Cómo usar Reuniones

La función de reunión permite una planificación fácil y eficiente de tus reuniones con otros participantes en el proyecto. Con esta función, puedes programar reuniones, añadir materiales y establecer reuniones de seguimiento.

En este artículo, te mostraremos cómo usar la función de reuniones para celebrar reuniones.

¿Quién puede crear reuniones?

Cuando comienza la reunión

Puedes llevar a cabo reuniones si eres parte de un grupo de usuarios permitido para editar reuniones y crear reuniones de seguimiento. Cuando se haya iniciado la reunión, marque a los asistentes como presentes o ausentes:

Luego escribe tus notas de reuniones (1) para los diferentes temas de la reunión:

Establece el estado de los temas de la reunión (2):

• El estado 'Abierto' llevará el elemento a la siguiente reunión de seguimiento.
• El estado 'Cerrado' no llevará el elemento a la siguiente reunión.

Vinculación de temas de la reunión a tareas/comentarios

Puedes vincular temas de la reunión a tareas y comentarios, ya sean nuevos o existentes, cuando estés en una reunión. Para hacerlo:

Haga clic al lado del elemento de reunión Elija entre Nueva tarea, Nuevo comentario, Tarea existente, o Comentario existente Seleccione un tipo de plantilla o un registro existente.

O puedes hacerlo al editar el tema de la reunión:

Añadir archivos adjuntos a los temas de la reunión

Puedes añadir archivos adjuntos a los temas de la reunión para facilitar a las personas que participaron en la reunión la búsqueda de los documentos y archivos relevantes a los que se hace referencia durante un tema de la reunión. Para añadir un archivo adjunto:

Haga clic a la derecha del tema de la reunión Seleccione el tipo de archivo adjunto que desea añadir al tema:

Reuniones de seguimiento

Cuando una reunión ha terminado, y haces clic en 'Finalizar reunión' puedes crear una reunión de seguimiento.

Para hacerlo, haga clic Crear nuevo seguimiento.

Los temas de la reunión abiertos, asistentes, los archivos adjuntos en los temas de la reunión, la descripción y todos los campos definidos se mantendrán.

Aún tendrás la opción de editar la información de la reunión, los asistentes y la agenda como si fuera una nueva.

También puedes crear una reunión de seguimiento desde la vista de lista. Ir a

Field Reuniones Crear 'Nuevo seguimiento'.

Resumen de la reunión

Cuando el organizador/administrador del proyecto decide finalizar la reunión, se enviará un enlace al resumen a los participantes por correo electrónico:

Vista general de las reuniones

Puedes obtener una vista general de todas las reuniones, el contenido y las vistas de lista asociadas desde el menú lateral. En el menú lateral para reuniones, hay cinco categorías de vistas de lista:

• Todas las reuniones
• Todos los temas de la reunión
• Mis temas de la reunión
• Temas de la reunión atrasados
• Carpetas específicas de la reunión (una para cada tipo de reunión)

Todas las reuniones

La vista de lista Todas las reuniones muestra una revisión de todas las reuniones de todos los tipos de reuniones del proyecto. Desde la vista puedes ver los diferentes tipos de reuniones e información sobre:

• Número de reunión y título
• Fecha, hora de inicio y finalización
• Ubicación
• Estado
• Número de categorías y temas de la reunión
• Número de asistentes

Todos los temas de la reunión

En la vista de lista Todos los temas de la reunión, se muestran los temas que figuran en las categorías de reunión de todas las reuniones. Desde aquí puedes ver a qué reunión pertenece y el estado de la reunión. Para los temas de la reunión, puedes ver lo siguiente:

• Título del tema de la reunión
• Responsable
• El tipo y la prioridad
• Plazo
• Estado del tema de la reunión
• Ya sea que esté vinculado a una tarea o comentario y a archivos adjuntos

Mis temas de la reunión

Desde la vista de lista Mis temas de la reunión puede ver todos los temas de la reunión de los que usted (o todos) son responsables e información sobre los temas de la reunión.

Temas de reunión atrasados

Los temas de la reunión atrasados mostrarán todos los temas de la reunión atrasados del proyecto.

Carpetas de reuniones específicas

Cada carpeta de reunión específica mostrará la misma información que la vista de lista Todas las reuniones pero solo para esa reunión en particular.

Vista de calendario para reuniones

La vista de calendario te permite ver todas las reuniones en un calendario. También es posible crear reuniones desde la vista de calendario (las reuniones creadas desde la vista de calendario como borrador sin hora de inicio y finalización, no se mostrarán en el calendario).

Puede cambiar a la vista de calendario, haciendo clic en el ícono .

Eliminar una reunión

Si eliminas una reunión planeada, todos los asistentes planeados para la reunión recibirán una notificación de cancelación por e-mail. El e-mail de cancelación también contendrá un archivo de calendario actualizado, para que puedas cancelar la reunión en tu calendario.