Sådan bruges Møder

Mødefunktionen gør det nemt og effektivt at planlægge dine møder med andre deltagere i projektet. Med denne funktion kan du planlægge møder, tilføje materiale og oprette opfølgningsmøder.

I denne artikel vil vi vise, hvordan man bruger mødefunktionen til at afholde møder.

Hvem kan oprette møder?

Når mødet starter

Du kan afholde møder, hvis du er en del af en brugergruppe, der har tilladelse til at redigere møder og oprette opfølgningsmøder. Når du har startet mødet, skal du angive, om deltagerne er til stede eller fraværende:

Skriv derefter dine mødenotater (1) til de forskellige mødepunkter:

Angiv status for mødepunkter (2):

• Statussen 'Åbn' vil føre punktet videre til det næste opfølgningsmøde.
• Statussen 'Lukket' vil ikke føre punktet videre til det næste møde.

Knyt mødepunkter til opgaver/kommentarer

Du kan tilknytte mødepunkter til opgaver og kommentarer, enten nye eller eksisterende, når du er i et møde. For at gøre dette:

Klik til højre for mødepunktet Vælg mellem Ny opgave, Ny kommentar, Eksisterende opgave eller Eksisterende kommentar Vælg en skabelontype eller en eksisterende registrering.

Eller du kan gøre det, når du redigerer mødepunktet:

Tilføj vedhæftede filer til mødepunkter

Du kan tilføje vedhæftede filer til mødepunkter for at gøre det lettere for mødedeltagerne at finde de relevante dokumenter og filer, som der henvises til under et mødepunkt. For at tilføje en vedhæftet fil:

Klik til højre for mødepunktet Vælg den type vedhæftning, du vil tilføje til mødepunktet:

Opfølgningsmøder

Når et møde er færdigt, og du klikker på 'Afslut møde', kan du oprette et opfølgningsmøde.

For at gøre dette skal du klikke Opret ny opfølgning.

Åbne mødepunkter, deltagere, vedhæftede filer til mødepunkter, beskrivelsen og alle de definerede felter overføres.

Du vil stadig have mulighed for at redigere mødeoplysningerne, deltagerne og dagsordenen, som om det var et nyt møde.

Du kan også oprette et opfølgningsmøde fra listevisningen. Gå til

Field Møder Opret 'Ny opfølgning'.

Referat af mødet

Når arrangøren/projektadministratoren beslutter at afslutte mødet, sendes et link til referatet ud til deltagerne via e-mail:

Oversigt over møder

Du kan få en oversigt over alle møder, indhold og tilknyttede listevisninger fra sidemenuen. I sidemenuen for møder er der fem kategorier af listevisninger:

• Alle møder
• Alle mødepunkter
• Mine mødepunkter
• Forsinkede mødepunkter
• Specifikke mødemapper (en for hver mødetype)

Alle møder

Listevisningen Alle møder viser en oversigt over alle møder af alle typer i projektet. Fra visningen kan du se de forskellige typer møder og information om:

• Mødenummer og titel
• Dato, start- og sluttidspunkt
• Lokation
• Status
• Antal mødekategorier og punkter
• Antal deltagere

Alle mødepunkter

I listevisningen Alle mødepunkter vises punkterne under mødekategorierne for alle møder. Herfra kan du se, hvilket møde det hører til, og mødets status. For mødepunkterne kan du se følgende:

• Titel på mødepunkt
• Ansvarlig
• Type og prioritet
• Deadline
• Status for mødepunkt
• Om det er knyttet til en opgave eller en kommentar og vedhæftede filer

Mine mødepunkter

Fra Mine mødepunkter listevisningen kan du se alle mødepunkter, hvor du (eller alle) er ansvarlig, og information om mødepunkterne.

Forsinkede mødepunkter

De forsinkede mødepunkter vil vise alle forsinkede mødepunkter i projektet.

Specifikke mødemapper

Hver specifik mødemappe viser de samme oplysninger som Alle møder-listevisningen, men kun for det pågældende møde.

Kalendervisning for møder

Kalendervisningen giver dig mulighed for at se alle møder i en kalender. Det er også muligt at oprette møder fra kalendervisningen (møder, der oprettes fra kalendervisningen som en kladde uden start- og sluttidspunkt, vil ikke blive vist i kalenderen).

Du kan skifte til kalendervisningen ved at klikke på -ikonet.

Slet et møde

Hvis du sletter et planlagt møde, vil alle planlagte deltagere til mødet modtage en annullerings e-mailnotifikation. Annullerings e-mailen vil også indeholde en opdateret kalenderfil, så du kan annullere mødet i din kalender.