Tehniline teave
Koosolekute funktsioon on saadaval Field ja Box'is ning seda saab kasutada mõlemast moodulist. Kui teil on projektis Field ja Box, siis on koosolekud moodulite vahel jagatud.
Kui teil ei ole projektis Dalux Field'i, vajate koosolekute kasutamiseks Dalux Box Pro-d.
Koosoleku funktsioon võimaldab kergelt ja tõhusalt planeerida oma koosolekuid teiste osalejatega projektis. Selle funktsiooniga saate korraldada koosolekuid, lisada materjale ja määrata järelkohtumisi.
Selles artiklis näitame, kuidas kasutada koosolekute funktsiooni koosolekute korraldamiseks.
Kes saab koostada koosolekuid?
Kasutaja õigused
Et te saaksite luua ja seadistada koosolekuid, peate olema projekti administraator, Field administraator või projekti planeerimise juht (saab luua ainult malle). Kohandatud kasutajagruppidele võib lubada koosolekuid redigeerida ja luua järelkohtumisi.
Koosolekute loomise ja mallide seadistamise kohta lisateabe saamiseks lugege seda artiklit: Kuidas seadistada koosolekuid.
Kui koosolek algab
Saate korraldada koosolekuid, kui kuulute koosolekute redigeerimise ja järelkohtumiste loomise lubatud kasutajagruppi. Kui olete koosoleku alustanud, seadke osalised kohalolevaks või puuduvaks:
Siis kirjutage oma koosoleku märkmed (1) erinevate koosoleku teemade jaoks:
Seadke koosoleku teemade staatus (2):
- Avatud staatus kannab teema järgmisse järelkohtumisse.
- Suletud staatus ei kanna teemat järgmisse koosolekusse.
Koosoleku teemade linkimine ülesannete/kommentaaridega
Saate linkida koosoleku ajal, koosoleku teemasid ülesannete ja kommentaaridega, olgu need siis uued või olemasolevad. Selleks:
Klõpsake koosoleku teema paremal
Valige järgmiste vahel
Uus ülesanne,
Uus kommentaar,
Olemasolev ülesanne, või
Olemasolev kommentaar
Valige mallitüüp või olemasolev registreerimine.
Või saate seda teha koosoleku teema redigeerimise ajal:
Lisa manus koosoleku teemadele
Saate lisada manuseid koosoleku teemadele, et hõlbustada koosolekul osalenud inimeste jaoks asjakohaste dokumentide ja failide leidmist, millele viidatakse koosoleku teema käigus. Et lisada manus:
Klõpsake koosoleku teema paremal
Valige manuse tüüp, mida soovite kirjele lisada:
Nipid ja trikid
Kui koosolek käib, on teil endiselt võimalus redigeerida koosoleku teemasid või need kustutada, klõpsates koosoleku teema kõrval
Redigeeri või
Eemalda.
Järelkohtumised
Kui koosolek on lõpetatud ja klõpsate 'Lõpeta koosolek', saate luua järelkohtumise.
Selleks klõpsake Loo uus järeltegevus.
Avatud koosoleku teemad, osalised, manus koosoleku teemadel, kirjeldus ja kõik määratud väljad kantakse üle.
Teil on endiselt võimalus redigeerida koosoleku teavet, osalisi ja päevakorda, nagu see oleks uus.
Saate luua järelkohtumise ka loendi vaates. Mine saidile
Field
Koosolekud
Loo
'Uus järeltegevus'.
Koosoleku kokkuvõte
Kui korraldaja/projekti administraator otsustab koosoleku lõpetada, saadetakse kokkuvõtte link osalejatele e-posti teel:
Koosolekute ülevaade
Saate saada ülevaate kõigist koosolekutest, sisust ja seotud loendi vaadetest külgriba menüüs. Koosolekute külgriba menüüs on viis kategooriat loendi vaate jaoks:
-
Kõik koosolekud
-
-
Minu koosoleku teemad
-
Aegunud koosoleku teemad
-
Spetsiifilised koosolekukaustad (iga koosoleku tüübi jaoks üks)
Kõik koosolekud
Kõik koosolekud loendi vaade näitab ülevaadet kõigist projektis olevatest koosolekutest kõigi koosolekute tüüpide lõikes. Vaate kaudu näete erinevaid koosolekute tüüpe ja teavet:
- Koosoleku number ja pealkiri
- Kuupäev, algus- ja lõppaeg
- Asukoht
- Staatus
- Koosolekute kategooriate ja teemade arv
- Osalejate arv
Kõik koosoleku teemad
Vaates Kõik koosoleku teemad kuvatakse kõikide koosolekute kategooriate alla kuuluvad teemad. Siit näete, millisele koosolekule see kuulub ja koosoleku staatust. Koosoleku teemade puhul näete järgmist:
- Koosoleku teema pealkiri
- Vastutav
- Tüüp ja prioriteet
- Tähtaeg
- Koosoleku teema staatus
- Kas see on seotud ülesande või kommentaari ja manustega
Minu koosoleku teemad
Vaates Minu koosoleku teemad näete kõiki koosoleku teemasid, mille eest teie (või kõik) olete vastutavad, ning teavet nende teemade kohta.
Aegunud koosoleku teemad
Aegunud koosoleku teemad näitavad projektis kõiki aegunud koosoleku teemasid.
Konkreetsed koosoleku kaustad
Iga konkreetne koosoleku kaust kuvab sama teabe nagu vaade Kõik koosolekud, kuid ainult selle konkreetse koosoleku kohta.
Koosolekute kalendri vaade
Kalendri vaade võimaldab näha kõiki koosolekuid kalendris. Kalendri vaates on samuti võimalik luua koosolekuid (kalendri vaates loodud koosolekud on mustandina ja kui neil ei ole algus- ja lõppaega, siis neid kalendris ei kuvata).
Saate lülituda kalendri vaatesse, klõpsates -ikooni.
Koosoleku kustutamine
Kui kustutate planeeritud koosoleku, saavad kõik koosolekul planeeritud osalejad tühistamise meiliteavituse. Tühistamise meilisõnum sisaldab ka uuendatud kalendrifaili, et saaksite koosoleku oma kalendris tühistada.
Loe rohkem
Kui soovite teada, kuidas koosolekuid seadistada, lugege seda artiklit: Kuidas seadistada koosolekuid.