Bei einem Bauprojekt sollte nicht jeder jedes Dokument sehen oder anfassen dürfen. Ein Maler braucht keine mechanischen Zeichnungen. Ein Designteam sollte nicht die Befugnis haben, Dateien ohne Freigabe zu veröffentlichen.
Administratoren regeln dies typischerweise über strukturierte Zugriffskontrollen. Statt den Dateizugriff für "Maria von der Architekturfirma" zu gewähren, gewähren Sie ihn der Benutzergruppe "Architekt". Wenn ein neuer Architekt mitten im Projekt beginnt, aktualisieren Sie die Gruppe einmal, und der Zugriff wird ohne Unterbrechung fortgesetzt.
Wenn Ihre Benutzergruppen und Benutzerrechte eingerichtet sind:
- Jeder Projektbeteiligte sieht nur das, was seine Rolle erfordert
- Der Ordnerzugriff bleibt im gesamten Projekt konsistent und vorhersehbar
- Personaländerungen erfordern keine Neuorganisation von Benutzerrechten oder Workflows
Benutzergruppen definieren
Prüfen Sie Ihre Verträge, Ihr Organigramm und Ihre Ordnerstruktur aus Schritt 1. Jede Rolle mit eigenem Ordner benötigt ihre eigene Benutzergruppe. Fragen Sie sich selbst:
- Wer lädt Dokumente hoch und wer prüft sie nur?
- Wer benötigt Zugriff auf alle Ordner und wer nur auf den eigenen?
- Sind irgendwelche Ordner, wie etwa die Vertragsverwaltung, eingeschränkt?
Verwenden Sie Ihre Antworten, um eine Benutzergruppenliste zu erstellen, die widerspiegelt, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet, nicht nur, wie es formal strukturiert ist.
Best Practice für Benutzergruppen
Benutzergruppen repräsentieren Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt, nicht einzelne Personen. Eine Gruppe kann den Architekten, den Tragwerksplaner, den Hauptauftragnehmer oder ein bestimmtes Gewerk eines Subunternehmers repräsentieren. Jede Gruppe hat ihre eigenen Benutzerrechte, die definieren, was Mitglieder in Dalux Box sehen, hochladen, bearbeiten und verwalten können.
Die Ordnerstruktur definiert, was vorhanden ist. Benutzergruppen definieren, wer damit interagieren kann und wie.
Gruppen so benennen, dass sie zur Ordnerstruktur passen
Verwenden Sie ein Nummerierungs- oder Klassifizierungssystem für Gruppennamen. Benennen Sie jede Gruppe so, dass sie ihrem Ordnergegenstück entspricht, und verwenden Sie dabei dasselbe Nummerierungspräfix, zum Beispiel 01.Architekt oder 02.Fundamentunternehmer. So bleibt die Liste konsistent sortiert und es ist sofort klar, wo jede Gruppe in der Projektstruktur eingeordnet ist.
Pro Firma oder Vertrag eine Gruppe einrichten
Gruppen sollten in erster Linie Benutzer aus derselben Firma oder demselben Vertragspaket enthalten. Dadurch lässt sich eine Gruppe problemlos ihren Zuständigkeiten zuordnen und alle Benutzer einer bestimmten Firma erreichen, ohne in mehreren Gruppen suchen zu müssen.
Bei Firmen mit mehreren Bereichen nach Fachbereich oder Gewerk unterteilen
Wenn eine Ingenieurfirma sowohl mechanische als auch elektrische Arbeiten übernimmt, richten Sie für jeden Fachbereich separate Gruppen ein, behalten Sie sie jedoch innerhalb derselben Nummerierungsfolge. So können Sie Informationen und Benutzerrechte präzise zuweisen, statt alles an die gesamte Firma zu senden.
Einfach anfangen
Beginnen Sie wie bei der Ordnerstruktur mit den Kernrollen: Auftraggeber, Designteam, Bauleitung und wichtige Subunternehmer. Fügen Sie Gruppen nur hinzu, wenn ein echter Unterschied beim Zugriff dies erforderlich macht. Eine einfache, konsistente Struktur, die über die Zeit gepflegt wird, ist effektiver als eine umfassende, die niemand aktuell hält.
Vermeiden Sie die Versuchung, früh im Projekt für jede kleine Rolle Gruppen einzurichten. Die stärksten Projekte halten ihre Gruppenanzahl schlank und fügen Struktur nur hinzu, wenn echte Projektanforderungen dies verlangen.
Benutzergruppen einrichten
Richten Sie Benutzergruppen in den Benutzereinstellungen Ihres Projekts ein:
Benennen Sie die Gruppe und legen Sie Benutzerrechte fest.
Sobald Ihre anfängliche Projekteinrichtung abgeschlossen ist, fügen Sie Benutzer per E-Mail hinzu. Verwenden Sie für große Teams die Vorlage für den Massenimport, um das Eingeben von Adressen einzeln zu vermeiden.
Mehr erfahren
Wir empfehlen, die Schritt-für-Schritt-Artikel zu lesen, bevor Sie sich eingehender mit Funktionen befassen. Wenn Sie jedoch ausführlicher über Benutzergruppen lesen möchten, können Sie diese Artikel lesen:
Mit einer vorhandenen Ordnerstruktur hat jeder Projektteilnehmer einen einzigen, vorhersehbaren Ort, um Dateien zu finden und hochzuladen. Die Navigation wird intuitiv, das Risiko, mit einer veralteten Datei zu arbeiten, sinkt deutlich, und der Zugriff kann Ordner für Ordner gesteuert werden, wenn das Projekt skaliert.
Der nächste Schritt besteht darin, festzulegen, wer worauf Zugriff hat.