Hur man konfigurerar Apartments

Den här artikeln handlar om hur du ställer in Apartments-funktionen i Dalux.

Apartments är designat för att användas när en byggnad fortfarande är i byggfasen, men några ägare har börjat flytta in. Det huvudsakliga målet med funktionen är att möjliggöra god kommunikation mellan nya boende, projektägare och underentreprenörer.

Du kan läsa mer om hur en boende i en lägenhet kan använda Apartments i den här artikeln: Hur man använder Apartments.

Hur man aktiverar Apartments

För att aktivera går du till Inställningar Field Lägg till funktioner 'Apartments' Aktivera:

Hur man konfigurerar Apartments

Allmänna inställningar

Du kan ställa in en dashboard-bild som kommer att visas för alla boende. Detta görs i:

Inställningar Field Apartments 'Dashboard-bild'.

Zoner

Varje Apartments-enhet bör vara en zon.

För att ställa in zonerna kan du läsa den här artikeln: Zoner och zonlager.

Du kan välja vilket zonlager som ska användas för Apartments i:

Inställningar Field Apartments 'Zonlager' Välj rätt zonlager att använda:

Skapa Apartments-enheter

För att skapa enheter går du till Apartments Enheter Lägg till enhet.

Enheter kan automatiskt genereras från de olika zonerna på ditt valda zonlager för Apartments genom att välja 'Skapa från zoner'. Om ditt zonlager är korrekt inställt blir processen mycket snabb och enkel.

Enheter kan också skapas manuellt. Namnge enheten, lägg till en beskrivning om det är relevant och lägg till en zon.

Om det behövs kan du ge de nya boende möjlighet att skapa uppgifter. För att göra detta, markera rutan 'Aktiverad' och välj ett start- och slutdatum för att boende ska kunna skicka in sina uppgifter.

Lägg till boende

För att lägga till boende kan du bjuda in dem via deras e-postadresser. För att göra det, välj deras enhet och klicka Lägg till under 'Boende'.

När du lägger till boende kan du ange mer information, såsom namn, telefonnummer och ett användardefinierat inbjudningsmeddelande. Observera att när en boende upprättar användare, anger de sitt eget namn, vilket kommer att skriva över det namn du har lagt till.

Mötestyper

Mötestyper hjälper dig att kategorisera dina möten med eller för boende. Du kan skapa olika mötestyper genom att gå till:

Inställningar Field Apartments 'Mötestyper' Lägg till.

Hur man använder Apartments som administratör

Aktivera uppgifter och ange deadlines

Du kan tillåta din boende att skapa uppgifter direkt i Dalux. Ärenden behöver aktiveras för varje enhet och ett startdatum och en deadline behöver anges. För att aktivera uppgifter, välj en eller flera enheter och klicka Redigera. Aktivera sedan ärenden, och sätt ett start- och slutdatum.

Om du uppdaterar datumen kan du välja att meddela de boende via e-post.

Se och hantera uppgifter som skickats av boende

För att hantera ärenden skickade av boende, gå till Alla ärenden. Denna inbox innehåller både nya, pågående och stängda ärenden.

Ärendena visas i listvy, och du kan läsa mer om sökning och användning av filter i den här artikeln: Sök och filter i Field.

Öppna ett ärende genom att dubbelklicka eller välja ett ärende och klicka Öppna.

• Stäng - Stäng uppgiften med ett meddelande till den boende. Antingen när en uppgift har lösts eller om den inte är relevant. Stängda ärenden flyttas till Stängda.
• Svar - Skicka ett meddelande till den boende, såsom en uppdatering att uppgiften hanteras eller om du behöver mer information. Besvarade uppgifter kommer att flyttas till Pågående.
• Länk till - Länka problemet till en ny Uppgift. Detta förklaras i detalj nedan

Du kan länka en uppgift i Apartments till en ny uppgift. Detta skapar en ny uppgift i Field enligt det inställda arbetsflödet. Du kan endast göra detta för uppgiftstyper och till ansvariga som du normalt sett skulle ha användarrättigheter för.

Välj sedan den ansvariga entreprenören (du kan också lägga till en deadline, bifogade filer och lägga till i beskrivningen):

Den länkade uppgiften kommer att visas högst upp i uppgiften och kan enkelt öppnas. Du kan också se status för den länkade uppgiften. När uppgifterna har lösts kan uppgiften stängas.

Dela dokument med boende

För att dela dokument med de boende, gå till:

Apartments Filer Ladda upp.

När dokumenten är på plattformen, glöm inte att klicka på Dela med enheter, och välj vilka enheter som ska ha tillgång till varje dokument:

Skicka meddelanden till de boende

För att skicka information till boende, gå till:

Lägenhet Meddelanden Nytt meddelande.

Välj sedan de enheter som ska få informationen, skriv en titel och ett meddelande, och ange om det ska finnas en synlighetsperiod. Skicka sedan meddelandet genom att klicka på 'Skicka'.

De boende kommer att få en e-postnotifikation med ditt meddelande. Meddelandet visas också i Dalux.

Skapa möten

Du kan bjuda in boende till möten. Varje möte kan endast vara för en enhet. För att skapa ett möte, gå till:

Apartments Kalender Nytt möte

Här väljer du följande:

• Mötestyp
• Enhet
• Plats
• Beskrivning
• Tid - För att hitta en tid kan du föreslå flera alternativ istället för bara ett. För att göra detta klickar du på Lägg till alternativ tid. Du kan lägga till upp till 3 alternativ.
• Deltagare(er) - Du kan bjuda in fler deltagare genom att klicka på Lägg till deltagare
• Relaterad uppgift