Verteilerlisten werden verwendet, um spezifischen Benutzern Zugriff auf Dateien zu gewähren, ohne der Person Zugriff auf die Ordner zu geben, aus denen die Dateien stammen.
Dies kann nützlich sein, wenn Sie bestimmten Gruppen Zugriff auf spezifische Dateien geben möchten, z. B. relevante Zeichnungen und Spezifikationen für ein Gewerk oder einen Subunternehmer.
Dateien werden auch in Verteilerlisten aktualisiert, wenn sie in den Originalordnern aktualisiert werden.
Weitere Informationen
Eine Druckfunktion ist ebenfalls verfügbar. Wenn sie für Verteilerlisten aktiviert ist, kann die gesamte Liste an eine externe E-Mail zum einfachen Drucken gesendet werden.
Lesen Sie mehr über die Verwendung von Verteilerlisten zum Drucken in diesem Artikel: Verteilerlisten zum Drucken verwenden.
So richten Sie Verteilerlisten ein
Benutzerrechte
Die Aktivierung und Einrichtung von Verteilerlisten muss von einem Projekt- oder Fieldadministrator durchgeführt werden.
Verteilerlisten müssen zuerst aktiviert werden, um sie im Projekt nutzen zu können.
Gehen Sie dazu zu Einstellung
Box
'Verteilerlisten'.
Ein Popup-Fenster wird erscheinen, in welchem Verteilerlisten und Druck aktiviert werden können. Klicken Sie auf 'Speichern', um fortzufahren.
Nach dem Aktivieren der Verteilerlisten erscheint im Box-Seitenmenü ein neuer Ordner mit der Bezeichnung
Verteilerlisten.
Mehr erfahren
Verteilerlisten werden in allen aktivierten Dateibereichen des Projekts sichtbar sein. Erfahren Sie mehr über Dateibereiche in diesem Artikel: Dateibereiche.
In diesem Artikel wird eine Verteilerliste in 'Veröffentlichte Dateien' erstellt. Verteilerlisten können in allen Dateibereichen mit der in dieser Anleitung gezeigten Methode erstellt werden.
Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, gehen Sie zu:
Box
Veröffentlichte Dateien
Verteilerlisten
Hinzufügen
Benennen Sie die Verteilerliste
'OK'.
Wenn die Liste erstellt ist, werden die Einstellungen für die Liste angezeigt. Der Name kann geändert, eine Beschreibung hinzugefügt oder der Bereich für Dateien geändert werden. Um die Verteilerliste zu löschen, klicken Sie unten auf Mehr und dann auf
Verteilerliste löschen.
So fügen Sie Dateien zu Verteilerlisten hinzu
Dateien können sowohl in der Verteilerliste selbst als auch aus den Listenansichten in Box-Ordnern hinzugefügt werden. Um direkt zur Liste hinzuzufügen, gehen Sie zu
Box
Veröffentlichte Dateien
Verteilerlisten
Wählen Sie die entsprechende Verteilerliste aus
Dateien hinzufügen.
Klicken Sie auf Dateien hinzufügen, um ein Popup-Fenster zu öffnen. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie der Verteilerliste Hinzufügen möchten. Mehrere Dateien können ausgewählt werden, indem 'Strg' oder 'Umschalt' gehalten und mehrere Dateien angeklickt werden.
Wenn die Dateien ausgewählt wurden, klicken Sie auf 'Wählen', um die Dateien der Verteilerliste hinzuzufügen.
Dateien können auch über jede Box-Listenansicht hinzugefügt werden, indem Sie
Die Datei(en) auswählen
Mehr
Hinzufügen zu
Verteilerliste
Auswahl der Verteilerliste.
Alle Dateien in der Verteilerliste können eingesehen werden, wenn die Verteilerliste ausgewählt wird. Dateien können auch über das Mehr-Menü aus der Verteilerliste entfernt werden.
Wie man Benutzern Verteilerlisten zuweist
Damit Benutzer Zugriff auf die spezifischen Verteilerlisten erhalten, müssen Berechtigungen vergeben werden in
Einstellung
Benutzer.
Hier wählen Sie die Benutzergruppe aus, die Zugriff auf die Verteilerliste benötigt.
In Benutzerrechte klicken Sie aufHinzufügen
'Verteilerlisten'.
Die Berechtigungen für die Verteilerliste können auf 'Lesen' oder 'Dateien hinzufügen und drucken' gesetzt werden.
'Lesen' erlaubt den Zugriff zum Lesen/Ansehen der Dateien, die der Verteilerliste hinzugefügt wurden.
'Dateien hinzufügen und drucken' erlaubt Benutzern das Hinzufügen und Entfernen von Dateien aus der Verteilerliste. Dies ermöglicht es Benutzern in der Benutzergruppe, die Verteilerliste anzupassen, falls sie mehr oder weniger Dateien hinzugefügt haben möchten. Benutzer können nur Dateien aus Ordnern hinzufügen, zu denen sie Zugriff haben.
Das Entfernen von Dateien aus einer Verteilerliste entfernt sie nicht aus ihren ursprünglichen Ordnern.
Anwendung von Verteilerlisten
Zugriff auf Verteilerlisten in Dalux Desktop
Die Benutzer in der Benutzergruppe mit festgelegten Berechtigungen für die Verteilerlisten können auf die Verteilerliste von
Box
Veröffentlichte Dateien
Verteilerlisten.
Zugriff auf Verteilerlisten in Dalux Mobile
Die Benutzer in der Benutzergruppe mit Zugriffsberechtigungen für die Verteilerlisten können auf die Verteilerliste auf dem Mobilgerät zugreifen.
Gehen Sie zu Box
Drücken Sie das obere Menü (Beachten Sie, dass der Text hier je nach aktivem Display unterschiedlich ist, in diesem Beispiel steht Dateien
)
Verteilerlisten.
Dies listet alle Verteilerlisten auf, zu denen der Benutzer Zugriff hat. Dann können die Listen geöffnet werden, indem man sie auswählt, und die Dateien in der Verteilerliste werden angezeigt.