Los proyectos de construcción generan documentación rápidamente. Sin un sistema compartido, los planos terminan en bandejas de entrada personales, los subcontratistas usan archivos obsoletos y el control de versiones se vuelve difícil de mantener.
Una vez que su estructura de carpeta esté en su lugar:
- Cada participante del proyecto sabe dónde encontrar y cargar archivos
- El historial de versiones se rastrea en una ubicación permanente por documento
- Los permisos pueden aplicarse de forma lógica, carpeta por carpeta
Definir su estructura de carpeta
Cuando corresponda, alinee su estructura con los estándares locales o nacionales de gestión de documentos utilizados en su mercado. Empieza con tu organigrama, contratos y desglose del presupuesto para identificar disciplinas y documentar responsabilidades. Luego pregúntese:
- ¿Cada disciplina/contrato tiene su propia carpeta?
- ¿La estructura es coherente en todas las etapas del proyecto para que los archivos no tengan que moverse?
El enfoque para una buena configuración
Una estructura de carpeta en Dalux Box funciona como un sistema de archivos en un PC: las carpetas representan categorías, las subcarpetas desglosan esas categorías y los archivos se almacenan en ubicaciones predecibles.
Cuando la estructura refleja cómo se ejecuta el proyecto, los documentos permanecen en una ubicación permanente y Dalux gestiona automáticamente el seguimiento de versiones.
Refleja la estructura real del proyecto
Organiza las carpetas en torno a las disciplinas y las responsabilidades contractuales, como Arquitecto, Ingeniero estructural, contratista de cimentación, no en torno a procesos o fechas.
Usa un sistema de numeración o clasificación
Prefijar las carpetas con números, como 01.Design o 02.Construction, hace que la navegación sea coherente independientemente del idioma o del orden alfabético.
Limita la profundidad de las carpetas
Procura un máximo de dos o tres niveles. Las estructuras más profundas aumentan el riesgo de que los archivos se almacenen en el lugar equivocado.
Planifica los permisos junto con la estructura
Cada carpeta que creas es un punto en el que se puede controlar el acceso. Un arquitecto, ingeniero o diseñador normalmente obtiene acceso de lectura en todas las carpetas de Design, pero acceso de escritura solo a la suya. Los subcontratistas normalmente tienen acceso de escritura a su propia carpeta y acceso de lectura a los archivos publicados como planos, modelos y especificaciones relevantes para su trabajo.
Empieza de forma simple
Define tu estructura de nivel superior antes de que comience el proyecto; es difícil cambiarla una vez que el trabajo está en marcha. Se pueden añadir carpetas de nivel inferior, como las de subcontratistas individuales, a medida que se adjudican los contratos y las responsabilidades se aclaran.
Cómo crear su estructura de carpeta
En Ajustes, puedes partir de un estándar de la compañía o del estándar de Dalux basado en la gestión de documentos A104. Al configurar un nuevo proyecto sin un estándar de la compañía, Dalux ofrecerá un recorrido guiado para ayudarte a crear una estructura de carpeta y grupos de usuario de una sola vez. Si prefieres empezar desde cero, puedes configurar la estructura manualmente en Box.
Leer más
Recomendamos seguir los artículos paso a paso antes de profundizar en las funciones, pero si desea leer con más detalle cómo configurar su estructura de carpeta, lea estos artículos:
Con una estructura de carpeta en su lugar, cada participante del proyecto tiene un único lugar predecible para encontrar y cargar archivos. La navegación se vuelve intuitiva, el riesgo de trabajar con un archivo desactualizado disminuye significativamente y el acceso puede controlarse carpeta por carpeta a medida que el proyecto escala.
El siguiente paso es definir quién tiene acceso a qué.