Kuinka käyttää Kokouksia

Kokousominaisuus mahdollistaa kokousten helpon ja tehokkaan suunnittelun muiden projektiosapuolien kanssa. Tämän ominaisuuden avulla voit aikatauluttaa kokouksia, lisätä materiaaleja ja järjestää seurantakokouksia.

Tässä artikkelissa näytämme, kuinka käytetään kokousominaisuutta kokousten toteuttamiseen.

Kuka voi luoda kokouksia?

Kun kokous alkaa

Voit järjestää kokouksia, jos olet osa käyttäjäryhmää, jolla on oikeus muokata kokouksia ja luoda seurantakokouksia. Kun olet aloittanut kokouksen, aseta osallistujat läsnäoleviksi tai poissaoleviksi:

Kirjoita sitten kokousmerkintäsi (1) eri asiakohdista:

Aseta asiakohtien status (2):

• Status 'Avoin' siirtää kohteen seuraavaan seurantakokoukseen.
• Status 'Valmis' ei siirrä kohdetta seuraavaan kokoukseen.

Linkitä kokouksen asiakohtia tehtäviin/kommentteihin

Voit linkittää kokouksen asiakohtia tehtäviin ja kommentteihin, joko uusiin tai olemassa oleviin, kun olet kokouksessa. Tätä varten:

Klikkaa kokousasian oikealla puolella Valitse Uusi tehtävä, Uusi kommentti, Olemassa oleva tehtävä, tai Olemassa oleva kommentti Valitse mallipohjan tyyppi tai olemassa oleva rekisteröinti.

Tai voit tehdä sen, kun muokkaat kokousasiaa:

Lisää liitteet kokouksen asiakohtiin

Voit lisätä liitteitä kokouksen asiakohtiin helpottaaksesi niitä, jotka osalistuvat kokoukseen, löytämään asiaankuuluvat asiakirjat ja tiedostot, joihin viitataan kokouksen asiakohtien aikana. Lisätäksesi liitteen:

Napsauta kokousasian oikealla puolella Valitse lisättävän liitteen tyyppi:

Seurantakokoukset

Kun kokous on ohi ja napsautat 'Lopeta kokous', voit luoda seurantakokouksen.

Tätä varten napsauta Luo uusi seuranta.

Avoimet kokousasiat, osallistujat, liitteet kokousasioissa, kuvaus ja kaikki määritellyt kentät siirtyvät eteenpäin.

Sinulla on edelleen mahdollisuus muokata kokoustietoja, osallistujia ja esityslistaa ikään kuin se olisi uusi.

Voit myös luoda seurantakokouksen luettelonäkymästä. Siirry kohtaan

Field Kokoukset Luo uusi 'uusi seuranta'.

Kokouksen yhteenveto

Kun järjestäjä/projektin ylläpitäjä päättää lopettaa kokouksen, yhteenvetoon liittyvä linkki lähetetään osallistujille sähköpostitse:

Yleiskatsaus kokouksista

Saat yleiskatsauksen kaikista kokouksista, sisällöstä ja siihen liittyvistä luettelonäkymistä sivupaneelivalikosta. Kokousten sivupaneelivalikossa on viisi luokkaluetteloa:

• Kaikki kokoukset
• Kaikki asiakohdat
• Omat asiakohdat
• Myöhässä olevat asiakohdat
• Erityiset kokouskansiot (yksi jokaiselle kokoustyypille)

Kaikki kokoukset

 Kaikki kokoukset -luettelonäkymä näyttää yleiskatsauksen kaikista eri tyyppisistä kokouksista projektissa. Katso näkymästä voit nähdä eri tyyppisiä kokouksia ja tietoja:

• Kokousnumero ja -otsikko
• Päivämäärä, aloitus- ja lopetusaika
• Sijainti
• Status
• Kokousluokkien ja asiakohtien määrä
• Osallistujien määrä

Kaikki asiakohdat

 Kaikki asiakohdat -luettelonäkymässä kaikki asiakohdat kaikista kokouksista näkyvät. Täältä voit nähdä, mihin kokoukseen se kuuluu ja kokouksen tilan. Kokousasioista voit nähdä seuraavat tiedot:

• Asiakohdan otsikko
• Vastuullinen
• Tyyppi ja prioriteetti
• Määräaika
• Asiakohdan status
• Onko se linkitetty tehtävään tai kommenttiin ja liitteisiin

Omat asiakohdat

Omat asiakohdat -luettelonäkymästä näet kaikki asiakohdat, joista olet (tai kaikki ovat) vastuussa ja tiedot asiakohdista.

Myöhässä olevat asiakohdat

Myöhässä olevat asiakohdat näyttävät kaikki myöhässä olevat asiakohdat projektissa.

Erityiset kokouskansiot

Jokainen tietty kokouskansio näyttää samat tiedot kuin Kaikki kokoukset -luettelonäkymä, mutta vain kyseistä kokousta varten.

Kalenterinäkymä kokouksista

Kalenterinäkymä mahdollistaa kaikkien kokousten näkemisen kalenterissa. On myös mahdollista luoda kokouksia kalenterinäkymästä (kalenterinäkymässä luodut kokoukset luonnoksina ilman aloitus- ja lopetusaikaa eivät näy kalenterissa).

Voit vaihtaa kalenterinäkymään napsauttamalla -kuvaketta.

Kokouksen poistaminen

Jos poistat suunnitellun kokouksen, kaikki kokouksen suunnitellut osallistujat saavat peruutussähköposti-ilmoituksen. Peruutussähköposti sisältää myös päivitetyn kalenteritiedoston, jotta voit peruuttaa kokouksen kalenterissasi.