Leverantörshantering

Introduktion

Som facility manager innebär tilldelningen av ett upphandlingskontrakt ofta att du får hoppas att en leverantör i praktiken följer de överenskomna villkoren, med begränsad insyn tills ett problem kommer upp till ytan.

Du kan använda serviceavtalen i Dalux FM för att ange mål för svars- och slutförandetid för varje leverantör och se resultatet direkt i stället för att bara anta att målen uppfylls.

Utmaningen

Att hantera en stor portfölj innebär att arbeta med många leverantörer i olika byggnader, anläggningar och discipliner. När du beställer arbete från lokala leverantörer har du ofta inget enkelt sätt att bekräfta om leverantören levererade enligt den överenskomna svarstiden eller slutförandetiden, som utlovat.

Utan ett sätt att följa upp detta förblir avvikelser oupptäckta tills de blir ett återkommande problem eller en tvist. Om du har egna Service-Level Agreements (SLA: er) med dina hyresgäster kan en missad Termín för leverantören lika lätt bli ett missat åtagande gentemot hyresgästen.

Så löser Dalux FM det

Med Dalux FM kan du lägga till KPI: er (nyckeltal för prestation) i ett serviceavtal, till exempel svarstid och slutförandetid. Varje KPI har sin egen SLA-tröskel och acceptansgrad. Du kan begränsa en KPI till varje arbetsorder enligt avtalet eller till specifika asset, byggnader eller tomter. En panel visar sedan hur leverantören presterar mot dessa trösklar, för den tidsperiod du väljer. 

Resultatet

Med Dalux FM får du:

• Tydliga KPI: er: Följ upp svarstid och slutförandetid mot en tröskel och acceptansgrad som du anger per leverantör
• En tydlig översikt över tidsperioden: Se leverantörens resultat för valfri tidsperiod eller omfattning, utan att behöva sammanställa det manuellt
• En utgångspunkt för förhandling: Ta med leverantörens resultat i samtal om förnyelse eller omförhandling, med stöd av data i stället för intryck

Ange mål för svarstid och slutförandetid för varje leverantör

Du kan lägga till KPI: er i valfritt serviceavtal för att övervaka leverantörens resultat, till exempel svarstid och slutförandetid.

Svarstid mäter tiden från det att en arbetsorder tilldelas en leverantör tills leverantören accepterar begäran.

Slutförandetid mäter tiden från godkännandet tills arbetsordern är slutförd och stängd.

För varje KPI definierar du en SLA-efterlevnadströskel (det erforderliga resultatmålet), måttenheten och den acceptansgrad som krävs för att uppfylla avtalets krav.  

Du kan tillämpa en KPI på alla arbetsordrar som omfattas av avtalet eller begränsa den till specifika asset, byggnader eller tomter. Du kan följa upp resultatet separat i hela din portfölj, till exempel genom att ange striktare krav på svarstid för kritisk utrustning i serverrum, samtidigt som längre svarstider tillåts för uppgifter med lägre prioritet, såsom fönsterputsning. 

När KPI: erna för serviceavtalen har angetts kan du när som helst öppna dess panel för att se hur en leverantör presterar, filtrerat efter tidsperiod och omfattning, utan att behöva skapa jämförelser manuellt i kalkylblad.

Panelen ger en tydlig och konsekvent grund för granskningar av leverantörer och samtal om förnyelse. I stället för att förlita dig på minnet, utspridda e-postmeddelanden eller manuella uppföljningar får du en visuell översikt över resultatet, mätt mot de trösklar du har definierat. 

Använd dessa insikter som utgångspunkt för leverantörsdiskussioner, förbättringsinitiativ och samtal om förnyelse. Beräkningarna är utformade för att göra det enklare att följa upp resultatet, men bör alltid verifieras och diskuteras med leverantören innan de används som grund för slutliga beslut.

Från antagen efterlevnad till en leverantörspanel

Med Dalux FM blir det enklare att mäta, förstå och diskutera leverantörens resultat.

• Tydliga KPI: er: Du får en konsekvent översikt över hur leverantörer presterar mot de SLA-mål du har definierat.
• En tydlig översikt över tidsperioden: Du får en vy över resultatet i hela din portfölj, för valfri tidsperiod eller omfattning.
• En utgångspunkt för förhandling: Dessa insikter stödjer datadrivna leverantörsdiskussioner och bättre beslut under servicegranskningar och avtalsförnyelser.