Så här ställer du in ämnen i HelpDesk

I den här artikeln får du lära dig varför du ska använda ämnen och hur du ställer in dem i Dalux FM HelpDesk-modulen.

Baserat på plats och ämne kan HelpDesk-ärenden automatiskt distribueras och tilldelas till den ansvariga fastighetsförvaltaren. Detta innebär bättre och snabbare service eftersom ärenden styrs och hanteras av rätt person från början.

Dalux FM kan också distribuera ärenden baserat på olika assets eller rumstyper.

Ämnen i HelpDesk kan grupperas i kategorier, vilket gör det enklare för rapportörer att hitta det ämne de söker.

Ämnen används som ikon-kort för rapportören när de skapar ett ärende via dator eller mobilappen. Ämnen kan styra informationsflödet för att automatisera distributionen av ärenden baserat på ärendets ämne och plats.

Till exempel, du kanske vill att ärenden relaterade till 'Värme och ventilation' ska gå till vaktmästaren, och ärenden relaterade till 'Städning' till städpersonalen.

Så här ställer du in ämnen

Ämnen finns i: Inställningar HelpDesk 'Ämnen'.

Detta kommer att lista de aktuella ämnena och grupperna för din instans. Som standard kommer ämnen att vara ogrupperade.

I ämneskonfigurationen kan du:

• Skapa: Använd detta för att skapa en ny grupp, ett nytt ämne eller en länk.
• Redigera: Redigera ett ämne eller en grupp.
• Radera: När ett ämne raderas, raderas inte ärenden som använder det ämnet. De kommer att förbli i HelpDesk-modulen med ämnesnamnet i titeln.
• Flytta ämne: Välj ett ämne och ta bort det eller flytta det till en annan grupp.
• Beställ om: Ändra ordningen på ämnesgrupperna eller ordningen på ogrupperade ämnen

Om du har många ämnen kan du Sök.

Ordningen kommer att påverka listan här samt ordningen i HelpDesk-portalen.

Så här skapar du en ny ämnesgrupp

För att skapa en ny ämnesgrupp, klicka Skapa Grupp. Detta öppnar ett nytt fönster där du kan skapa din ämnesgrupp.

Namn och ikon visas i HelpDesk-portalen. Beskrivningen visas endast i inställningsskärmen.

När ämnesgruppen har skapats kan du skapa nya ämnen eller länkar direkt i ämnesgruppens fönster.

Så här skapar du ett nytt ämne

För att skapa ett nytt ämne klickar du på Skapa Ämne och ett tomt ämne visas:

Namn och beskrivning

Namn - Detta är namnet som rapportören ser när de registrerar ett nytt ärende, och det blir en del av ärendets namn. Om ämnets namn ändras, kommer alla ärenden som använder det ämnet också att byta namn. Det rekommenderas att hålla detta så kort och relevant som möjligt.

Ikon - Detta är ikonen som rapportören ser när de rapporterar ett ärende. Klicka på ikonen för att ändra den och söka i ikonbiblioteket.

Beskrivning - Detta är beskrivningen rapportören kommer att se när de håller musen över ikonen vid val av ämne från HelpDesk-portalen.

Du kan välja om ämnet kräver en beskrivning och foto innan ett ärende kan skickas.

Ansvarig för ärenden

Detta avsnitt specificerar vilka byggnader och utemiljöer som kan länkas till dessa ämnen och bestämmer vem som är ansvarig för ärendet vid skapande. Det används tillsammans med avsnittet 'Ämnet tillämpas för' nedan.

Du kan tilldela ett ansvarigt team för ärenden genom att välja alla eller specifika byggnader och utemiljöer. När specifika val väljs, kommer ämnet endast att tillämpas på ärenden för de utvalda byggnaderna/utemiljöerna.

När du klickar på -ikonen bredvid Ansvarig, öppnas ett fönster där den ansvariga kan väljas.

Du kan välja vilket team och vilken medlem i teamet som automatiskt kommer att väljas som ansvarig när ett ärende skapas.

Arbetsorderinställningar är till för när ett ärende omvandlas till en arbetsorder. Du kan ställa in standarddeadline och prioritet. Om din FM-instans har flera arbetsordermallar kan du också välja vilken mall som ska användas.

En checklista kan också läggas till, vilket fäster checklistan vid en arbetsorder som skapas från ärendet.

Använd Auto skapa arbetsorder för att automatiskt skapa en arbetsorder när ett ärende skapas på detta ämne (kräver O&M Pro-modulen).

Använd Automatisk order till leverantör för att automatiskt skicka en order till en leverantör när ett ärende skapas på detta ämne (kräver O&M Pro-modulen). När du använder alternativet kan du också välja vilken leverantör.

Ansvarig för ärenden i specifika byggnader

Om du har valt 'Specifika byggnader' eller 'Specifika utemiljöer', kan du skapa grupper av byggnader/utemiljöer som dessa inställningar kommer att gälla för.

Detta görs längst ner i fönstret.

Du kan använda områden eller välja specifika byggnader. Du kan läsa mer om användarområden i denna artikel: Användarroller och områden

Varje grupp av utvalda byggnader/utemiljöer kommer att visas i en listvy, där du kan Lägg till ny, Redigera befintlig, och Ta bort dem.

Klicka 'OK' för att avsluta och spara listan eller 'Avbryt' för att avsluta utan att spara.

Begränsa ämnen till vissa platser

Om du vill begränsa ämnen till vissa platser eller assets, kan du göra det i området 'Ämnet tillämpas för'. Minst en måste väljas innan du kan spara ämnet.

Ämnet kommer endast att vara tillgängligt för rapportören när det matchar de val som gjorts här.

Byggnader

Om du väljer detta val, kan ämnet placeras i byggnader. Du kan välja alla byggnader eller välja specifika.

Utemiljöer

Om du väljer detta val, kan ämnet placeras i utemiljöer. Du kan välja alla utemiljöer eller välja specifika.

Rum

Om du väljer detta val, kan ämnet placeras i specifika rum.

• Alla rumstyper: Ämnet kan tillämpas på alla rum som tillhör de valda byggnaderna
• Specifika rumstyper: Ämnet kan endast användas på rum av en specifik rumstyp som tillhör de valda byggnaderna

Assets

Om du väljer detta val, kan ärenden med detta ämne placeras på en asset.

• Alla klassificeringar: Ämnet kan tillämpas på alla assets som tillhör de valda byggnaderna och/eller utemiljön
• Specifika klassificeringar: Ämnet kan endast tillämpas på utvalda asset-klassificeringar som tillhör de valda byggnaderna och/eller utemiljön

Så här lägger du till ämnen i grupper

För att lägga till ämnen i grupper, välj ett ämne från listan och klicka Flytta ämne, välj sedan en grupp att flytta ämnet till.

Så här skapar du en extern länk

Du kan ställa in HelpDesk-ämnen som länkar till externa sidor. Detta kan hjälpa HelpDesk-rapportörer att snabbt komma åt relevanta webbplatser, såsom anmälningar till evenemang, företagets webbplats eller intranät.

För att skapa en ny länk, klicka Skapa Länk

Du kan ange en URL för Alla byggnader eller Utemiljöer eller specificera specifika URL:er för olika byggnader.

När man rapporterar via HelpDesk-appen visas en länkikon för länkar (), och rapportören kommer att se ett meddelande om att de är på väg att lämna appen.