Sådan opsættes FM opgaver

I denne artikel vil du lære, hvordan du opsætter og bruger opgaver i Dalux FM.

Opgaver oprettes og tildeles forskellige teams, hvilket giver dem en let oversigt over deres arbejde. Opgaver kan oprettes selvstændigt eller fra HelpDesk indmeldinger.

Sådan opsætter du opgaver

Dalux FM kommer med følgende opsætning allerede udført:

• En standard opgaveskabelon
• Lav, mellem, høj prioritet indstillinger
• Forebyggende, Oprettende, Afhjælpende og Servicebestilling opgavetyper

Disse kan alle tilpasses i indstillingerne.

Opgaveskabeloner

For at ændre opgaveskabelonen, gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold 'Opgaveskabelon'.

I vinduet med opgaveskabelonen har du følgende indstillinger:

• Tilføj - Tilføj en ny opgaveskabelon
• Rediger - Rediger en eksisterende opgaveskabelon
• Slet - Slet en eksisterende opgaveskabelon
• Brug dette ikon til at trække og slippe for at ændre rækkefølgen af skabeloner. Den viste rækkefølge bliver vist, når du opretter en ny opgave og vælger en skabelon.
• Tilknyt alle - Bruges til at knytte visse brugerdefinerede felter til alle opgaveskabeloner. For at lære mere om brugerdefinerede felter, læs denne artikel: Brugerdefinerede felter.

Du kan også vælge, hvilken skabelon skal bruges som standard ved oprettelse af nye opgaver eller opgaveserier.

Opret nye opgaveskabeloner

For at oprette en ny skabelon klik Tilføj. Du kan derefter indtaste navnet på opgaveskabelonen. For at redigere skabelonen skal du først klikke på 'Gem'.

Skabelonen bliver oprettet, og du kan genåbne vinduet for at redigere den. For at redigere opgaveskabelonen klik Rediger. Når du redigerer skabelonen, har du følgende indstillinger:

• Brugerdefinerede felter - Du kan knytte brugerdefinerede felter til opgaven ved at klikke på -ikonet. Når du knytter brugerdefinerede felter, vil de vises i bunden af opgaveskabelonen.
• Tidsregistrering - Læs denne artikel for at få mere at vide om tidsregistrering: Tidsregistrering i FM.
• Deadline - Angiv om en deadline er påkrævet
• Prioritet - Ændre den standard prioritet af opgaven
• Opgavetype - Ændre den standard opgavetype
• Lovpligtig - Angiv om opgaven er lovpligtig (kan ændres i enkelte opgaver)
• Garanti - Angiv om opgaven er garantirelateret (kan ændres i enkelte opgaver)

Gem opgaveskabelonen ved at klikke 'Gem'.

Opgaveskabelonen er klar og kan bruges, når du opretter nye opgaver.

Prioriteter

Du kan tilføje, redigere og slette prioriteter for opgaver ved at gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold 'Prioriteter'.

I prioritetsvinduet har du følgende muligheder:

• Tilføj - Tilføj en prioritet
• Slet - Slet en eksisterende prioritet (hold musen over en prioritet)
• Brug dette ikon til at trække og slippe for at ændre prioritetsrækkefølgen. Denne rækkefølge vises, når du opretter en ny opgave og vælger en prioritet.
• Skift farve - Klik på farvefeltet ved siden af prioritetens navn, for at åbne et farvevælger-vindue. Du kan vælge farven fra en skala eller bruge RGB/HEX-koder.
• Standardværdi - Du kan sætte, hvilken prioritet der skal bruges, når du opretter nye opgaveskabeloner

Hvis du ændrer eksisterende prioriteter, vil ændringerne automatisk anvendes på opgaver. Hvis du forsøger at slette en prioritet, der bruges i en skabelon, skal du vælge en anden prioritet for at erstatte den.

Opgavetyper

Du kan tilføje, redigere og slette opgavetyper ved at gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold 'Opgavetyper'.

I opgavetypen-vinduet har du følgende muligheder:

• Tilføj - Tilføj en opgavetype
• Slet - Slet en eksisterende opgavetype (hold musen over en opgavetype)
• Brug dette ikon til at trække og slippe for at ændre rækkefølgen af opgavetyper. Denne rækkefølge vises, når du opretter en ny opgave og vælger en opgavetype.

Du kan også sætte, hvilken opgavetype der skal bruges som standard, når du opretter nye opgaver eller opgaveserier.

Hvis du ændrer eksisterende typer, vil ændringerne automatisk anvendes på opgaver. Hvis du forsøger at slette en opgavetype, der aktuelt er i brug, skal du vælge en anden type for at erstatte den.

Sådan begrænser du opgaveskabeloner til teams

Ved oprettelse eller redigering af teams kan du specificere, hvilke opgaveskabeloner der skal være tilgængelige. Dette giver dig mulighed for at kontrollere, hvilke typer opgaver specifikke teams kan oprette.

Det er vigtigt at bemærke, at alle opgaveskabelon stadig kan sendes til alle teams, og at ændringer i tilgængeligheden kun påvirker, hvilken skabelon teamet kan oprette opgaver ud fra.

Indstilling af opgaveskabelon-tilgængelighed sker ved at gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold 'Team' Klik på et team for at åbne det.

Sæt 'Tilgængelighed for opgaveskabeloner' til 'Begrænset'. Vælg derefter, hvilke opgaveskabelon der skal være tilgængelige for teamet.

Sådan bruger du opgaver

Opgaver kan bruges på forskellige måder i Dalux FM.