Hur man konfigurerar filflöden

I den här artikeln kommer vi att täcka hur man konfigurerar funktionen 'Filflöden' i ditt Dalux-projekt. Filflöden är kopplade till funktionen Filområden som måste aktiveras i projektet innan filflöden kan ställas in.

Filområden baseras på ISO 19650 och används för att hantera åtkomst till filer (filer som kanske inte är godkända för publicering). 

Det finns 3 filområden:

Filer

Delade filer

Publicerade filer

Filer kan ses som en plats för filer som är under arbete, medan delade filer kan ses som en plats för filer som är redo för granskning. Det publicerade filområdet är till för filer som är redo att publiceras till alla deltagare i projektet.

Filflöden är processer och arbetsflöden som avgör hur filer flyttas mellan de olika stegen i fildelningen och därmed hur de flyttas mellan dessa tre olika filområden. I filflödet definieras bland annat parametern som skall trigga igång flödet, mappar filflödet ska tillämpas för samt ansvariga personer. Med hjälp av filflöden definierar du hur filer godkänns och publiceras till sina respektive mappar manuellt eller automatiskt.

Aktivera filområden och filflöden

Först måste du aktivera funktionen 'filområden'. För att göra detta, gå till Inställningar Box 'Filområden':

Nästa steg är att aktivera filflöden. För att göra det, stanna i Inställningar och klicka på 'Filflöde' och sedan 'Aktivera':

Konfigurera filflöden

För att ställa in ett filflöde, gå till Inställningar Box 'Filflöden':

Detta kommer att öppna ett nytt fönster där du kan skapa och redigera dina filflöden.

Från detta fönster, klicka på Lägg till för att skapa ett flöde. Här kan du välja att skapa ett flöde för antingen:

• Godkännande till delade filer eller för

• Auktorisering till publicerade filer:

Detta kommer att öppna ett nytt fönster där du ställer in flödet. Härifrån skapar du ett filflöde genom att definiera parametern som triggar igång flödet, ange vem som startar flödet och vem som ansvarar för att avvisa filerna:

• Triggervilkor för flödet: vad som startar igång filflödet 
  • Du kan välja mellan en mapp, en status eller båda, där filen måste finnas i den valda mappen och/eller ha den valda statusen för att du ska kunna sätta igång flödet
• Flödesstartare: användare som kan skicka in filer för godkännande/auktorisering och därmed starta flödet
• Ansvarig för avvisade filer: användare som hanterar filer som har avvisats
• Lägg till användare för att godkänna delade filer: Detta kommer att vara personerna som kan godkänna filen

Flödesstart

Ett filflöde kan startas på ett av två sätt. Antingen kan den startas av användaren som har angetts som Flödesstartare eller så kan den startas av Flödesutlösare som triggar igång flödet.

• Igångsättare av flöden: Filen skickas till ett filflöde när flödesstartaren manuellt skickar en fil för godkännande/auktorisering. Flödesstartaren kan skicka en fil från vilken mapp som helst de har åtkomst till men kan endast skicka den i de definierade filflödena.
• Flödestrigger: Filen skickas till ett filflöde om filen laddas upp till den valda mappen och/eller ges den valda statusen. Om endast en mapp är vald skickas alla nya filer i mappen för godkännande/auktorisering. Om endast en status är vald skickas alla filer med statusen i alla mappar i filflödet. Om båda är valda, måste en fil uppfylla alla kriterier för att skickas i filflödet.

Exempel

I det här exemplet startas filflödet när en fil laddas upp till mapparna för ritningar och modeller och får statusen ”Klar för publicering”:

Arbetsflöde

Att skapa ett arbetsflöde innebär att man upprättar godkännandesteg för filflödet.

För att en fil ska godkännas måste den gå igenom alla stegen i flödet. Det sista steget, kallat 'Publicera', är som standard inställt på manuellt godkännande, men du kan ändra det till automatiskt godkännande om det behövs.

Ett manuellt steg kräver att minst en användargrupp läggs till innan filflödet kan aktiveras.

För att lägga till steg i flödet, klicka på Lägg till steg:

När du lägger till ett steg kan du välja mellan 3 typer:

• Godkännandesteg för en enda roll: En enda person (roll/användare) behöver godkänna filen.
• Godkännandesteg för flera roller: Flera personer (roller/användare) behöver godkänna filen
• Förgreningssteg: Grenar ut i två filvägar där användaren bestämmer vilken filväg filen ska ta, såsom vem som behöver godkänna filen

Du kan lägga till så många steg och användare som du vill i arbetsflödet.

Deadline

Du kan ange ett antal arbetsdagar för varje steg i ett godkännande- eller auktoriseringsarbetsflöde.

När en deadline är satt kommer godkännaren/auktoriseraren att se denna deadline i godkännande-/auktoriseringsprocessen.

Detta visas i e-postmeddelandet på instrumentpanelen och även i listvyn för godkännanden/auktorisering:

En dag innan en deadline förfaller meddelas den eller de användare som är ansvariga för godkännande-/auktoriseringssteget. Skaparen av ett godkännande/auktorisering kommer också att få ett meddelande när deadlinen är passerad.

Status

För att använda statusar i filflöden måste de först ställas in. För att lära dig hur du gör det kan du läsa vår artikel om hur du ställer in dem: Statusmetadata för filer.

Om statusfunktionen har ställts in i projektet måste du definiera en status för filflödet.

När en eller flera statusar har skapats kan du använda dem i dina filflöden. De kan användas som flödesutlösare enligt beskrivningen ovan men också för att ändra status som ett resultat av ett filflöde.

Om du vill ändra en fils status under ett aktivt filflöde måste du först inaktiverar flödet innan du kan redigera och ställa in "Status i delade filer när de är godkända/Status i publicerade filer när de är auktoriserade" till önskad status:

När en fil godkänns genom filflödet kommer statusen automatiskt att ändras som en del av processen.

Aktivera filflödet

När du är klar med att konfigurera filflödet måste du aktivera filflödet för att kunna använda det i projektet. Detta gör du genom att klicka på "Activate" i det övre högra hörnet av fönstret:

Duplicera mallar för filflöden

Du kan duplicera mallar för filflöden. När du skapar ett filflöde som är nästan identiskt med ett redan befintligt filflöde kan du spara många klick med den här funktionen.

Den duplicerade mallen för filflödet kommer att kopiera alla inställningar från det befintliga filflödet men kommer som standard att vara inaktiverad. För att duplicera ett filflöde, gå till:

Inställningar Box 'Filflöden' Välj filflödesmall att duplicera Kopiera:

Sätt upp kommunikationskanaler för kommentarer

När en fil är i ett filflöde kan den som godkänner filen ha möjlighet att göra kommentarer. Dessa kommentarer kan skapas när man godkänner eller avvisar en fil. Exempelvis kan en kommentar lämnas till den person som är ansvarig för att hantera avvisade filer. När en kommentar skapas kan användaren välja från tillgängliga kommunikationskanaler och kommentarstyper.

Det vanligaste användningsområdet är att skapa en kommunikationskanal mellan den som är ansvarig för att påbörja eller avvisa ett flöde och användarna i godkännandestegen. På detta sätt kan användare som är en del av ett steg skapa kommentarer som förtydligar anledningen till avvisningen.

För mer information om kommentarer, kommunikationskanaler och hur du konfigurerar dem, läs den här artikeln: Hur du konfigurerar kommentarer.