Hur man ställer in Team för Drift och underhåll

Denna artikel täcker hur du ställer in och använder team i Dalux FM Drift & underhåll och HelpDesk.

Team används för att hantera underhållsteam och kontrollera vad som är synligt för dem inom Dalux FM. 

Du kan skapa flera team och organisera dem i grupper för en enkel översikt över roller och ansvar, och för att rikta HelpDesk-ärenden mer effektivt. Det är möjligt att ställa in behörigheter och kontrollera synlighet inom team och grupper.

Hur man skapar och hanterar team

Team kan skapas och hanteras från:

Inställningar Drift & underhåll 'Team'.

Om din licens inkluderar Dalux HelpDesk, men inte Dalux Drift & underhåll, hittar du teamen i:

InställningarHjälpDesk'Team'.

Det rekommenderas att skapa team baserat på de olika typerna av arbetsorder för dina anläggningar eller ämnena för dina HelpDesk-biljetter.

Till exempel kan du skapa ett team för el-relaterat arbete. Alla elektriska arbetsordrar kan sedan tilldelas till elektrikerteamet, och relaterade HelpDesk-Ärenden kan skickas direkt till dem.

För att skapa ett nytt team, klicka på symbolen med ikonen i en befintlig grupp.

Vid skapande av ett nytt team måste du åtminstone ange ett namn och välja vilken grupp teamet ska placeras i. Du kan också ange en beskrivning. Om du tidigare har ställt in tidskonton i Drift & underhåll modulen, kan du länka dem direkt till teamet. På så sätt, när en teammedlem slutför en arbetsorder, registreras deras tid automatiskt för detta konto.

Vid skapandet av ett team kan du specificera vilka mallar för arbetsorder eller checklistor teamet ska ha åtkomst till. Detta avgör vilka mallar teamet kan använda när arbetsorder skapas. Teamet kan dock fortfarande tilldelas arbetsorder baserat på andra mallar.

Du kan lägga till teammedlemmar när du skapar teamet genom att klicka Lägg till. Detta täcks mer detaljerat nedan.

När du är färdig klicka på 'Skapa'.

Klicka på teamet i översikten för att öppna redigeringsfönstret för all information. För att ta bort ett team, klicka på ikonen i teamfönstret. Radering av ett team kan inte ångras. Observera att du inte kan radera ett team om det har tilldelats HelpDesk-ämnen. Du måste omfördela ämnen till ett annat team först.

Hur man skapar och hanterar grupper

Du kan organisera team i grupper för att få en strukturerad översikt över dina olika team. Grupper kan också styra synligheten av teamen för att hindra dem från att omlokalisera ärenden.

För att lägga till en ny grupp, klicka Lägg till teamgrupp.

Vid skapandet av ett team kan du ställa in synligheten till:

• Alla - Team i gruppen är synliga för alla
• Begränsad - Team i gruppen är endast synliga för medlemmar i deras team eller administratörer

Begränsad synlighet används främst för att hindra grupper från att tilldela ärenden direkt till andra grupper. Det kan också användas för att begränsa antalet synliga team för olika grupper om din instans har många team. Det kan också vara användbart av integritetsskäl.

Grupper kan hanteras genom att hålla musen över namnet och klicka antingen på -ikonen för att redigera gruppen eller -ikonen för att radera gruppen. Observera att du bara kan radera tomma grupper, så team måste flyttas eller tas bort först.

Hur man lägger till användare till team

Användare kan läggas till i team antingen direkt om de redan är en del av Dalux FM-instansen, eller genom att bjudas in till instansen som del av att läggas till i team.

För att lägga till användare till ett team, öppna ett team genom att klicka på det och sedan klicka Lägg till i avsnittet 'Teammedlemmar'.

Befintliga användare kan läggas till genom att skriva in deras namn eller e-post. Om du vill skapa en ny användare kan du göra det härifrån genom att klicka 'Skapa ny'.

När du lägger till en användare i ett team kan du ange om teamet är ett primärt team för den användaren. Om detta är aktiverat, kommer arbetsorder för teamet att visas i både Min inbox och Teamets inbox.

Om den är inaktiverad är ärenden fortfarande synliga men visas i inkorgen 'Andra teams ärenden'.

Om du markerar Notifikation-rutan, kommer ett e-post skickas till användaren när ändringar görs på arbetsorder, såsom statusändringar eller nya mottagare.

Behörigheter kan också ställas in till följande valmöjlighet:

• Fullständig - Detta gör det möjligt att välja användaren som ansvarig för arbetsorder inom teamet
• Begränsad - Användaren kan inte sättas som ansvarig men kan se och redigera arbetsorder för teamet
• Observatör - Användaren kan inte sättas som ansvarig och kan endast se arbetsorder för teamet

För att ändra inställningar för en teammedlem, öppna teamet, välj den teammedlem du vill redigera, och klicka Redigera. Teammedlemmar kan också tas bort från ett team genom att välja dem och klicka Ta bort.