Bauprojekte erzeugen schnell Dokumentation. Ohne ein gemeinsames System landen Zeichnungen in persönlichen Postfächern, Subunternehmer verwenden veraltete Dateien, und die Versionskontrolle wird schwer aufrechtzuerhalten sein.
Sobald Ihre Ordnerstruktur eingerichtet ist:
- Jeder Projektbeteiligte weiß, wo Dateien zu finden und hochzuladen sind
- Der Versionsverlauf wird an einem dauerhaften Ort je Dokument nachverfolgt.
- Benutzerrechte können logisch, Ordner für Ordner, angewendet werden
Ihre Ordnerstruktur definieren
Richten Sie Ihre Struktur, sofern anwendbar, an lokalen oder nationalen Dokumentenmanagementstandards aus, die in Ihrem Markt verwendet werden. Beginnen Sie mit Ihrem Organigramm, den Verträgen und der Budgetaufteilung, um Fachbereiche zu identifizieren und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Dann fragen Sie:
- Hat jeder Fachbereich/jeder Vertrag seinen eigenen Ordner?
- Ist die Struktur in allen Projektphasen konsistent, sodass Dateien nicht verschoben werden müssen?
Der Ansatz für ein gutes Setup
Eine Ordnerstruktur in Dalux Box funktioniert wie ein Dateisystem auf einem PC: Ordner stehen für Kategorien, Unterordner gliedern diese Kategorien, und Dateien werden an vorhersehbaren Orten gespeichert.
Wenn die Struktur widerspiegelt, wie das Projekt geführt wird, bleiben Dokumente an einem dauerhaften Ort, und Dalux übernimmt die Versionsverfolgung automatisch.
Spiegelt die reale Struktur des Projekts wider
Ordnen Sie Ordner nach Fachbereichen und Vertragsverantwortlichkeiten, z. B. Architekt, Tragwerksplaner, Fundamentunternehmer, und nicht nach Prozessen oder Daten.
Verwenden Sie ein Nummerierungs- oder Klassifizierungssystem
Das Voranstellen von Nummern in Ordnern, z. B. 01.Design oder 02.Construction, macht die Navigation unabhängig von Sprache oder alphabetischer Sortierung konsistent.
Begrenzen Sie die Ordnertiefe
Streben Sie höchstens zwei bis drei Ebenen an. Tiefere Strukturen erhöhen das Risiko, dass Dateien am falschen Ort gespeichert werden.
Planen Sie Benutzerrechte zusammen mit der Struktur
Jeder von Ihnen eingerichtete Ordner ist ein Punkt, an dem der Zugriff gesteuert werden kann. Ein Architekt, Ingenieur oder Designer erhält in der Regel Lesezugriff auf alle Design-Ordner, aber Schreibzugriff nur auf seine eigenen. Subunternehmer haben in der Regel Schreibzugriff auf ihren eigenen Ordner und Lesezugriff auf veröffentlichte Dateien wie Zeichnungen, Modelle und Spezifikationen, die für ihre Arbeit relevant sind.
Einfach anfangen
Definieren Sie die Struktur auf oberster Ebene, bevor das Projekt beginnt; später ist dies nur schwer zu ändern, sobald die Arbeit angelaufen ist. Ordner auf niedrigerer Ebene, z. B. für einzelne Subunternehmer, können hinzugefügt werden, sobald die Verträge vergeben sind und die Verantwortlichkeiten klarer werden.
So erstellen Sie Ihre Ordnerstruktur
In Einstellungen können Sie mit einem Firmenstandard oder dem Dalux-Standard auf Grundlage des A104-Dokumentenmanagements beginnen. Wenn Sie ein neues Projekt ohne Firmenstandard einrichten, bietet Dalux einen geführten Rundgang an, der Ihnen hilft, eine Ordnerstruktur und Benutzergruppen in einem Durchgang zu erstellen. Wenn Sie lieber von Grund auf neu bauen, können Sie die Struktur in Box manuell konfigurieren.
Mehr erfahren
Wir empfehlen, den Schritt-für-Schritt-Artikeln zu folgen, bevor Sie tiefer in Funktionen eintauchen; wenn Sie jedoch detaillierter darüber lesen möchten, wie Sie Ihre Ordnerstruktur einrichten, lesen Sie diese Artikel:
Mit einer vorhandenen Ordnerstruktur hat jeder Projektbeteiligte einen einzigen, vorhersehbaren Ort, um Dateien zu finden und hochzuladen. Die Navigation wird intuitiv, das Risiko, mit einer veralteten Datei zu arbeiten, sinkt deutlich, und der Zugriff kann Ordner für Ordner gesteuert werden, während das Projekt skaliert.
Der nächste Schritt besteht darin, festzulegen, wer worauf Zugriff hat.