So richten Sie Protokolle ein

Die Besprechungsfunktion ermöglicht eine einfache und effiziente Planung Ihrer Besprechungen mit anderen Teilnehmern im Projekt. Mit dieser Funktion können Sie Besprechungen vereinbaren, Besprechungspunkte anhängen und Nachbesprechungen erstellen.

In diesem Artikel werden wir erörtern, wie man Sitzungsvorlagen erstellt und wie man Protokolle einrichtet.

Aktivieren Sie die Protokollfunktion

Protokolle sind entweder im Box- oder im Field-Modul zu finden.

Um die Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu

Einstellungen Box oder Field Funktionen hinzufügen 'Meetings'Aktivieren.

Wer kann Besprechungen erstellen?

'Ansicht' oder 'Ändern/Einrichten von Follow-ups'-Rechte für bestimmte Protokolle werden von Benutzergruppen kontrolliert. Um Berechtigungen festzulegen, gehen Sie zu:

Einstellungen Benutzer Scrollen zu 'Benutzerdefinierte Gruppen' Gruppe öffnen Hinzufügen.

Wie erstellt man eine Sitzungsvorlage

Mit Sitzungsvorlagen ist es möglich, die Agenda für mehrere Besprechungstypen wiederzuverwenden. Die Vorlagen können vom Projektadministrator in den Field/Box-Einstellungen erstellt werden.

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu

Einstellungen Box oder Field 'Sitzungsvorlagen' Hinzufügen:

Sie können wählen, ob Sie eine neue Vorlage erstellen oder eine aus einem bestehenden Projekt kopieren möchten. Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie die Vorlage benennen, eine Beschreibung hinzufügen und die Agenda einrichten können:

Die Agenda besteht aus Besprechungskategorien und Besprechungspunkten. Die Besprechungspunkte werden automatisch nummeriert und können einem Typ zugewiesen werden:

• Keine
• Freigabe
• Entscheidung
• Information
• Aktionspunkt

und eine Priorität:

• Keine
• Niedrig: !
• Mittel: !!
• Hoch: !!!

Protokolle erstellen

Beim Einrichten eines Protokolls können Sie ein Protokoll von Grund auf neu erstellen oder eine vorhandene Vorlage auswählen.

Neu erstellen

Um eine neues Protokoll zu erstellen, gehen Sie zu:

Field Protokolle Neu 'Neue Sitzung erstellen'.

Dies öffnet einen leeren Entwurf für ein Protokoll ohne Agenda oder Beschreibung. Hier können Sie die Protokolle mit Standort, Datum usw. anpassen.

Neu aus Vorlage erstellen

Ein Protokoll aus einer Vorlage zu erstellen, macht es schneller, dies zu erstellen und ermöglicht auch eine Standardisierung der Agenda.

Um ein Protokoll aus einer Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu:

Protokolle Neu 'Neue Sitzung aus Vorlage erstellen' Wählen Sie die Vorlage aus und beginnen Sie dann, weitere Informationen zur Sitzung auszufüllen:

Anpassen der Protokolle

Beim Erstellen von Protokollen haben Sie mehrere Optionen zur Anpassung, egal ob sie neu oder aus einer Vorlage erstellt wurde.

Sie können anpassen:

Informationen zum Protokoll

• Erstellen Sie einen Titel für Ihr Protokoll und legen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer fest. Sie können auch einen Standort wählen und eine Beschreibung hinzufügen.

Teilnehmer

• Wählen Sie, wer teilnehmen soll. Teilnehmer haben nur Zugriff auf die Besprechungsserie des Typs, zu dem sie eingeladen wurden.

Agenda

• Beschreiben Sie die verschiedenen Themen. Innerhalb der Themen können Sie Besprechungspunkte hinzufügen. 

Besprechungspunkte

Die Besprechungspunkte beschreiben die verschiedenen Themen innerhalb jeder Kategorie, die während der Besprechung behandelt werden müssen. Beim Erstellen von Besprechungspunkten können Sie bearbeiten:

• Den Titel
• Die verantwortliche Person
• Die Priorität des Themas
• Eine Frist für den Punkt
• Den Typ des Punktes
• Eine Beschreibung des Punktes

Die verschiedenen Typen, aus denen Sie wählen können, sind:

• Keine
• Freigabe
• Entscheidung
• Information
• Aktionspunkt

Einrichten des Setups

Wenn die Informationen zum Protokoll ausgefüllt sind, beginnen Sie mit der Einladung der Teilnehmer:

Jetzt sind Sie bereit, die Besprechung zu beginnen.

Besprechungen durchführen