Na stavebním projektu by neměl mít každý možnost vidět nebo se dotýkat každého dokumentu. Malíř nepotřebuje mechanické výkresy. Designový tým by neměl mít oprávnění publikovat soubory bez schválení.
Správci to obvykle řeší pomocí strukturovaných řízení přístupu. Místo udělení přístupu k souborům "Marii z architektonické kanceláře" jej udělte skupině uživatelů "Architekt". Když během projektu nastoupí nový architekt, aktualizujete skupinu jednou a přístup pokračuje bez přerušení.
Jakmile máte nastavené skupiny uživatelů a oprávnění:
- Každý účastník projektu vidí jen to, co vyžaduje jeho role
- Přístup ke složkám zůstává v rámci projektu konzistentní a předvídatelný
- Změny personálu nevyžadují žádnou restrukturalizaci oprávnění ani pracovních postupů
Definování vašich skupin uživatelů
Zkontrolujte své smlouvy, organizační schéma a složkovou strukturu z kroku 1. Každá role s vlastní složkou potřebuje svou vlastní skupinu uživatelů. Položte si otázku:
- Kdo nahrává dokumenty a kdo je pouze reviduje?
- Kdo potřebuje přístup ke všem složkám a kdo jen ke své vlastní?
- Jsou některé složky, například správa smluv, omezené?
Použijte své odpovědi k vytvoření seznamu skupin uživatelů, který odráží skutečný způsob práce vašeho týmu, nikoli jen jeho formální strukturu.
Dobrá praxe pro skupiny uživatelů
Skupiny uživatelů představují role a odpovědnosti v projektu, nikoli jednotlivce. Skupina může představovat architekta, statika, hlavního dodavatele nebo konkrétní řemeslo subdodavatele. Každá skupina má vlastní sadu oprávnění definujících, co její členové mohou v rámci Dalux Box vidět, nahrávat, upravovat a spravovat.
Složková struktura definuje, co existuje. Skupiny uživatelů definují, kdo s ní může pracovat a jak.
Pojmenujte skupiny tak, aby odpovídaly struktuře složek
Pro názvy skupin použijte systém číslování nebo klasifikace. Pojmenujte každou skupinu tak, aby odpovídala její protějškové složce, a použijte stejnou číselnou předponu, například 01.Architect nebo 02.Foundation contractor. Tím zůstane seznam konzistentně seřazený a bude okamžitě jasné, kam každá skupina patří v hierarchii projektu.
Vytvořte jednu skupinu pro každou společnost nebo smlouvu
Skupiny by měly primárně obsahovat uživatele ze stejné společnosti nebo smluvního balíčku. To usnadňuje přiřazení skupiny k jejím odpovědnostem a oslovení všech uživatelů dané společnosti bez prohledávání více skupin.
Pokud společnost pokrývá více oblastí, rozdělte ji podle disciplíny nebo řemesla
Pokud jedna inženýrská firma zajišťuje jak mechanické, tak elektrické práce, vytvořte pro každou disciplínu samostatné skupiny, ale zachovejte je ve stejné číselné sekvenci. To vám umožní přesně cílit informace a oprávnění, místo abyste vše posílali celé společnosti.
Začněte jednoduše
Stejně jako u složkové struktury začněte s hlavními rolemi: klient, tým návrhu, řízení výstavby a klíčoví subdodavatelé. Skupiny přidávejte pouze tehdy, když to vyžaduje skutečné rozlišení přístupu. Jednoduché, konzistentní objekty udržované v čase jsou účinnější než komplexní, které nikdo neudržuje v aktuálním stavu.
Odolejte pokušení vytvářet na začátku projektu skupiny pro každou drobnou roli. Nejúspěšnější projekty udržují nízký počet skupin a přidávají objekty jen tehdy, když to vyžadují skutečné potřeby projektu.
Jak nastavit skupiny uživatelů
Nastavte skupiny uživatelů v nastavení uživatele vašeho projektu:
Pojmenujte skupinu a nastavte oprávnění.
Jakmile je počáteční nastavení projektu dokončeno, přidejte uživatele podle e-mailu. U velkých týmů použijte šablonu pro hromadný import, abyste se vyhnuli zadávání adres jednu po druhé.
Více informací
Doporučujeme nejprve projít články krok za krokem, než se ponoříte do funkcí, ale pokud si chcete přečíst o skupinách uživatelů podrobněji, můžete si přečíst tyto články:
S nastavenou složkovou strukturou má každý účastník projektu jedno předvídatelné místo, kde může najít a nahrát soubory. Navigace se stává intuitivní, riziko práce se zastaralým souborem výrazně klesá a přístup lze řídit složku po složce, jak projekt roste.
Dalším krokem je definovat, kdo má k čemu přístup.