Las listas de distribución se utilizan para dar a usuarios específicos acceso a archivos, sin necesidad de dar acceso a las carpetas de origen de los archivos.
Esto puede ser útil si quieres dar acceso a ciertos grupos a archivos específicos, por ejemplo, planos y especificaciones para un oficio o un subcontratista.
Los archivos también se actualizarán en las listas de distribución cuando se actualicen en las carpetas originales.
Más información
También está disponible una función de impresión. Cuando se habilita para las listas de distribución, se puede enviar toda la lista a un correo electrónico externo para su impresión.
Lea más sobre el uso de las listas de distribución para imprimir en este artículo: Usar listas de distribución para imprimir.
Cómo configurar listas de distribución
Permisos
La activación y configuración de listas de distribución debe hacerla un Administrador de proyecto o un Responsable de planificación de proyectos.
Las listas de distribución deben ser habilitadas antes de poder utilizarlas en el proyecto.
Para hacerlo, ve a Ajustes
Box
'Listas de distribución'.
Aparecerá una ventana emergente, donde se pueden activar las listas de distribución y la impresión. Haz clic en 'Guardar' para continuar.
Después de activar las listas de distribución, aparecerá una nueva carpeta en el menú lateral Box denominada
Listas de distribución.
Más información
Las listas de distribución serán visibles en todas las áreas de archivos activadas del proyecto. Lee más sobre las áreas de archivo en este artículo: Áreas de archivo.
En este artículo, se crea una lista de distribución en 'Archivos Publicados'. Se pueden crear listas de distribución en todas las áreas de archivos utilizando el método mostrado en esta guía.
Para crear una nueva lista de distribución, ve a:
Box
Archivos publicados
Listas de distribución
Añadir
Nombra la lista de distribución
'OK'.
Cuando la lista esté creada, aparecerán las configuraciones de la lista. Se puede modificar el nombre, añadir una descripción, o cambiar el área de archivos. Para eliminar la lista de distribución, haz clic en Más en la parte inferior, luego en
Eliminar lista de distribución.
Cómo añadir archivos a listas de distribución
Añadir archivos a una lista de distribución se puede hacer en la propia lista de distribución o desde las vistas de lista en las carpetas de Box. Para añadir directamente en la lista, ve a
Box
Archivos publicados
Listas de distribución
Selecciona la lista de distribución apropiada
Añadir archivos.
Al hacer clic en Añadir archivos se abrirá una ventana emergente. Selecciona los archivos que quieres añadir a la lista de distribución. Se pueden seleccionar múltiples archivos manteniendo presionado 'Ctrl' o 'Shift' y haciendo clic en varios archivos.
Cuando hayas seleccionado los archivos, haz clic en 'Elegir' para añadir los archivos a la lista de distribución.
Los archivos también se pueden añadir desde cualquier vista de lista de Box, mediante
Seleccionar el/los archivo(s)
Más
Añadir a
Lista de distribución
Seleccionando la lista de distribución.
Todos los archivos en la lista de distribución se pueden ver al seleccionar la lista de distribución. Los archivos también se pueden eliminar de la lista de distribución, a través del menú Más.
Cómo asignar usuarios a listas de distribución
Para que los usuarios tengan Acceso a las listas de distribución específicas, se deben otorgar permisos en
Ajustes
Usuarios.
Desde aquí seleccione el grupo de usuarios que necesita Acceso a la lista de distribución.
En Permisos, haga clic enAñadir
'Listas de distribución'.
Los permisos para la lista de distribución se pueden establecer como 'Leer' o 'Añadir e imprimir archivos'.
'Read' permite Acceso para entrar y leer/ver los archivos que se han Añadido a la lista de distribución.
'Añadir e imprimir archivos' permite a los usuarios añadir y eliminar archivos de la lista de distribución. Esto permite a los usuarios del grupo personalizar la lista de distribución, en caso de que quieran más o menos archivos añadidos. Los usuarios solo pueden añadir archivos desde las carpetas a las que tienen acceso.
Eliminar archivos de una lista de distribución no los elimina de sus carpetas originales.
Cómo utilizar listas de distribución
Acceder a listas de distribución en Dalux Desktop
Los usuarios del grupo con permisos establecidos para las listas de distribución pueden acceder a la lista de distribución desde:
Box
Archivos publicados
Listas de distribución.
Acceder a listas de distribución en Dalux Móvil
Los usuarios en el grupo de usuarios con permisos establecidos para las listas de distribución pueden acceder a la lista de distribución desde dispositivos móviles.
Ir a Box
Pulsa el menú superior (Nota que el texto aquí será diferente dependiendo de qué pantalla esté activa, en este ejemplo, dice Archivos
)
Listas de distribución.
Esto enumerará todas las listas de distribución a las que el usuario tiene acceso. Luego se pueden abrir las listas seleccionándolas y se muestran los archivos en la lista de distribución.