En un proyecto de construcción, no todo el mundo debería poder ver o tocar cada documento. Un pintor no necesita planos mecánicos. Un equipo de Design no debería tener la autoridad para publicar archivos sin aprobación.
Por lo general, los administradores gestionan esto mediante controles de acceso estructurados. En lugar de conceder acceso al archivo a "María de la empresa de arquitectura", concédeselo al grupo de usuario "Architect". Cuando un nuevo arquitecto empieza a mitad del proyecto, actualiza el Grupo una sola vez y el acceso continúa sin interrupciones.
Una vez que sus grupos de usuario y permisos estén en su lugar:
- Cada participante del Proyecto ve solo lo que exige su Perfil
- El acceso a la carpeta se mantiene coherente y predecible en todo el proyecto
- Los cambios de personal no requieren ninguna reestructuración de los Permisos ni de los flujos de trabajo
Definir sus grupos de usuario
Revise sus contratos, organigrama y estructura de carpeta del Paso 1. Cualquier Perfil con su propia Carpeta necesita su propio grupo de usuario. Pregúntese:
- ¿Quién sube documentos y quién solo los revisa?
- ¿Quién necesita acceso a todas las carpetas frente a solo a la suya?
- ¿Hay alguna carpeta, como la administración de contratos, restringida?
Use sus respuestas para crear una lista de grupos de usuario que refleje cómo trabaja realmente su equipo, no solo cómo está estructurado formalmente.
Práctica recomendable para grupos de usuario
Los grupos de usuario representan los perfiles y responsabilidades en el proyecto, no a las personas. Un grupo puede representar al arquitecto, al ingeniero estructural, al contratista principal o a un oficio específico de subcontratista. Cada grupo tiene su propio conjunto de Permisos que define lo que los miembros pueden ver, cargar, editar y gestionar en Dalux Box.
La Estructura de carpeta define lo que existe. Los grupos de usuario definen quién puede interactuar con ella y cómo.
Nombra los grupos para que coincidan con la estructura de carpeta
Usa un sistema de numeración o de clasificación para los nombres de grupo. Nombra cada grupo para que coincida con su carpeta correspondiente usando el mismo prefijo numérico, por ejemplo, 01.Architect o 02.Foundation contractor. Esto mantiene la lista ordenada de forma coherente y deja claro de inmediato dónde pertenece cada grupo en la jerarquía del proyecto.
Crea un grupo por empresa o contrato
Los grupos deben contener principalmente usuarios de la misma compañía o paquete de contrato. Esto facilita asignar un grupo a sus responsabilidades y llegar a todos los usuarios de una determinada compañía sin tener que buscar entre varios grupos.
Subdivide por disciplina u oficio cuando una compañía cubra varias áreas
Si una empresa de ingeniería se encarga tanto del trabajo mecánico como del eléctrico, crea grupos separados para cada disciplina manteniéndolos dentro de la misma secuencia de numeración. Esto te permite dirigir la información y los permisos con precisión, en lugar de enviar todo a toda la compañía.
Empieza simple
Al igual que con la estructura de carpeta, empieza con los perfiles principales: cliente, equipo de diseño, gestión de la construcción y subcontratistas clave. Añade grupos solo cuando una distinción real de acceso lo requiera. Una estructura simple y coherente mantenida a lo largo del tiempo es más eficaz que una completa que nadie mantiene actualizada.
Resiste la tentación de crear grupos para cada perfil menor al inicio del proyecto. Los proyectos más sólidos mantienen bajo su recuento de grupos, añadiendo estructura solo cuando lo exigen las necesidades reales del proyecto.
Cómo configurar grupos de usuario
Configura los grupos de usuario en los ajustes de usuario de tu proyecto:
Nombra el grupo y define los permisos.
Una vez completada la configuración inicial del proyecto, añade usuarios por correo electrónico. Para equipos grandes, usa la plantilla de importación masiva para evitar introducir direcciones una por una.
Leer más
Recomendamos seguir los artículos paso a paso antes de profundizar en las funciones, pero si quiere leer con más detalle sobre los grupos de usuario, puede leer estos artículos:
Con una estructura de carpeta en su lugar, cada participante del proyecto tiene un único lugar predecible para encontrar y cargar archivos. La navegación se vuelve intuitiva, el riesgo de trabajar con un archivo obsoleto disminuye significativamente y el acceso puede controlarse carpeta por carpeta a medida que el proyecto escala.
El siguiente paso es definir quién tiene acceso a qué.