Jak používat nástroj Schůzky

Nástroj schůzky umožňuje snadné a efektivní plánování vašich schůzek s ostatními účastníky projektu. S tímto nástrojem můžete naplánovat schůzky, přidat materiály a nastavit vždy následující schůzku.

Následjící článek popisuje, jak používat nástroj schůzky k vytvoření zápisu ze schůzek.

Kdo může zakládat schůzky?

Kdy schůzka začíná

Zápis ze schůzky můžete vytvářet, pokud jste součástí uživatelské skupiny, které je povoleno upravovat schůzky a vytvářet následné schůzky. Po zahájení schůzky můžete zaznamenat přítomné nebo nepřítomné účastníky:

Pak už můžete zapsat své poznámky (1) k různým položkám schůzky:

A nastavit stav jednotlivých položek schůzky (2):

• Stav 'Otevřeno' přenese položku do následné schůzky po jejím založení.
• Stav 'Ukončeno' nepřenese položku do následující schůzky.

Propojení bodů schůzky s úkoly/komentáři

K projednávaným bodům schůzky můžete připojovat úkoly a komentáře, ať už rovnou zakládat nové, nebo připojit stávajícími, během schůzky. Chcete-li to provést:

Klikněte vpravo od položky schůzky Vyberte mezi Novou úlohou, Novým komentářem, Existující úlohou, nebo Existujícím komentářem Vyberte typ šablony nebo existující registraci.

Toto můžete také udělat při úpravě projednávaného bodu schůzky:

Přidání přílohy k bodům schůzky

K projednávaným bodům schůzky můžete také přidat přílohy, aby to bylo pro účastníky schůzky snadnější najít relevantní dokumenty a soubory, které se v schůzky zmiňují. Chcete-li přidat přílohu:

Klikněte na vpravo od položky schůzky Vyberte typ přílohy, kterou chcete k položce přidat:

Následující schůzky

Když je schůzka dokončená kliknete na 'Ukončit schůzku', a zároveň můžete vytvořit schůzku následující.

Chcete-li to udělat, klikněte na Vytvořit novou navazující akci.

Otevřené body schůzky, účastníky, přílohy bodů schůzky, popis a všechna definovaná pole budou přenesena.

Stále budete mít možnost upravit informace o schůzce, účastníky a program, jako by to byla nová schůzka.

Následující schůzku můžete také vytvořit z hlavní nabídky. Přejděte na

Field Schůzky Vytvořit 'Nové navazující sledování'.

Zápis ze schůzky

Když se organizátor/administrátor projektu rozhodne ukončit schůzku, odkaz na zápis bude zaslán účastníkům e-mailem:

Přehled schůzek

Přehled všech předchozích schůzek, obsahu a projednávaných bodů lze zobrazit v postranním menu. Konkrétně je zde pět kategorií:

• Všechny schůzky
• Všechny položky schůzky
• Moje položky schůzky
• Položky schůzky po termínu
• Specifické složky schůzek (jedna pro každý typ schůzky)

Všechny schůzky

Seznam Všechny schůzky zobrazuje přehled všech schůzek všech typů v projektu. Z náhledu můžete vidět různé typy schůzek a informace o:

• Číslo schůzky a název
• Datum, začátek a konec
• Lokace
• Stav
• Počet kategorií schůzek a projednávaných bodů
• Počet účastníků

Všechny položky schůzky

V Seznamu všech položek schůzky se zobrazují položky pod kategoriemi schůzek pro všechny schůzky. Odtud můžete také vidět, které schůzce bod patří a stav schůzky. U jednotlivých projednávaných bodů můžete vidět následující:

• Název položky schůzky
• Odpovědná osoba
• Typ a priorita
• Termín
• Stav položky schůzky
• Zda je propojena s úkolem nebo komentářem a přílohami

Moje položky schůzky

Z pohledu seznamu Moje položky schůzky uvidíte všechny položky schůzky, za které jste (nebo všichni) odpovědní, a informace o těchto položkách schůzky.

Položky schůzky po termínu

Tato položka zobrazuje všechny položky schůzky po termínu v projektu.

Specifické složky schůzek

Každá konkrétní složka schůzky zobrazí stejné informace jako Všechny schůzky v seznamovém zobrazení, ale pouze pro tuto konkrétní schůzku.

Náhled kalendáře pro schůzky

Náhled kalendáře vám umožní vidět všechny schůzky v kalendáři. Také je možné vytvářet schůzky z náhledu kalendáře (schůzky vytvořené z náhledu kalendáře jako koncept bez začátku a konce nebudou zobrazeny v kalendáři).

Můžete přepnout na zobrazení kalendáře kliknutím na -ikonu.

Odstranění schůzky

Pokud odstraníte plánovanou schůzku, všichni plánovaní účastníci schůzky obdrží e-mailové upozornění o zrušení. E-mail o zrušení také obsahuje aktualizovaný soubor do kalendáře, takže můžete schůzku zrušit i ve svém kalendáři.