Hur du ställer in företag för Leverantörsportal

Denna artikel visar hur du skapar och ställer in företag för Leverantörsportal.

Vi kommer att gå igenom hur du skapar nya företag och ställer in deras behörigheter för platser, assets och arbetsorder.

Leverantörsportalen används för att enkelt kommunicera och skicka arbetsorder till externa företag.

Hur du skapar ett nytt företag

För att skapa företag, gå till:

Inställningar Allmänna inställningar Stamdata: 'Företag'

Detta öppnar fönstret 'Företag'.

I detta fönster kan du:

• Lägg till företag - Skapa ett nytt företag direkt i Dalux FM
• Visa företag - Visa (och redigera) ett befintligt företag 
• Exportera vy till Excel - Exportera data till ett kalkylblad
• Mer - I den här menyn kan du Radera företag eller importera/exportera data

För att skapa ett nytt företag, klicka på Lägg till företag.

Stamdata för ett företag är namn, huvuddata och kontaktuppgifter. Fyll i så mycket information som möjligt för att göra det lättare att kontakta företaget.

Ämnesområde och företagstyp

Ämnesområde används för att avgöra vilken typ av företag du lägger till. Detta är ett metadatafält. Du kan lägga till ämnesområden i Inställningar Allmänna inställningar Stamdata: 'Ämnesområde'

Du kan välja ingen, en eller flera ämnesområden för samma företag.

Företagstyp avgör vilka inställningar du kan styra för företaget.

Du kan välja ingen, en eller flera företagstyper för samma företag.

Du kan välja mellan:

• Installatör - Används i metadata för att markera företaget som installatör
• Tjänsteleverantör - Används i metadata för att markera företaget som tjänsteleverantör
• Producent - Kan väljas som producent på produkter
• Leverantör - Leverantören visar alla behörighetsinställningar.

Ett företag måste ställas in som 'Leverantör' innan företagsanvändarna kan använda portalen.

När ett företag ställs in som 'Leverantör' kommer företagsfönstret att ändras och du får följande valmöjligheter:

• Område
• Inställningar för leverantörsportal
• Distribution av arbetsorder
• Behörigheter
• Användare

Område

I panelen för områden kan du kontrollera vilka områden, byggnader och/eller utemiljöer leverantören har åtkomst till. Användare får en varning om de försöker tilldela en arbetsorder till en leverantör utanför deras tilldelade område/byggnad/utemiljö.

Som standard har en leverantör åtkomst till alla byggnader och utemiljöer. 

Om du behöver specificera dessa, klicka på 'Specifika byggnader och utemiljöer'. Om du gör det måste du välja minst ett område, en byggnad eller en utemiljö. 

Klicka på -ikonen bredvid en av dessa för att fortsätta.

Ett nytt fönster öppnas. Om du väljer områden kan du välja ett område från listvyn. Om du väljer byggnader eller utemiljöer kan du välja dessa från antingen kartvyn eller listvyn.

I kartvyn kan flera poster väljas genom att hålla ned CTRL och klicka.

I listvyn kan du använda CTRL- eller SHIFT-klick för att välja flera poster.

Använd ikonerna / för att flytta posterna från valbara till valda.

När du är färdig, klicka på 'Välj' för att spara ditt val.

Inställningar för leverantörsportal

I panelen för inställningar för leverantörsportal kan du styra:

• Slå på eller av QR-incheckning
• Växla om kunden behöver godkänna uppgifter innan de kan stängas.
• Växla om kunden behöver godkänna det förväntade priset från leverantören
• Om leverantörer har åtkomst till platser eller inte

QR-incheckning

Du kan slå på eller av QR-incheckning för leverantören. QR-incheckning låter leverantören skanna en QR-kod i den fysiska byggnaden när de påbörjar och avslutar sitt arbete. Detta används med tidsregistrering för att hålla reda på hur mycket tid som användes för uppgiften.

QR-koder måste genereras för assets eller rum. Du kan läsa mer om QR-koder i dessa artiklar: QR-koder för rum i Dalux FM eller QR-koder för assets i FM.

Uppgifter måste godkännas

När du använder denna inställning måste kunden (personen som skapar en beställning till en leverantör, ofta instansanvändarna) godkänna arbetsordern innan den kan stängas. Som standard är denna inställning aktiverad.

Om du inaktiverar denna inställning kan leverantören stänga arbetsorderna själva.

Förväntat pris behöver godkännande

Administratörer kan ställa in om ett pris från varje leverantör behöver godkännande. När alternativet 'Förväntat pris behöver godkännande' är aktiverat för en leverantör i företagsinställningarna måste leverantören få varje begärt pris godkänt av den ansvariga användaren på arbetsordern innan arbetsordern påbörjas.

Åtkomst till plats

Du kan växla om leverantören ska ha åtkomst till modulen Platser. Leverantören kommer att ha åtkomst till kart- och listvyer för byggnader.

Leverantören kommer endast att ha åtkomst till de områden/byggnader/utemiljöer som är inställda i regionsinställningarna.

Distribution av arbetsorder

I distribution av arbetsorder kan du kontrollera om arbetsorder ska gå till en koordinator först.

Om du aktiverar en koordinator måste du tilldela vilken användare som är koordinator. Koordinatorn måste vara företagsadministratör.

Du kan också aktivera 'Arbetsorder måste godkännas av koordinator'. Detta innebär att endast koordinatorn kan godkänna arbetsorderna innan de returneras till kunden.

Behörigheter

Du kan skapa användardefinierade behörigheter för Assets & Produkter, Dokument och Ritningar.

Du kan ge leverantörer behörighet att antingen visa eller redigera innehåll, du måste ge visningsbehörighet innan redigeringsbehörighet.

Åtkomst kan ges till alla objekt, inga, eller endast specifika.

Som standard har leverantörer inte åtkomst till något innehåll.

För att ange specifikt innehåll, markera 'Användardefinierat' och klicka sedan på -ikonen. 

Ett nytt fönster öppnas och du väljer ett eller flera objekt.  Du kan använda kolumnen för klassificering för att filtrera innehållet.

När du har valt dina assets klickar du på 'Bekräfta'.

Åtkomst till ritningar

Detta ger leverantören åtkomst till ritningar som har lagts till i byggnader. Om BIM-modeller används kommer leverantören också att ha åtkomst till alla modeller som laddats upp till byggnaden.

Ritningar kan läggas till manuellt eller importeras till Dalux FM.

Användare

I området 'Användare' kan du lägga till användare i företaget. När en användare läggs till här får de åtkomst till leverantörsportalen.

För att lägga till en användare, klicka på Lägg till och skriv in en e-postadress.

När du lägger till användare kan du ange deras befattning och ställa in om användaren ska vara administratör för företaget.

En företagsadministratör kan redigera företagets inställningar som rutning av arbetsorder och koordinator, samt se och redigera alla arbetsorder för alla anställda.

Om du lägger till en användare som inte redan har ett Dalux-konto måste du också ange ett namn.

Du kan lägga till ett telefonnummer, en befattning och ställa in deras administratörsrättigheter.

När du är klar klickar du på 'Skapa' för att lägga till användaren i företaget.