu projektin hierarkiassa.
Luo yksi ryhmä yritystä tai sopimusta kohti
Ryhmien tulisi ensisijaisesti sisältää saman yrityksen tai sopimuspaketin käyttäjiä. Tämä tekee ryhmän yhdistämisestä sen vastuisiin suoraviivaista ja auttaa tavoittamaan kaikki tietyn yrityksen käyttäjät ilman, että niitä tarvitsee etsiä useista ryhmistä.
Jaa edelleen suunnittelualan tai ammattialan mukaan, kun yritys kattaa useita alueita
Jos yksi suunnittelutoimisto hoitaa sekä mekaaniset että sähkötyöt, luo erilliset ryhmät kullekin suunnittelualalle mutta pidä ne samassa numerointijaksossa. Tämän avulla voit kohdistaa tiedot ja käyttöoikeudet tarkasti sen sijaan, että lähettäisit kaiken koko yritykselle.
Aloita yksinkertaisesti
Kuten kansiorakenteenkin kanssa, aloita ydintehtävistä: tilaaja, suunnitteluryhmä, rakennuttamisen johto ja keskeiset aliurakoitsijat. Lisää ryhmiä vain, kun aito käyttöoikeuksien erottelu sitä edellyttää. Yksinkertainen, johdonmukainen rakenne, jota ylläpidetään ajan mittaan, on tehokkaampi kuin kattava rakenne, jota kukaan ei pidä ajan tasalla.
Vastusta kiusausta luoda ryhmiä jokaiselle vähäiselle roolille projektin alkuvaiheessa. Vahvimmat projektit pitävät ryhmien määrän kevyenä ja lisäävät rakennetta vain silloin, kun todelliset projektitarpeet sitä vaativat.
Käyttäjäryhmien luominen
Määritä käyttäjäryhmät projektisi käyttäjäasetuksissa:
Nimeä ryhmä ja määritä käyttöoikeudet.
Kun projektin alkuasetukset ovat valmiit, lisää käyttäjiä sähköpostitse. Suurille tiimeille käytä massatuonnin mallipohjaa, jotta osoitteita ei tarvitse syöttää yksi kerrallaan.
Lue lisää
Suosittelemme seuraamaan vaiheittaisia artikkeleita ennen kuin syvennyt ominaisuuksiin, mutta jos haluat lukea käyttäjäryhmistä tarkemmin, voit lukea nämä artikkelit:
Kun kansiorakenne on käytössä, jokaisella projektin osallistujalla on yksi ennustettava paikka, josta löytää ja ladata tiedostoja. Siirtyminen on intuitiivista, riski työskennellä vanhentuneella tiedostolla pienenee merkittävästi, ja käyttöoikeuksia voidaan hallita kansio kerrallaan projektin laajentuessa.
Seuraava vaihe on määrittää, kenellä on pääsy mihinkin.