Hur man sköter och skapar ärenden på datorn

Denna artikel behandlar hur man skapar och sköter ärenden på Dalux FM Desktop. Ärenden kan antingen skapas manuellt eller automatiskt från rapportörer via HelpDesk-portal eller mobil HelpDesk-app. När man arbetar med ärenden i Dalux FM HelpDesk är det möjligt att omvandla ärenden till arbetsorder eller avvisa ärendet.

Hur du navigerar i Dalux FM HelpDesk
 

För att få en översikt över ärendena i din Dalux FM-instans, gå till HelpDesk Alla ärenden.

Detta öppnar översikten över alla tillgängliga ärenden. Om du är en Dalux FM-administratör kan du se alla ärenden oavsett andra användarroller eller behörigheter.

I Ärenden sidomeny kan du navigera mellan olika inkorgar. Inkorgar fylls automatiskt baserat på vem som ansvarar för ärenden - såsom personliga eller teamets nya ärenden. Det finns också inkorgar baserat på ärendestatus - såsom avslutade eller avvisade ärenden.

Ärenden i Dalux FM visas i en detaljerad vy. Du kan ändra till traditionell listvy genom att klicka på -ikonen uppe till höger. När du klickar på ett ärende i listvyn har du flera valmöjligheter i verktygsfältet.

Visa nytt ärende öppnar ärendet i fullständig vy. Detta kan också göras genom att dubbelklicka på ett ärende. När ärendet visas, visas all information. Detta beskrivs i detalj nedan.

Tilldela kan tilldela ärendet till en annan ansvarig person inom samma team eller till ett annat team. Om du använder den detaljerade vyn (som visas ovan) kan du också tilldela ärendet genom att klicka på det ansvariga namnet i listan. 

Lägg till i arbetsorder används för att lägga till ett eller flera valda ärenden till en befintlig arbetsorder. Detta bör användas om flera ärenden rapporteras för samma problem. På så sätt, om flera personer rapporterar samma problem, kommer de alla att bli informerade om ändringar i arbetsordern.

Ändra status tillåter dig att avvisa ett ärende. När du avvisar ett ärende kan du skriva ett internt och externt meddelande.

Ärenden kan också avvisas i den detaljerade vyn, genom att klicka på status och välja Avvisa.

I den detaljerade vyn kan du konvertera ett ärende till en arbetsorder via statuskolumnen.

Visa planritning kan användas för att se ärenden på ritning om rapportören placerade ärendet på en planritning.

I Mer menyn, kan du:

• Radera ärende 
• Ställ in preferens för visningsläge
• Öppna HelpDesk-portal
• Exportera till Excel

Hur man omvandlar ärenden till arbetsorder

När ett ärende lämnas in måste det utvärderas för att avgöra om det ska fortsättas eller avvisas. Om det bedöms att ärendet ska fortsättas kan en arbetsorder skapas.

En arbetsorder kan ha olika status, en deadline, prioriteringar och förväntade kostnader.

Att skapa en arbetsorder kan göras på olika sätt:

Omvandla till arbetsorder när du visar ärendet

Öppna ett ärende antingen genom att använda Visa nytt ärende eller dubbelklicka på ärendet.

Ärendet kan sedan göras om till en arbetsorder, genom att klicka på Omvandla till arbetsorder.

När du gör om ärenden till arbetsorder på detta sätt kan du anpassa och ändra information innan arbetsordern skapas.

Ändra status för ärendet i den detaljerade vyn

Om du använder den detaljerade vyn kan du klicka på status för ett ärende och göra en arbetsorder.

När du gör arbetsorder på detta sätt kan du anpassa och ändra information innan arbetsordern skapas.

Gör flera arbetsordrar för flera ärenden

Du kan automatiskt skapa flera arbetsordrar för flera ärenden.

Välj flera ärenden och klicka sedan på Ändra status i verktygsfältet. Välj sedan Gör flera arbetsorder.

Observera att du inte kan ändra något innan en arbetsorder skapats på detta sätt, men arbetsordern kan redigeras i efterhand.

Ändra innehållet i en arbetsorder

När en arbetsorder skapas kommer ett nytt fönster visas där arbetsordern och dess information visas.

Denna artikel behandlar den standard arbetsordermall som är tillgänglig i HelpDesk.

Ämnesnamnet och rapportörens beskrivning läggs till som arbetsorderens namn.

Om du också har drifts- och underhållsmodulen (O&M), kan du ändra mall som används av arbetsordern. Om du inte har O&M används en standardmall som inte kan ändras.

Beskrivning och bilder från ärendet läggs till i arbetsordern. De kan redigeras vid behov.

Placering-data läggs också till från ärendet till arbetsordern och kan ändras vid behov. Du kan ändra plats och länka till Assets om mer specificering behövs. T.ex. om en rapportör inte markerade platsen på en planritning, kan du göra det själv här.

Längst ner på arbetsordern kan du se rapportör(er). Det är också möjligt att manuellt lägga till fler rapportörer.

I ansvarig området läggs teamet och ansvarig automatiskt till ärendet baserat på inställningen. Det är möjligt att ändra dessa om någon annan bör vara ansvarig för arbetsordern.

Leverantör kan endast ändras om du har O&M Pro-modulen och använder leverantörsportalen.

Deadline-information hämtas från mallen och kan ändras om det behövs.

I diverse området kan du ändra prioritet och typ av arbetsorder. Du kan också välja om arbetsordern är lagstadgad eller garanti-relaterad.

En eller flera Checklistor kan också läggas till i arbetsordern.

När arbetsordern är klar, klicka på 'Skapa'.

Hur man avvisar och stänger ärenden

Om ett ärende inte kräver en arbetsorder kan det avvisas och stängas.

Ärenden kan avvisas genom att ändra status som visas ovan:

• Öppna ärendet och klicka på 'Avvisa'
• Klicka på status för ärendet i den detaljerade vyn och välj 'Avvisa'
• Välj ett eller flera ärenden och klicka sedan på Ändra status, och klicka på Avvisa

Om ett ärende avvisas kan du lägga till en orsak (intern) och ett meddelande till rapportör.

Båda meddelandena loggas på ärendet, men endast meddelandet till rapportören kommer att synas för rapportören. En avvisningsnotifikation kommer att skickas till rapportör(er) via e-post, även om inget meddelande skrivs in.

När ett ärende avvisas kommer statusen för ärendet att ändras till 'Avvisad, stängd' och flyttas till motsvarande mapp. 

Ärenden kan återöppnas genom att ändra status till 'Återöppna'. Om det görs kommer rapportören få en notifikation baserad på notifikationsinställningarna i Dalux FM-instansen.

Hur man skapar nya ärenden i Dalux FM

Helst kommer ärenden direkt från rapportörer via HelpDesk-portalen, men det är också möjligt att skapa nya ärenden direkt i Dalux FM på datorn.

Nya ärenden skapas genom att gå till HelpDesk Alla ärenden Skapa ärende.

När du skapar ett ärende direkt i Dalux FM måste du ange en beskrivning. Du kan lägga till foton, placeringsinformation och Assets.

I ansvarig området måste du välja ett team och en teammedlem som är ansvarig för ärendet.

Du måste manuellt lägga till rapportör information och tilldela ärendet till ämne.

En e-postadress krävs för rapportören. Denna e-postadress får uppdateringar om ärendets status.

Var noga med att ämnet tilldelas till rätt ansvarigt team.

När du är färdig kan du klicka på 'Skapa' och ärendet kommer att läggas till i HelpDesk.