Rakennusprojektit tuottavat dokumentaatiota nopeasti. Ilman jaettua järjestelmää piirustukset päätyvät henkilökohtaisiin postilaatikoihin, aliurakoitsijat käyttävät vanhentuneita tiedostoja ja versionhallintaa on vaikea ylläpitää.
Kun kansiorakenne on käytössä:
- Jokainen projektin osallistuja tietää, mistä tiedostot löytyvät ja minne ne ladataan
- Versionhistoriaa seurataan yhdessä pysyvässä sijainnissa asiakirjaa kohti
- Käyttöoikeudet voidaan määrittää loogisesti kansio kerrallaan
Kansiorakenteen määrittely
Soveltuvin osin sovita rakenteesi markkinoillasi käytössä oleviin paikallisiin tai kansallisiin asiakirjahallinnan standardeihin. Aloita organisaatiokaaviosta, sopimuksista ja budjettijakaumasta tunnistaaksesi suunnittelualat ja dokumentoidaksesi vastuut. Sitten kysy:
- Onko jokaisella suunnittelualalla/sopimuksella oma kansio?
- Onko rakenne yhtenäinen kaikissa projektin vaiheissa, jotta tiedostoja ei tarvitse siirtää?
Hyvä toteutustapa
Kansiorakenne Dalux Boxissa toimii kuin tietokoneen tiedostojärjestelmä: kansiot edustavat kategorioita, alikansiot jakavat näitä kategorioita tarkemmin, ja tiedostot tallennetaan ennustettaviin sijainteihin.
Kun rakenne heijastaa sitä, miten projekti toteutetaan, asiakirjat pysyvät yhdessä pysyvässä sijainnissa ja Dalux hoitaa versioseurannan automaattisesti.
Vastaa projektin todellista rakennetta
Järjestä kansiot suunnittelualojen ja sopimusvastuiden ympärille, kuten arkkitehti, rakennesuunnittelija ja perustustyön urakoitsija, ei prosessien tai päivämäärien ympärille.
Käytä numerointia tai luokittelujärjestelmää
Numeroi kansiot, kuten 01.Design tai 02.Construction, jotta navigointi pysyy yhtenäisenä kielestä tai aakkosjärjestyksestä riippumatta.
Rajoita kansioiden syvyyttä
Pyri korkeintaan kahteen tai kolmeen tasoon. Syvemmät rakenteet lisäävät riskiä, että tiedostoja tallennetaan väärään paikkaan.
Suunnittele käyttöoikeudet yhdessä rakenteen kanssa
Jokainen luotu kansio on kohta, jossa käyttöä voidaan hallita. Arkkitehdillä, insinöörillä tai suunnittelijalla on tyypillisesti lukuoikeus kaikkiin design-kansioihin, mutta kirjoitusoikeus vain omaansa. Aliurakoitsijoilla on tyypillisesti kirjoitusoikeus omaan kansioonsa ja lukuoikeus julkaistuihin tiedostoihin, kuten piirustuksiin, malleihin ja työtehtäväänsä liittyviin spesifikaatioihin.
Aloita yksinkertaisesti
Määritä ylimmän tason rakenteesi ennen projektin alkamista; tätä on vaikea muuttaa, kun työ on käynnissä. Alempien tasojen kansioita, kuten yksittäisille aliurakoitsijoille tarkoitettuja, voidaan lisätä sopimusten myötä ja vastuiden selkeytyessä.
Näin luot kansiorakenteesi
Asetuksissa voit aloittaa yritysstandardista tai A104-asiakirjahallintaan perustuvasta Dalux-standardista. Kun otat käyttöön uuden projektin ilman yritysstandardia, Dalux tarjoaa ohjatun läpikäynnin, joka auttaa sinua luomaan kansiorakenteen ja käyttäjäryhmät yhdellä kertaa. Jos haluat rakentaa alusta alkaen, voit määrittää rakenteen manuaalisesti Boxissa.
Lue lisää
Suosittelemme seuraamaan vaiheittaisia artikkeleita ennen kuin syvennyt ominaisuuksiin, mutta jos haluat lukea yksityiskohtaisemmin siitä, miten kansiorakenne otetaan käyttöön, lue nämä artikkelit:
Kun kansiorakenne on käytössä, jokaisella projektin osallistujalla on yksi ennustettava paikka tiedostojen löytämiseen ja lataamiseen. Navigoinnista tulee intuitiivista, riski työskennellä vanhentuneella tiedostolla pienenee merkittävästi, ja käyttöä voidaan hallita kansio kerrallaan projektin skaalautuessa.
Seuraava vaihe on määrittää, kenellä on pääsy mihinkin.