Jak nastavit nástroj Schůzky

Nástroj schůzky umožňuje snadné a efektivní plánování vašich schůzek s ostatními účastníky projektu. Pomocí této funkce můžete uspořádat schůzky, připojit různé položky k bodům schůzky a vytvářet další následné schůzky.

Tento článek popisuje, jak vytvářet šablony schůzek a jak nástroj schůzky nastavit.

Aktivace nástroje schůzky

Nástroj Schůzky lze nalézt v modulech Box nebo Field.

Pro aktivaci funkce přejděte na

Nastavení Box nebo Field Přidat funkce 'Schůzky'Aktivovat.

Kdo může schůzky vytvářet?

'Zobrazit' nebo 'Upravit/vytvořit sledování' oprávnění ke konkrétním schůzkám je řízeno uživatelskými skupinami. Chcete-li oprávnění nastavit, přejděte na:

Nastavení Uživatelé Sjeďte dolů k 'Vlastní skupiny' Otevřete skupinu Přidat.

Jak vytvořit šablonu pro schůzky

Se šablonami schůzek je možné znovu použít agendu pro více typů schůzek. Šablony mohou být vytvořeny administrátorem projektu v nastavení Field/Box.

Pro vytvoření šablony přejděte na

Nastavení Box nebo Field 'Šablony schůzek' Přidat:

Můžete si vybrat, zda chcete vytvořit novou šablonu nebo ji zkopírovat z existujícího projektu. To otevře nové okno s nabádkou, kde můžete pojmenovat šablonu, přidat popis a nastavit agendu:

Program se skládá z kategorií schůzky a jednotlivých položek schůzky. Položky schůzky budou automaticky číslovány a mohou mít typ:

• Žádný
• Schválení
• Rozhodnutí
• Informace
• Bod akce

a prioritu:

• Žádný
• Nízká: !
• Střední: !!
• Vysoká: !!!

Založení schůzky

Při zakládání schůzky můžete vytvořit schůzku od začátku nebo pomocí existující šablony.

Vytvoření nové

Pro vytvoření nové schůzky přejděte na:

Field Schůzky Nový 'Vytvořit novou schůzku'.

To otevře prázdný koncept pro schůzku bez agendy nebo popisu. Zde můžete upúravit místo konání schůzky, datum konání atd.

Vytvoření nové schůzky z šablony

Vytvoření schůzky z šablony je rychlejší a pomohá ke standardizaci agendy napříč zápisy.

Pro vytvoření schůzky z šablony přejděte na:

Schůzky Nový 'Vytvořit novou schůzku ze šablony' Vyberte šablonu a doplňte další informace o schůzce:

Přizpůsobení schůzky

Při vytváření schůzky máte několik možností, jak si ji přizpůsobit, bez ohledu na to, zda byla vytvořena od základu nová nebo podle šablony.

Můžete přizpůsobit:

Informace o schůzce

• Zadejte název pro svou schůzku a nastavte datum, čas a trvání. Můžete také vybrat místo konání a přidat popis.

Účastníci

• Vyberte, kdo by se měl zúčastnit. Účastníci budou mít přístup pouze k sérii schůzek stejného typu, na který byli pozváni.

Program

• Přidejte různé kategorie schůzek. V rámci každé kategorie schůzky můžete pak přidat jednotlivé projednávané body schůzky. 

Projednávané body schůzky

Jednotlivé body schůzky popisují různá témata v rámci každé kategorie, které je třeba během schůzky projednat. Při vytváření jednotlivých bodů schůzky můžete upravit:

• Název
• Odpovědnou osobu
• Prioritu problému
• Termín pro projednávaný bod
• Typ položky
• Popis položky

Různé typy, které si můžete vybrat, jsou:

• Žádný
• Schválení
• Rozhodnutí
• Informace
• Bod akce

Dokončení nastavení

Jakmile jsou vyplněny informace o schůzce, odesláním pozvete účastníky ze seznamu:

Nyní jste připraveni zahájit schůzku.

Zápis ze schůzky