I et byggeprojekt bør ikke alle kunne se eller røre ved hvert dokument. En maler har ikke brug for mekaniske tegninger. Et designteam bør ikke have beføjelse til at udgive filer uden godkendelse.
Administratorer håndterer typisk dette gennem strukturerede adgangskontroller. I stedet for at give filadgang til "Maria fra arkitektfirmaet", giv den til brugergruppen "Arkitekt". Når en ny arkitekt starter midt i projektet, opdaterer du gruppen én gang, og adgangen fortsætter uden afbrydelse.
Når dine brugergrupper og brugerrettigheder er på plads:
- Hver projektdeltager ser kun det, som deres rolle kræver
- Mappeadgangen forbliver ensartet og forudsigelig på tværs af projektet
- Personaleændringer kræver ingen omstrukturering af brugerrettigheder eller workflows
Definering af dine brugergrupper
Gennemgå dine kontrakter, organisationsdiagram og mappestruktur fra trin 1. Enhver rolle med sin egen mappe har brug for sin egen brugergruppe. Spørg dig selv:
- Hvem uploader dokumenter, og hvem gransker dem kun?
- Hvem har brug for adgang på tværs af alle mapper, og hvem kun til deres egen?
- Er nogen mapper, som f.eks. kontraktadministration, begrænsede?
Brug dine svar til at opbygge en brugergruppeliste, der afspejler, hvordan dit team faktisk arbejder, ikke kun hvordan det er formelt struktureret.
Bedste praksis for brugergrupper
Brugergrupper repræsenterer roller og ansvarsområder i projektet, ikke enkeltpersoner. En gruppe kan repræsentere arkitekten, konstruktionsingeniøren, hovedentreprenøren eller et specifikt fag hos en underentreprenør. Hver gruppe har sit eget sæt brugerrettigheder, der definerer, hvad medlemmerne kan se, uploade, redigere og administrere på tværs af Dalux Box.
Mappestrukturen definerer, hvad der findes. Brugergrupper definerer, hvem der kan arbejde med det, og hvordan.
Navngiv grupper, så de matcher mappestrukturen
Brug et nummererings- eller klassificeringssystem til gruppenavne. Navngiv hver gruppe, så den matcher dens mappe-modstykke ved hjælp af det samme nummereringspræfiks, for eksempel 01.Arkitekt eller 02.Fundamententreprenør. Det holder listen sorteret konsekvent og gør det med det samme klart, hvor hver gruppe hører hjemme i projektets hierarki.
Opret én gruppe pr. firma eller kontrakt
Grupper bør primært indeholde brugere fra det samme firma eller kontraktpakke. Det gør det nemt at matche en gruppe med dens ansvarsområder og nå alle brugere fra et givent firma uden at skulle lede på tværs af flere grupper.
Opdel efter fag eller fagområde, når et firma dækker flere områder
Hvis en ingeniørvirksomhed håndterer både mekanisk og elektrisk arbejde, så opret separate grupper for hvert fag, mens de forbliver i den samme nummereringsrækkefølge. Det gør det muligt at målrette information og brugerrettigheder præcist i stedet for at sende alt til hele firmaet.
Start enkelt
Som med mappestrukturen, så start med kernerollerne: klient, designteam, byggeledelse og nøgleunderentreprenører. Tilføj kun grupper, når en reel adgangsfordeling kræver det. En enkel, konsekvent struktur, der vedligeholdes over tid, er mere effektiv end en omfattende struktur, som ingen holder opdateret.
Modstå trangen til at oprette grupper for hver mindre rolle tidligt i projektet. De stærkeste projekter holder deres gruppetal slankt og tilføjer konstruktioner kun, når reelle projektbehov kræver det.
Sådan opsætter du brugergrupper
Opsæt brugergrupper i dit projekts brugerindstillinger:
Navngiv gruppen, og angiv brugerrettigheder.
Når din indledende projektopsætning er afsluttet, kan du tilføje brugere via e-mail. For store teams kan du bruge skabelonen til masseimport for at undgå at indtaste adresser én efter én.
Læs mere
Vi anbefaler, at du følger artiklerne trin for trin, før du dykker ned i funktioner, men hvis du vil læse mere detaljeret om brugergrupper, kan du læse disse artikler:
Med en mappestruktur på plads har hver projektdeltager ét enkelt, forudsigeligt sted at finde og uploade filer. Navigationen bliver intuitiv, risikoen for at arbejde ud fra en forældet fil falder markant, og adgangen kan styres mappe for mappe, efterhånden som projektet skalerer.
Næste trin er at definere, hvem der har adgang til hvad.