Byggeprojekter genererer dokumentation hurtigt. Uden et fælles system ender tegninger i personlige indbakker, underentreprenører bruger forældede filer, og versionsstyring bliver vanskelig at vedligeholde.
Når din mappestruktur er på plads:
- Alle projektets deltagere ved, hvor de kan finde og uploade filer
- Versionshistorik spores i én permanent lokation pr. dokument
- Brugerrettigheder kan anvendes logisk, mappe for mappe
Definering af din mappestruktur
Hvor det er relevant, bør du tilpasse din struktur til de lokale eller nationale standarder for dokumenthåndtering, der anvendes på dit marked. Start med dit organisationsdiagram, dine kontrakter og din budgetfordeling for at identificere fag og dokumentere ansvar. Spørg derefter:
- Har hvert fag/kontrakt sin egen mappe?
- Er strukturen konsekvent på tværs af alle projektfaser, så filer ikke behøver at blive flyttet?
Tilgangen til en god opsætning
En mappestruktur i Dalux Box fungerer som et filsystem på en pc: mapper repræsenterer kategorier, undermapper opdeler disse kategorier, og filer gemmes på forudsigelige steder.
Når strukturen afspejler, hvordan projektet drives, forbliver dokumenter på én permanent lokation, og Dalux håndterer versionssporing automatisk.
Afspil projektets virkelige struktur
Organisér mapper omkring fag og kontraktansvar, såsom arkitekt, konstruktionsingeniør og fundamentsentreprenør, ikke omkring processer eller datoer.
Brug et nummererings- eller klassifikationssystem
Når mapper får et nummerpræfiks, såsom 01.Design eller 02.Construction, bliver navigationen ensartet uanset sprog eller alfabetisk sortering.
Begræns mappedybden
Sigt efter højst to til tre niveauer. Dybere strukturer øger risikoen for, at filer gemmes det forkerte sted.
Planlæg brugerrettigheder sammen med konstruktionen
Hver mappe, du opretter, er et punkt, hvor adgangen kan styres. En arkitekt, ingeniør eller designer får typisk læseadgang på tværs af alle designmapper, men skriveadgang kun til deres egen. Underentreprenører har typisk skriveadgang til deres egen mappe og læseadgang til udgivne filer som tegninger, modeller og specifikationer, der er relevante for deres arbejde.
Start enkelt
Definér din struktur på øverste niveau, før projektet begynder; det er svært at ændre, når arbejdet er i gang. Mindre dybtliggende mapper, såsom dem for enkelte underentreprenører, kan tilføjes, efterhånden som kontrakter tildeles, og ansvarsområderne bliver klarere.
Sådan opretter du din mappestruktur
I Opsætning kan du starte med en firmastandard eller Dalux-standard baseret på A104 dokumenthåndtering. Når du opsætter et nyt projekt uden en firmastandard, tilbyder Dalux en guidet gennemgang, der hjælper dig med at oprette en mappestruktur og brugergrupper på én gang. Hvis du foretrækker at bygge fra bunden, kan du konfigurere konstruktionen manuelt i Box.
Læs mere
Vi anbefaler at følge de trin-for-trin-artikler, før du dykker ned i funktionerne, men hvis du vil læse mere detaljeret om, hvordan du opsætter din mappestruktur, kan du læse disse artikler:
Med en mappestruktur på plads har hver projektdeltager ét enkelt, forudsigeligt sted at finde og uploade filer. Navigationen bliver intuitiv, risikoen for at arbejde ud fra en forældet fil falder markant, og adgangen kan styres mappe for mappe, efterhånden som projektet skalerer.
Det næste skridt er at definere, hvem der har adgang til hvad.