Jak nastavit nástroj Schůzky

Nástroj schůzky umožňuje snadné a efektivní plánování vašich schůzek s ostatními účastníky projektu. Pomocí této funkce můžete uspořádat schůzky, připojit různé položky k bodům schůzky a vytvářet další následné schůzky.

Tento článek popisuje, jak vytvářet šablony schůzek a jak nástroj schůzky nastavit.

Aktivace nástroje schůzky

Nástroj Schůzky lze nalézt v modulech Box nebo Field.

Pro aktivaci funkce přejděte na

Nastavení Box nebo Field Přidat funkce 'Schůzky'Aktivovat.

Kdo může schůzky vytvářet?

Oprávnění Vytvořit, Zobrazit nebo Upravit/vytvořit navazující pro konkrétní schůzky jsou řízena skupinami uživatelů. Chcete-li oprávnění nastavit, přejděte na:

Nastavení Uživatelé Posuňte se na „Vlastní skupiny“ Otevřete skupinu Přidat Schůzky.

Jak vytvořit šablonu pro schůzky

Se šablonami schůzek je možné znovu použít agendu pro více typů schůzek. Šablony mohou být vytvořeny administrátorem projektu v nastavení Field/Box.

Pro vytvoření šablony přejděte na

Nastavení Box nebo Field 'Šablony schůzek' Přidat:

Můžete si vybrat, zda chcete vytvořit novou šablonu nebo ji zkopírovat z existujícího projektu. To otevře nové okno s nabádkou, kde můžete pojmenovat šablonu, přidat popis a nastavit agendu:

Program se skládá z kategorií schůzky a jednotlivých položek schůzky. Položky schůzky budou automaticky číslovány a mohou mít typ:

• Žádný
• Schválení
• Rozhodnutí
• Informace
• Bod akce

a prioritu:

• Žádný
• Nízká: !
• Střední: !!
• Vysoká: !!!

Založení schůzky

Při zakládání schůzky můžete vytvořit schůzku od začátku nebo pomocí existující šablony.

Vytvoření nové

Pro vytvoření nové schůzky přejděte na:

Field Schůzky Nový 'Vytvořit novou schůzku'.

To otevře prázdný koncept pro schůzku bez agendy nebo popisu. Zde můžete upúravit místo konání schůzky, datum konání atd.

Vytvoření nové schůzky z šablony

Vytvoření schůzky z šablony je rychlejší a pomohá ke standardizaci agendy napříč zápisy.

Pro vytvoření schůzky z šablony přejděte na:

Schůzky Nový 'Vytvořit novou schůzku ze šablony' Vyberte šablonu a doplňte další informace o schůzce:

Přizpůsobení schůzky

Při vytváření schůzky máte několik možností, jak si ji přizpůsobit, bez ohledu na to, zda byla vytvořena od základu nová nebo podle šablony.

Můžete přizpůsobit:

Informace o schůzce

• Zadejte název pro svou schůzku a nastavte datum, čas a trvání. Můžete také vybrat místo konání a přidat popis.

Účastníci

• Vyberte, kdo by se měl zúčastnit. Účastníci budou mít přístup pouze k sérii schůzek stejného typu, na který byli pozváni.

Program

• Přidejte různé kategorie schůzek. V rámci každé kategorie schůzky můžete pak přidat jednotlivé projednávané body schůzky. 

Projednávané body schůzky

Jednotlivé body schůzky popisují různá témata v rámci každé kategorie, které je třeba během schůzky projednat. Při vytváření jednotlivých bodů schůzky můžete upravit:

• Název
• Odpovědnou osobu
• Prioritu problému
• Termín pro projednávaný bod
• Typ položky
• Popis položky

Různé typy, které si můžete vybrat, jsou:

• Žádný
• Schválení
• Rozhodnutí
• Informace
• Bod akce

Dokončení nastavení

Jakmile jsou vyplněny informace o schůzce, odesláním pozvete účastníky ze seznamu:

Nyní jste připraveni zahájit schůzku.

Zápis ze schůzky