Jak používat nástroj Schůzky

Nástroj schůzky umožňuje snadné a efektivní plánování vašich schůzek s ostatními účastníky projektu. S tímto nástrojem můžete naplánovat schůzky, přidat materiály a nastavit vždy následující schůzku.

Následjící článek popisuje, jak používat nástroj schůzky k vytvoření zápisu ze schůzek.

Kdo může zakládat schůzky?

Kdy schůzka začíná

Zápis ze schůzky můžete vytvářet, pokud jste součástí uživatelské skupiny, které je povoleno upravovat schůzky a vytvářet následné schůzky. Po zahájení schůzky můžete zaznamenat přítomné nebo nepřítomné účastníky:

Pak už můžete zapsat své poznámky (1) k různým položkám schůzky:

A nastavit stav jednotlivých položek schůzky (2):

• Stav 'Otevřeno' přenese položku do následné schůzky po jejím založení.
• Stav 'Ukončeno' nepřenese položku do následující schůzky.

Propojení bodů schůzky s úkoly/komentáři

K projednávaným bodům schůzky můžete připojovat úkoly a komentáře, ať už rovnou zakládat nové, nebo připojit stávajícími, během schůzky. Chcete-li to provést:

Klikněte vpravo od položky schůzky Vyberte mezi Novou úlohou, Novým komentářem, Existující úlohou, nebo Existujícím komentářem Vyberte typ šablony nebo existující registraci.

Toto můžete také udělat při úpravě projednávaného bodu schůzky:

Přidání přílohy k bodům schůzky

K projednávaným bodům schůzky můžete také přidat přílohy, aby to bylo pro účastníky schůzky snadnější najít relevantní dokumenty a soubory, které se v schůzky zmiňují. Chcete-li přidat přílohu:

Klikněte na vpravo od položky schůzky Vyberte typ přílohy, kterou chcete k položce přidat:

Následující schůzky

Když je schůzka dokončená kliknete na 'Ukončit schůzku', a zároveň můžete vytvořit schůzku následující.

Chcete-li to udělat, klikněte na Vytvořit novou navazující akci.

Otevřené body schůzky, účastníky, přílohy bodů schůzky, popis a všechna definovaná pole budou přenesena.

Stále budete mít možnost upravit informace o schůzce, účastníky a program, jako by to byla nová schůzka.

Následující schůzku můžete také vytvořit z hlavní nabídky. Přejděte na

Field Schůzky Vytvořit 'Nové navazující sledování'.

Zápis ze schůzky

Když se organizátor/administrátor projektu rozhodne ukončit schůzku, odkaz na zápis bude zaslán účastníkům e-mailem:

Přehled schůzek

Přehled všech předchozích schůzek, obsahu a projednávaných bodů lze zobrazit v postranním menu. Konkrétně je zde pět kategorií:

• Schůzky
• Relace schůzek
• Položky schůzek
• Moje položky schůzky
• Položky schůzky po termínu

Schůzky

V zobrazení seznamu Schůzky se zobrazuje přehled nejnovější schůzky v každé sérii schůzek, ke které máte přístup. V tomto zobrazení můžete vidět různé typy schůzek a informace o následujících položkách:

• Stav schůzky
• Název schůzky
• Nejnovější schůzka
• Další schůzka
• Počet schůzek v sérii
• Otevřené položky schůzky
• Otevřené kategorie schůzek

Relace schůzek

V zobrazení seznamu relací schůzek můžete zobrazit všechny schůzky v sérii schůzek. To je užitečné, pokud potřebujete najít zápis z konkrétní schůzky.

Položky schůzek

V zobrazení seznamu položek schůzek můžete vidět všechny položky schůzek ze všech schůzek, ke kterým máte přístup. To vám umožní vytvořit filtry napříč všemi schůzkami.

Moje položky schůzky

V zobrazení seznamu Moje položky schůzek můžete zobrazit všechny položky schůzek, za které jste Odpovědná osoba.

Položky schůzky po termínu

Tato položka zobrazuje všechny položky schůzky po termínu v projektu.

Zobrazení kalendáře schůzek

Náhled kalendáře vám umožní vidět všechny schůzky v kalendáři. Také je možné vytvářet schůzky z náhledu kalendáře (schůzky vytvořené z náhledu kalendáře jako koncept bez začátku a konce nebudou zobrazeny v kalendáři).

Můžete přepnout na zobrazení kalendáře kliknutím na -ikonu.

Odstranění schůzky

Pokud odstraníte plánovanou schůzku, všichni plánovaní účastníci schůzky obdrží e-mailové upozornění o zrušení. E-mail o zrušení také obsahuje aktualizovaný soubor do kalendáře, takže můžete schůzku zrušit i ve svém kalendáři.