Teknisk information
Møder-funktionen er tilgængelig både i Field og i Box og kan bruges fra begge moduler. Hvis du har både Field og Box på dit projekt, vil møder blive delt på tværs af modulerne.
Hvis du ikke har Dalux Field på dit projekt, skal du have Dalux Box Pro, for at kunne bruge møder.
Mødefunktionen gør det nemt og effektivt at planlægge dine møder med andre deltagere i projektet. Med denne funktion kan du arrangere møder, tilknyt mødepunkter og opret opfølgningsmøder.
I denne artikel gennemgår vi, hvordan man opretter mødeskabeloner, og hvordan man opsætter mødefunktionen.
Aktiver mødefunktionen
Møder kan findes enten i Box- eller Field-modulet.
For at aktivere funktionen skal du gå til
Opsætning
Box eller
Field
Tilføj funktioner
'Møder'
Aktivér.
Hvem kan oprette møder?
Brugerrettigheder
For at kunne oprette og sætte møder op, skal du være projektadministrator, Field-administrator eller projektplanlægningsansvarlig (kan kun oprette skabeloner). Brugerdefinerede brugergrupper kan få tilladelse til at redigere møder og oprette opfølgningsmøder.
'Vis' eller 'Rediger/opret opfølgninger' rettigheder til specifikke møder kontrolleres i brugergrupper. For at indstille rettigheder, gå til:
Opsætning
Brugere
Rul ned til 'Brugerdefinerede grupper'
Åbn gruppen
Tilføj.
Sådan oprettes en mødeskabelon
Med mødeskabeloner er det muligt at genbruge dagsordenen for flere mødetyper. Skabelonerne kan oprettes af projektadministratoren i Field/Box-Opsætning.
For at oprette en skabelon skal du gå til
Opsætning
Box eller
Field
'Mødeskabeloner'
Tilføj:
Du kan vælge, om du vil oprette en ny skabelon eller kopiere en fra et eksisterende projekt. Det åbner et nyt vindue, hvor du kan navngive skabelonen, give den en beskrivelse og indstille dagsordenen:
Dagsordenen består af 'mødekategorier' og 'mødepunkter. Mødepunkterne bliver automatisk nummereret og kan få en type:
- Ingen
- Godkendelse
- Beslutning
- Information
- Aktion
og en prioritet:
- Intet
- Lav: !
- Medium: !!
- Høj: !!!
Opret møder
Når du opsætter et møde, kan du oprette et møde fra bunden eller en eksisterende skabelon.
Opret ny
For at oprette et nyt møde gå til:
Field
Møder
Ny
'Opret nyt møde'.
Dette vil åbne en tom kladde til et møde uden dagsorden eller beskrivelse. Her kan du tilpasse mødet med sted, dato osv.
Opret ny fra skabelon
At starte et møde ud fra en skabelon gør det hurtigere at oprette mødet og giver også mulighed for standardisering af dagsordenen.
For at oprette et møde fra en skabelon, gå til:
Møder
Ny
'Opret nyt møde fra skabelon'
Vælg skabelonen og begynd derefter at udfylde yderligere oplysninger om mødet:
Tilpasning af mødet
Når du opretter et møde, har du flere muligheder for at tilpasse det, uanset om det er oprettet fra bunden eller fra en skabelon.
Du kan tilpasse:
Information om mødet
- Opret en titel til dit møde, og indstil dato, klokkeslæt og varighed. Du kan også vælge en placering og tilføje en beskrivelse.
Deltagere
- Vælg, hvem der skal deltage. Deltagerne vil kun have adgang til den type af møderække, de er blevet inviteret til.
Dagsorden
- Beskriv de forskellige mødekategorier. Inden for hver mødekategori kan du tilføje mødepunkter.
Tip og tricks
Emnet for et møde kan ændres, hvis det stadig er i dagsorden-/kladde-status og ikke er blevet sendt ud til deltagerne.
Det er ikke muligt at omdøbe et møde til et navn, der allerede er i brug.
Mødepunkter
Mødepunkterne beskriver de forskellige emner inden for hver kategori, som skal diskuteres på mødet. Når du opretter mødepunkter, kan du redigere:
- Titlen
- Den ansvarlige person
- Problemets prioritet
- En deadline for emnet
- Typen for punktet
- En beskrivelse af punktet
De forskellige typer, du kan vælge imellem, er:
- Intet
- Godkendelse
- Beslutning
- Information
- Aktion
Færdiggør opsætningen
Når mødeoplysningerne er udfyldt, kan du begynde at invitere deltagere:
Du er nu klar til at starte mødet.
Tip og tricks
Hvis du ikke er klar til at invitere deltagere, kan du gemme mødet som en kladde ved at klikke på nederst i vinduet
'Gem kladde'.
Afhold møder
Læs mere
For at lære hvordan man afholder møder, kan du læse denne artikel: Sådan bruges Møder.