La comunicación del proyecto rara vez se limita a los propios documentos. Las preguntas pasan al correo electrónico, las decisiones se toman en llamadas telefónicas y, para cuando se revisa un plano, nadie puede reconstruir por completo quién dijo qué o cuándo. Esto crea lagunas de responsabilidad y dificulta la gestión del cambio a medida que el proyecto crece.
En lugar de enviar un correo electrónico al ingeniero estructural sobre un conflicto en los planos de cimentación, el responsable de diseño crea un comentario directamente en el plano en Dalux, lo asigna al grupo de usuario correspondiente y todo el equipo de coordinación ve el estado en tiempo real.
Una vez que los comentarios y los canales de comunicación estén establecidos:
- Todo el diálogo está vinculado directamente al plano, documento o modelo pertinentes
- Las decisiones y aclaraciones se almacenan como parte del registro del proyecto
- Las partes interesadas adecuadas participan en las conversaciones adecuadas
- La comunicación se mantiene fuera del correo electrónico y dentro del proyecto
El beneficio de los comentarios
Los comentarios son mensajes estructurados que normalmente están vinculados directamente a un documento, plano o modelo BIM, reemplazando la comunicación externa fragmentada por un diálogo trazable y vinculado al documento. Un comentario puede incluir anotaciones, un estado, un plazo, un responsable y un hilo completo de mensajes, todo vinculado a la ubicación exacta en el documento al que se refiere.
Los comentarios no son una herramienta de chat. Son un registro de coordinación. Sin estructura, todos los comentarios fluyen en un único flujo indiferenciado.
Usa los campos disponibles de forma coherente
El tipo de comentario predefinido en Box Standard incluye cuatro campos: creado por, asignado a, plazo y prioridad. Rellenarlos en cada comentario garantiza que cada incidencia tenga un propietario claro, un plazo y una sensación de urgencia, lo que facilita que todo el equipo priorice y haga seguimiento.
Da a los grupos de usuarios adecuados acceso a los comentarios
En Box Standard, todos los grupos de usuarios con acceso a los comentarios pueden crear y ver todos los comentarios del proyecto. Revisa qué grupos de usuarios deben formar parte de la coordinación y asegúrate de que el acceso se asigne en consecuencia antes de que el equipo empiece a trabajar.
Cómo activar comentarios
Los comentarios están activados de forma predeterminada en los proyectos nuevos. Si no es así, actívalos en la configuración de tu Box:
Luego, añade todos los perfiles que deban poder crear comentarios a 'Grupos con acceso'.
Nota
En Box Standard, puede usar un tipo de comentario predefinido y dar acceso a los usuarios mediante grupos de usuario. Para proyectos que requieren categorías de coordinación estructuradas, como coordinación de conflictos o revisión de documentos, Box Pro admite múltiples canales de comunicación y tipos de comentario, lo que ofrece al equipo un control más preciso sobre quién participa y qué tipos de comentario se usan en cada uno.
Práctica recomendable para comentarios
Al habilitar la comunicación para tu proyecto, mantén el acceso al mínimo al principio y, gradualmente, auméntalo según sea necesario. Los siguientes grupos deben tener acceso en todo momento:
- Arquitectos e ingenieros revisan diseños de otras disciplinas y atienden los comentarios asignados a ellos.
- Responsables de diseño coordinan comentarios e incidencias con todo el equipo de diseño.
- El propietario del edificio es responsable de tomar las decisiones finales sobre los comentarios cuando las decisiones no están claras.
Leer más
Recomendamos seguir los artículos paso a paso antes de profundizar en las funciones, pero si desea leer sobre los comentarios con más detalle, lea estos artículos:
Con la estructura de carpetas, los grupos de usuarios, las áreas de archivo y la comunicación ya establecidos, estás listo para invitar a usuarios al proyecto. El último paso es verificar tu configuración antes de ponerlo en marcha.