Stavební projekty generují dokumentaci rychle. Bez sdíleného systému končí výkresy v osobních schránkách, subdodavatelé používají zastaralé soubory a verzování je obtížné udržovat.
Jakmile je vaše složková struktura nastavena:
- Každý účastník projektu ví, kde najít a nahrát soubory
- Historie verzí je sledována na jednom trvalém místě pro každý dokument
- Oprávnění lze logicky nastavit, složku po složce
Definování vaší složkové struktury
Kde je to vhodné, slaďte svou strukturu s místními nebo národními standardy správy dokumentů používanými na vašem trhu. Začněte svým organizačním diagramem, smlouvami a rozpisem rozpočtu, abyste identifikovali disciplíny a zdokumentovali odpovědnosti. Pak se zeptejte:
- Má každá disciplína/smlouva vlastní složku?
- Je struktura konzistentní ve všech fázích projektu, aby nebylo nutné soubory přesouvat?
Postup pro dobré nastavení
Složková struktura v Dalux Boxu funguje jako souborový systém na PC: složky představují kategorie, podsložky tyto kategorie rozdělují a soubory jsou ukládány na předvídatelných místech.
Když struktura odráží způsob řízení projektu, dokumenty zůstávají na jednom trvalém místě a Dalux automaticky zajišťuje sledování verzí.
Odráží skutečnou strukturu projektu
Uspořádejte složky podle disciplín a odpovědností ve smlouvách, například architekt, statický inženýr, základový dodavatel, nikoli podle procesů nebo dat.
Použijte systém číslování nebo klasifikace
Předpony složek čísly, například 01.Design nebo 02.Construction, zajišťují konzistentní navigaci bez ohledu na jazyk nebo abecední řazení.
Omezte hloubku složek
Snažte se maximálně o dvě až tři úrovně. Hlubší objekty zvyšují riziko, že budou soubory uloženy na nesprávném místě.
Plánujte oprávnění společně se strukturou
Každá složka, kterou vytvoříte, je bodem, kde lze řídit přístup. Architekt, inženýr nebo projektant obvykle získá přístup pro čtení ve všech složkách designu, ale přístup pro zápis pouze do své vlastní. Subdodavatelé mají obvykle přístup pro zápis do své vlastní složky a přístup pro čtení k publikovaným souborům, jako jsou výkresy, modely a specifikace relevantní pro jejich práci.
Začněte jednoduše
Definujte svou strukturu nejvyšší úrovně před zahájením projektu, je obtížné ji změnit, jakmile práce začne. Složky nižší úrovně, například pro jednotlivé subdodavatele, lze přidat, jakmile jsou zadávány smlouvy a odpovědnosti se stávají jasnějšími.
Jak vytvořit vaši složkovou strukturu
V Nastavení můžete začít s firemním standardem nebo se standardem Dalux založeným na správě dokumentů A104. Při zakládání nového projektu bez firemního standardu vám Dalux nabídne průvodce, který vám pomůže vytvořit složkovou strukturu a skupiny uživatelů najednou. Pokud dáváte přednost vytvoření od začátku, můžete strukturu v Boxu nastavit ručně.
Více informací
Doporučujeme postupovat podle článků krok za krokem, než se ponoříte do funkcí, ale pokud si chcete přečíst podrobněji o tom, jak nastavit svou složkovou strukturu, přečtěte si tyto články:
Se zavedenou složkovou strukturou má každý účastník projektu jedno předvídatelné místo, kde najde a nahraje soubory. Navigace se stává intuitivní, riziko práce se zastaralým souborem výrazně klesá a přístup lze řídit složku po složce, jak projekt roste.
Dalším krokem je určit, kdo má k čemu přístup.