Godkännanden av ändringsbegäran på byggarbetsplatsen

Introduktion

Som byggarbetsledare i ett renoveringsprojekt upptäcker du ofta att när en befintlig byggnad öppnas upp visar det sig att något inte stämmer med relationsritningarna, och du behöver fatta ett snabbt beslut direkt på plats. Du kan konfigurera godkännanden i Dalux så att underleverantörer dokumenterar överenskommelsen i samma ögonblick som den träffas och du bekräftar den på byggarbetsplatsen, utan att förlita dig på en muntlig överenskommelse utan dokumentation.

Utmaningen

Renoverings- och ombyggnadsarbete innebär en risk för att det som finns bakom en vägg, ovanför ett tak eller under ett golv inte stämmer med relationsritningarna. En underleverantör öppnar upp byggnaden, upptäcker något annorlunda och du behöver komma överens om en lösning direkt på byggarbetsplatsen innan ni går vidare.

Detta är inte alltid en begäran om information. Själva uppgiften är tydlig, men mer arbete behövs eller ett annat material eller en annan metod krävs. Denna ändring måste godkännas innan arbetet kan fortsätta.

Detta avslut sker ofta genom ett handslag eller per telefon, utan att något dokumenteras och med detaljer som glöms bort. Att behöva vänta på godkännande via e-post skapar en flaskhals, vilket gör att arbetet stannar tills någon svarar.

Så löser Dalux det

I Dalux används en mall för godkännande med ett gemensamt arbetsflöde och samma obligatoriska fält för varje överenskommelse, så att varje underleverantör dokumenterar en ändring på samma sätt. När man har kommit överens om lösningen startar en underleverantör godkännandeprocessen på byggarbetsplatsen genom att följa mallen.

Det visas direkt i din inkorg, så att du kan kontrollera och godkänna det omedelbart. Det innebär att underleverantören kan fortsätta arbetet med överenskommelsen dokumenterad. Beroende på projektets överenskommelser och avtal ger projektledaren det slutliga godkännandet om ändringen påverkar tid eller kostnad.

Resultatet

Med godkännanden i Dalux får du:

• Inget beroende av ett handslag: Muntliga överenskommelser behöver inte längre bekräftas i efterhand när de har dokumenterats på plats.
• En process för varje underleverantör: Samma mall och arbetsflöde gäller för alla yrkeskategorier på din arbetsplats.
• En dokumenterad källa: Du har något att hänvisa till vid ändringsorder, inspektioner eller tvister.

Skapa en mall för ändringsbegäran

Att konfigurera godkännanden börjar med en mall och ett arbetsflöde som du bygger för att passa projektets struktur. Mallen definierar de fält som varje överenskommelse behöver. Datumet, vad som överenskommits, vem som godkänt det och, när det är relevant, konsekvensen för tid eller kostnad. Du kan också ange vilka fält som krävs i varje steg. Detta säkerställer att den relevanta informationen dokumenteras av rätt personer i varje steg av godkännandeprocessen.

Underleverantören påbörjar godkännandeprocessen så snart man har kommit överens om en lösning på byggarbetsplatsen. Det hamnar direkt i din inkorg, så att du kan kontrollera och godkänna det utan att någon av er behöver vänta på svar på ett e-postmeddelande.

När det har godkänts kan det användas vid ett senare tillfälle. Det kan till exempel användas om en inspektör frågar varför arbetet skiljer sig från den ursprungliga ritningen eller om underleverantören behöver ta med ändringen i en ändringsorder.

Du kan konfigurera och spara filter för varje underleverantör eller sortera och filtrera efter typen av ändring, påverkan eller vilket datafält som helst som du lagt till i mallen.

Från ett handslag till en dokumenterad redogörelse

Godkännanden ersätter ett handslag eller ett telefonsamtal med en dokumenterad redogörelse, skapad i samma ögonblick som överenskommelsen träffas, utan att arbetet fördröjs.

Varje underleverantör arbetar utifrån samma mall och arbetsflöde, så att alla ändringar som identifieras efter att arbetet har påbörjats kan dokumenteras konsekvent och hanteras enklare i ett projekt som omfattar många olika yrkeskategorier. Eftersom överenskommelsen bekräftas innan arbetet fortsätter behöver ingen vänta på en lösning som aldrig godkänns formellt. Annars skulle detta orsaka förseningar för andra discipliner som väntar på att arbetet ska slutföras.

Med godkännanden i Dalux får du:

• Inget beroende av ett handslag: Muntliga överenskommelser behöver inte längre bekräftas i efterhand när de har dokumenterats på plats.
• En process för varje underleverantör: Samma mall och arbetsflöde gäller för alla yrkeskategorier på din arbetsplats.
• En dokumenterad källa: Du har något att hänvisa till vid ändringsorder, inspektioner eller tvister.