Cómo configurar las reuniones

La función de reuniones permite una planificación fácil y eficiente de sus reuniones con otros participantes del proyecto. Con esta función, puede organizar reuniones, adjuntar temas de la reunión y crear reuniones de seguimiento.

En este artículo, repasaremos cómo crear plantillas de reunión y cómo configurar reuniones.

Activar la función de reuniones

Las reuniones se pueden encontrar en el módulo Box o en el módulo Field.

Para activar la función, vaya a

Ajustes Box o Field Añadir funciones 'Reuniones'Activar.

¿Quién puede crear reuniones?

'Vista' o 'Editar/crear seguimiento' de permisos para reuniones específicas está controlado por los grupos de usuarios. Para establecer permisos, vaya a:

Ajustes Usuarios Desplazarse a 'Grupos personalizados' Abrir el grupo Añadir.

Cómo crear una plantilla de reunión

Con las plantillas de reunión, es posible reutilizar la agenda para múltiples tipos de reunión. Las plantillas pueden ser creadas por el administrador del proyecto en los ajustes de Field/Box.

Para crear una plantilla, vaya a

Ajustes Box o Field 'Plantillas de reunión' Añadir:

Puedes elegir entre crear una nueva plantilla o copiar una de un proyecto existente. Esto abrirá una nueva ventana donde puedes nombrar la plantilla, darle una descripción y establecer la agenda:

La agenda consta de categorías de reunión y temas de la reunión. Los temas de la reunión serán numerados automáticamente y se les puede asignar un tipo:

• Ninguno
• Aprobación
• Decisión
• Información
• Punto de acción

y una prioridad:

• Ninguno
• Bajo: !
• Media: !!
• Alto: !!!

Crear reuniones

Al configurar una reunión, puedes crear una reunión desde cero o una plantilla existente.

Crear nuevo

Para crear una nueva reunión, ve a:

Field Reuniones Nuevo 'Crear nueva reunión'.

Esto abrirá un borrador vacío para una reunión sin agenda ni descripción. Aquí puedes personalizar la reunión con ubicación, fecha, etc.

Crear nuevo a partir de la plantilla

Crear una reunión a partir de una plantilla hace que sea más rápido crear la reunión y también permite la estandarización de la agenda.

Para crear una reunión a partir de una plantilla, vaya a:

Reuniones Nuevo 'Crear nueva reunión desde la plantilla' Seleccione la plantilla y luego comience a completar más información sobre la reunión:

Personalizando la reunión

Al crear la reunión tienes varias opciones para personalizarla, ya sea que se haya creado desde cero o a partir de una plantilla.

Puedes personalizar:

Información de la reunión

• Crea un título para tu reunión y establece la fecha, la hora y la duración. También puedes elegir una ubicación y añadir una descripción.

Asistentes

• Selecciona quién debe participar. Los participantes solo tendrán acceso a la serie de reuniones del tipo al que han sido invitados.

Agenda

• Describe las diferentes categorías de reunión. Dentro de cada categoría de reunión, puedes añadir temas de reunión. 

Temas de la reunión

Los temas de la reunión describen los diferentes asuntos dentro de cada categoría que necesitan ser discutidos durante la reunión. Al crear temas de reunión, puedes editar:

• El título
• La persona responsable
• La prioridad de la incidencia
• Una fecha límite para el tema
• El tipo de tema
• Una descripción del tema

Los diferentes tipos de los que puedes elegir son:

• Ninguno
• Aprobación
• Decisión
• Información
• Punto de acción

Finalizando la configuración

Cuando se ha completado la información de la reunión, comienza a invitar a los asistentes:

Ahora estás listo para comenzar la reunión.

Realizar reuniones