Så här ställer du in Budget-modulen

Den här artikeln beskriver hur du aktiverar och ställer in Dalux FMs Budget-modul.

Dalux FMs Budget-modul gör det möjligt att följa kostnader för arbetsorder och återkommande arbetsorder samt hålla reda på fakturor, budgetar, konton och framtida planerade utgifter via 30-årsplanen.

Aktivera Budget-modulen

För att aktivera Budget, gå till:

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Aktivera'

Aktivera fakturor och inventariestyrning

När Budget-modulen har aktiverats kan en Dalux FM-administratör och en administratör för Budget-modulen aktivera fakturor och inventariestyrning. Detta görs genom att gå till:

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Fakturor' och 'Inventariestyrning''Aktivera'

Budget-användarroller

Behörigheter för Budget-modulen kan styras via användarroller. För att bättre förstå användarroller och behörigheter, och hur man ställer in användarroller, kan du läsa den här artikeln: Användarroller och områden.

Behörigheterna för Budget-användarrollen är:

• Åtkomst till Budget: Användare kan visa Budget-modulen och alla budgetar med relaterade arbetsorder, 30-årsplanen och alla projekt.
• Administratör för modulen: Användare kan skapa och radera budgetar, konton och projektplaner i inställningarna. De kan också aktivera och deaktivera funktionerna för fakturor och inventariestyrning. 
• Åtkomst till projekt: Användare kan se och redigera projekt i Budget-modulen. 
• Redigera projekt: Användare kan skapa och radera projekt och faser i inställningarna samt skapa, radera och redigera projekt i Budget-modulen.

Användarroller för fakturor

Behörigheter för fakturafunktionen kan kontrolleras via användarroller under arbetsorder.

• Åtkomst till Planerat underhåll: Användarroller som ska kunna skapa fakturor måste ha åtkomst till denna modul.
• Redigera faktura: Detta kommer att ge denna användarroll möjlighet att skapa, redigera och radera fakturor.
• Godkänn gräns: Detta sätter en gräns för fakturans 'nettobelopp' som denna användarroll kan godkänna och betala.

Konton

Konton fungerar som en brygga mellan budgetar och arbetsorder/fakturor. De är en långsiktig funktion som vanligtvis följer ekonomin över flera år.

Skapa data: Klicka här för att importera kontodata via ett kalkylblad.

Hämta mall: Klicka här för att ladda ner mallen för import av data. Se till att inte lägga till eller ta bort kolumner, eftersom importen annars misslyckas.

Användning av konto är obligatorisk för alla arbetsorder: Kryssa i denna ruta om alla arbetsorder måste ha ett konto innan de kan skapas med förväntade kostnader.

Skapa: Skapa ett nytt konto manuellt. Se nedan.

Redigera: Välj ett konto och klicka här för att redigera innehållet.

Radera: Välj ett konto och klicka för att radera det. Denna åtgärd är permanent och kan inte ångras.

Hur du skapar konton

För att skapa ett konto, gå till:

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Konton'Skapa

Namn: Detta identifierar kontot när det väljs från en arbetsorder eller faktura.

Huvuddata

• Kontonummer: Detta är synligt när kontot väljs från mobilen och används för sortering och rapportering.
• Kan användas för fakturor: Detta anger om detta konto kan väljas vid skapande av en faktura.
• Kan användas för budget: Detta anger om detta konto kan länkas till en budget.
• Beskrivning: En kort beskrivning av kontot för att hjälpa identifiera dess syfte.

Område

• Alla byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt finns inga begränsningar för var detta konto kan användas.
• Specifika byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt kan du begränsa kontot till specifika områden, byggnader och utemiljöer så att endast arbetsorder från dessa platser kan länkas till detta konto.

Placering

Detta visar kontonas hierarki och deras respektive platser. Hela hierarkin visas när kontot väljs på en arbetsorder eller faktura.

Om ett konto innehåller ett annat konto konverteras det till en mapp och kan inte väljas; det kan endast användas som en del av mappstrukturen.

Klicka på kontot eller mappen för att flytta det.

Budget

Budgetar måste skapas inom Budget-modulen. De är huvudstrukturen under 'Budgetuppföljning' och följer endast ekonomin inom de angivna start- och slutdatumen. 

Lägg till: Skapa en ny budget manuellt. Se nedan.

Redigera: Välj en budget och klicka här för att redigera innehållet och lägga till poster. Se nedan.

Radera: Välj en budget och klicka för att radera den. Denna åtgärd är permanent och kan inte ångras.

Duplicera: Välj en budget och klicka här för att göra en kopia av den.

Hur du skapar en budget

För att skapa en budget, gå till:

Inställningar Drift och underhåll Ekonomi'Budget'Lägg till.

• Namn: Detta identifierar budgeten och är synligt i 'Budgetuppföljning'.
• Status: Detta kan vara aktivt eller inaktivt. Endast aktiva budgetar kan väljas inom konton och är synliga i Budget-modulen.
• Start- och slutdatum: Denna budget kan endast följa arbetsorder och fakturor inom start- och slutdatumen.

Hur du redigerar en budget

För att redigera en budget, gå till:

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Budget'Redigera.

För namn, status, startdatum och slutdatum, hänvisa till avsnittet ovan under 'Hur du skapar en budget'.

Poster

Lägg till: Skapa en ny budgetpost. Se nedan.

Redigera: Välj en budgetpost och klicka här för att redigera innehållet. 

Radera: Välj en budgetpost och klicka för att radera den. Denna åtgärd är permanent och kan inte ångras.

Hur du lägger till poster i en budget

Poster används för att tilldela medel till konton och projektplaner. För att lägga till en budgetpost, gå till:

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Budget'RedigeraLägg till.

Namn: Namnet används för att identifiera posten under budgeten och för sorteringsändamål.

Huvuddata

• Konto: Välj det konto som är länkat till denna budget. 
• Projektplan: Välj den projektplan som är länkad till denna budget.
• Budgetbelopp: Ange beloppet som tilldelats budgeten och/eller projektplanen. Valutan är kopplad till FM-instansen och kan endast ändras av Dalux. Kontakta support om så är fallet.
• Beskrivning: En kort beskrivning av posten för att hjälpa identifiera dess syfte.

Område

• Alla byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt finns inga begränsningar för var denna post kan användas.
• Specifika byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt kan du begränsa posten till specifika områden, byggnader och utemiljöer så att endast arbetsorder från dessa platser kan använda denna post.

Projektplaner

Projektplaner används för att separera kostnader för ett specifikt projekt eller en engångsrenovering från vanliga konton. 

Skapa data: Klicka här för att importera projektplandata via ett kalkylblad.

Hämta mall: Klicka här för att ladda ner mallen för import av data. Se till att inte lägga till eller ta bort kolumner, eftersom importen annars misslyckas.

Använd projektplan för fakturor och budget: Kryssa i denna ruta för att göra denna projektplan tillgänglig för fakturering och budgetering.

Att välja projektplan är obligatoriskt för alla uppgifter/fakturor: Kryssa i dessa rutor om alla uppgifter/fakturor måste ha en projektplan innan de kan skapas med förväntade kostnader.

Skapa: Skapa en ny projektplan manuellt. Se nedan.

Redigera: Välj en projektplan och klicka här för att redigera innehållet.

Radera: Välj en projektplan och klicka för att radera den. Denna åtgärd är permanent och kan inte ångras.

Skapa projektplan

För att skapa en projektplan, gå till

Inställningar Drift & underhåll Ekonomi'Project plan'Skapa. 

Huvuddata

• Namn: Detta identifierar projektplanen när den väljs från en budgetpost.
• Projektplanens ID: Används för filtrering och sortering.
• Beskrivning: Detta beskriver kort projektplanen för att hjälpa identifiera dess syfte.
• Kan användas för fakturor: Detta anger om denna projektplan kan väljas vid skapande av en faktura.
• Kan användas för budget: Detta anger om denna projektplan kan länkas till en budget.

Område

• Alla byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt finns inga begränsningar för var denna projektplan kan användas.
• Specifika byggnader och utemiljöer: Om detta alternativ är valt kan du begränsa projektplanen till specifika områden, byggnader och utemiljöer så att endast arbetsorder från dessa platser kan länkas till denna projektplan.

Placering

Detta visar projektplanernas hierarki och deras respektive platser. Hela hierarkin visas när projektplanen väljs på en arbetsorder eller faktura.

Om en projektplan innehåller en annan projektplan konverteras den till en mapp och kan inte väljas. Den kan endast användas som en del av mappstrukturen.

Klicka på projektplanen eller mappen för att flytta den.

Fakturor

När fakturor är aktiverade läggs en ny funktion till i arbetsorder och återkommande arbetsorder som gör det möjligt för användare att länka konton och projektplaner.

Fakturor kan också läggas till för att spåra det fakturerade beloppet mer i detalj.

När ekonomin är stängd spåras fakturabeloppet via kolumnen 'debiterat' under 'Budgetuppföljning'.

Läs den här artikeln för att lära dig hur du skapar fakturor:  Hur man använder Budget-modulen

Inventariestyrning

Inventariestyrning låter dig spåra dina objekt och lager under Assets.

Läs den här artikeln för att lära dig hur du hanterar objekt och lager: Hur man ställer in inventariestyrning.