Wie man Protokolle verwendet

Die Besprechungsfunktion ermöglicht eine einfache und effiziente Planung Ihrer Besprechungen mit anderen Teilnehmern im Projekt. Mit dieser Funktion können Sie Besprechungen planen, Materialien hinzufügen und Nachfolgetermine einrichten.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie die Besprechungsfunktion zur Durchführung von Besprechungen nutzen.

Wer kann Besprechungen erstellen?

Wenn die Besprechung beginnt

Sie können Besprechungen durchführen, wenn Sie Teil einer Benutzergruppe sind, die berechtigt ist, Besprechungen zu bearbeiten und Follow-up Besprechungen zu erstellen. Wenn Sie die Besprechung gestartet haben, markieren Sie die Teilnehmer als anwesend oder abwesend:

Schreiben Sie dann Ihre Protokolllnotizen (1) zu den verschiedenen Besprechungspunkten:

Speichern Sie den Status der Besprechungspunkte (2):

• Der Status 'Begonnen' wird den Punkt zur nächsten Follow-up Besprechung übernehmen.
• Der Status 'Geschlossen' wird den Punkt nicht zur nächsten Besprechung übernehmen.

Verknüpfung von Besprechungspunkten mit Aufgaben/Kommentaren

Sie können Besprechungspunkte mit bestehenden oder neuen Aufgaben und Kommentaren verknüpfen, wenn Sie in einer Besprechung sind. So geht's:

Klicken Sie rechts neben dem Besprechungspunkt Wählen Sie zwischen Neue Aufgabe, Neuer Kommentar, Bestehende Aufgabe, oder Bestehender Kommentar Wählen Sie einen Vorlagentyp oder eine vorhandene Registrierung aus.

Sie können dies auch tun, wenn Sie den Besprechungspunkt bearbeiten:

Fügen Sie Anlagen zu Besprechungspunkten hinzu

Sie können Anlagen zu Besprechungspunkten hinzufügen, um es den Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben, zu erleichtern, die relevanten Dokumente und Dateien zu finden, die während eines Besprechungspunkts erwähnt werden. Um eine Anlage hinzuzufügen:

Klicken Sie rechts neben dem Besprechungspunkt Wählen Sie die Art der Anlage, die Sie dem Besprechungspunkt hinzufügen möchten:

Follow-up Besprechungen

Wenn eine Besprechung beendet ist und Sie auf 'Sitzung beenden' klicken, können Sie eine Follow-up Besprechung erstellen.

Dazu klicken Sie Neues Follow-up erstellen.

Offene Besprechungspunkte, Teilnehmer, Anlagen zu Besprechungspunkten, die Beschreibung und alle definierten Felder werden übertragen.

Sie haben weiterhin die Möglichkeit, die Besprechungsinformationen, die Teilnehmer und die Agenda zu bearbeiten.

Sie können auch eine Follow-up Besprechung aus der Listenansicht erstellen. Gehen Sie zu

Field Meetings Einrichten 'Neues Follow-up'.

Zusammenfassung der Besprechung

Wenn der Organisator/Projektadministrator beschließt, die Besprechung zu beenden, wird ein Link zur Zusammenfassung an die Teilnehmer per E-Mail gesendet:

Übersicht über Besprechungen

Sie können einen Überblick über alle Besprechungen, Inhalte und zugehörige Listenansichten im Seitenmenü erhalten. Im Seitenmenü für Besprechungen gibt es fünf Kategorien von Listenansichten:

• Alle Protokolle
• Alle Besprechungspunkte
• Meine Besprechungspunkte
• Überfällige Besprechungspunkte
• Spezifische Besprechungsordner (einen für jeden Besprechungstyp)

Alle Protokolle

Die Alle Protokolle-Listenansicht zeigt eine Übersicht über alle Besprechungen aller Besprechungstypen im Projekt. Von der Ansicht aus können Sie die verschiedenen Arten von Besprechungen und Informationen zu sehen:

• Sitzungsnummer und Titel
• Datum, Start- und Endzeit
• Verortung
• Status
• Anzahl der Besprechungskategorien und -punkte
• Anzahl der Teilnehmer

Alle Besprechungspunkte

In der Alle Besprechungspunkte-Listenansicht werden die Punkte unter den Besprechungskategorien für alle Besprechungen angezeigt. Von hier aus können Sie sehen, zu welcher Besprechung er gehört und den Status der Besprechung. Für die Besprechungspunkte können Sie Folgendes sehen:

• Titel des Besprechungspunkts
• Verantwortlichkeit
• Der Typ und die Priorität
• Frist
• Status des Besprechungspunkts
• Ob er mit einer Aufgabe oder einem Kommentar und Anlagen verknüpft ist

Meine Besprechungspunkte

Von der Meine Besprechungspunkte-Listenansicht aus können Sie alle Besprechungspunkte sehen, für die Sie (oder alle) verantwortlich sind, sowie Informationen zu den Besprechungspunkten.

Überfällige Besprechungspunkte

Die überfälligen Besprechungspunkte zeigen alle überfälligen Besprechungspunkte im Projekt an.

Spezifische Besprechungsordner

Jeder spezifische Besprechungsordner zeigt die gleichen Informationen wie die Alle Protokolle-Listenansicht, jedoch nur für diese spezielle Besprechung.

Kalenderansicht für Besprechungen

Die Kalenderansicht ermöglicht es Ihnen, alle Besprechungen in einem Kalender zu sehen. Es ist auch möglich, Besprechungen aus der Kalenderansicht zu erstellen (Besprechungen, die aus der Kalenderansicht erstellt werden, werden als Entwurf ohne Start- und Endzeit angezeigt und erscheinen nicht im Kalender).

Sie können zur Kalenderansicht wechseln, indem Sie auf das -Symbol klicken.

Ein Protokoll löschen

Wenn Sie ein geplantes Protokoll löschen, erhalten alle eingeladenen Teilnehmer eine E-Mail-Benachrichtigung über die Absage. Die E-Mail-Benachrichtigung über die Absage wird auch eine aktualisierte Kalenderdatei enthalten, sodass Sie das Protokoll in Ihrem Kalender absagen können.