Mailarkiv

Använd Dalux mailarkiv för att automatiskt arkivera projektrelaterade e-postmeddelanden i ett eller flera arkiv i Dalux Box. Varje arkiv som skapats i Dalux har en unik e-postadress. När du skickar e-postadresser som du vill arkivera i Dalux kan Dalux mailarkivadress läggas till på CC- eller BCC-field. Det är också möjligt att skicka/vidarebefordra e-postadresser direkt till Dalux mailarkivadress. Åtkomsten till e-postarkiv kontrolleras av användargrupper och endast användare på projektet kan skicka e-postadresser till mailarkivadresser.

Observera att varje enskild e-post för närvarande är begränsad till en maximumstorlek på 10 MB.

Hur man konfigurerar mailarkiv

För att aktivera mailarkiv, gå till Inställningar Box 'Mailarkiv' 'Aktivera'.

När mailarkiv har aktiverats kommer en ny flik att visas i Dalux Box som kallas Mailarkiv. För att skapa och hantera mailarkiv, gå till Box Mailarkiv.

Härifrån kan nya inboxar läggas till och befintliga hanteras. För att skapa en ny inkorg klicka Ny.

Varje inbox måste namnges. Namnet påverkar inte det e-postnamn som Dalux genererar. När inboxen har namngetts, klicka på 'OK'. Inboxen kommer att skapas och en mailadress kommer att genereras.

För att ändra namnet på en inkorg, välj den från listvyn och klicka på Redigera. För att ta bort en inkorg, välj den från listvyn och klicka på Ta bort. Det går inte att ändra e-postadressen.

För att öppna en inkorg, antingen klicka på en inkorg i listvyn och klicka Visa i den övre menyn eller dubbelklicka på inkorgen. När inkorgen är öppnad kan e-postadressen kopieras genom att klicka på Kopiera e-postadress.

Hur man använder mailarkiv

E-postmeddelanden som skickas till e-postadresserna från Dalux mailarkiv läggs automatiskt till på arkiven. Det är också möjligt att ladda upp e-post manuellt till inboxen om det behövs. Den inboxspecifika e-post som genereras i Dalux kan användas som vilken annan e-post som helst. Oavsett om du skickar e-post direkt till e-posten eller använder CC/BCC kommer e-posten att skickas till Dalux inbox och arkiveras.

För att manuellt lägga till e-postmeddelanden i inkorgen, öppna inkorgen och klicka på Lägg till e-post och lokalisera sedan e-postmeddelandena på din dator.

Du kan också dra och släppa en eller flera e-postmeddelanden direkt till inboxen från din dator. Ett popup-fönster kommer att visas i Dalux och ge dig en översikt.

Klicka på 'Ladda upp', för att lägga till e-posten till inboxen. Varje e-postmeddelande i Dalux e-postarkivs inkorg kan visas, laddas ner och raderas.

Hur man hanterar åtkomst till mailarkiv

Åtkomsten till mailarkiv är kontrollerad på användargruppsnivå. Detta innebär att specifika användargrupper måste ges åtkomst till mailarkivet för att se eller ladda ner e-posten.

För att göra detta, gå till:

Inställningar Användare Välj användargruppen som behöver åtkomst till mailarkiven Lägg till 'Mailarkiv'.

Detta öppnar ett nytt fönster, där åtkomst till de olika mailarkiven kan konfigureras. Användare med åtkomst till mailarkiv kan visa och ladda ner alla e-postadresser. Välj vilka arkiv som användarna i gruppen ska ha åtkomst till och klicka sedan 'Spara'.

Användarna i användargruppen kommer nu att ha tillgång till mailarkivet.