Standardisering av anbudsgenomförande

Introduktion

Att genomföra ett anbud via e-post skapar ofta administrativt merarbete, inkonsekventa bud och ingen tydlig dokumentation av att alla anbudsgivare arbetade utifrån samma information. Som upphandlingsansvarig kan du använda Dalux Anbud för att hantera anbudskrav, frågor och svar samt Termíner på en dokumenterad plattform och ersätta spridda e-posttrådar med en enda strukturerad process.

Utmaningen

Anbud genomförs fortfarande ofta via e-post, vilket skapar administrativt merarbete för den upphandlingsansvariga. Även när krav för anbud och juridiska krav är standardiserade säkerställer inte e-post att de följs. Bud kommer tillbaka inkonsekventa och svåra att jämföra.

Utan ett delat system kan en fråga förbli obesvarad eller glömmas bort i svars dokumentet som skickas till alla anbudsgivare. Anbudsgivare kan då arbeta utifrån olika information. Utan efterlevnad kan en informell ändring av en Termín nå vissa anbudsgivare men inte andra.

Utan tydlig dokumentation av anbudsprocessen blir det svårt att bevisa för en anbudsgivare eller byggnadsägare att alla anbudsgivare arbetade utifrån samma information och lika villkor.

Så löser Dalux Anbud det

Med Dalux Anbud kan du genomföra anbudsprocessen på en plattform i stället för via e-post. Alla anbudsgivare arbetar utifrån samma uppsättning krav och dokumentation, som är strukturerad och tillgänglig på en plats.  Anbudsgivare ser endast sina egna bud och sin egen kommunikation.

Frågor och svar sker i plattformen, och du kan dela relevanta frågor med alla anbudsgivare. Termíner och krav förblir synliga för alla anbudsgivare, och Dalux Anbud meddelar anbudsgivare när något ändras. Dalux Anbud dokumenterar processen medan den pågår och ger dig bevis i efterhand på att varje anbudsgivare arbetade utifrån samma utgångspunkt.

Resultatet

Med Dalux Anbud får du:

• Alla bud du tar emot uppfyller dina anbudskrav och följer samma format
• Alla anbudsgivare får samma uppdaterade information och Termíner
• Dalux Anbud loggar och dokumenterar hela processen från början till slut

Dra nytta av digitala anbud

Som anbudsansvarig som driver den dagliga processen anger du krav, svarar på anbudsgivarnas frågor och hanterar bud i Dalux Anbud, i stället för att hantera allt genom e-posttrådar och spridda dokument.

Du kan ange dina anbudskrav som obligatoriska fält, så att en anbudsgivare inte kan skicka in ett bud utan att uppfylla dem. Använd en blandning av text-, list-, nummer- och dokumentfält för att täcka dina krav. Du kan till exempel lägga till ett krav på ett europeiskt enhetligt upphandlingsdokument (ESPD) för ett offentligt europeiskt anbud.

Varje anbudsgivare arbetar utifrån samma krav, alternativ och begränsningar när ett bud skickas in. Detta hjälper anbudsgivare att skicka in allt som krävs och hjälper dig att utvärdera buden efteråt, eftersom varje inskickning följer samma struktur.

Anbuds filer kan synkroniseras från anbudsgruppen direkt till ditt anbud, inklusive nya filversioner, så att anbudsgivare alltid arbetar utifrån den aktuella dokumentationen. Du behöver inte skicka ut uppdaterade filer eller hålla reda på vem som fick vilken version. Anbudsgivare kan få en automatisk daglig sammanfattning som listar alla filändringar.

Anbudsgivarnas frågor och dina svar stannar inom samma plattform i stället för att vara utspridda över e-postmeddelanden. Du kan publicera frågor som är relevanta för alla anbudsgivare anonymt, så att anbudsgivarens identitet förblir dold. Om flera anbudsgivare frågar samma sak kan du publicera ett allmänt svar i stället för att svara var och en individuellt.

Dalux Anbud meddelar anbudsgivare automatiskt om du ändrar anbudets Termín. Du behöver inte skicka ett uppföljande e-postmeddelande för att bekräfta att alla fick uppdateringen. Alla anbudsgivare får också ett automatiskt e-postmeddelande 24 timmar före Termín.

Dalux Anbud innehåller ett inbyggt meddelandesystem, så att du kan skicka envägsmeddelanden till en, flera eller alla anbudsgivare. Varje meddelande loggas i Dalux Anbud. Du kan använda detta för att formellt uppdatera alla anbudsgivare om en ändring av anbudet.

När anbudets Termín passerar låser Dalux Anbud de inskickade buden. Du kan sedan gå igenom varje bud och ladda ner alla bifogade dokument från anbudsgivarna. Det du granskar efteråt är exakt den uppsättning dokument som varje anbudsgivare skickade in, organiserad efter de krav du angav, inte en blandning av bifogade filer från olika e-posttrådar.

Från spridda e-postmeddelanden till strukturerade processer

Dalux Anbud omvandlar en e-postbaserad anbudsprocess till en enda strukturerad plattform som dokumenterar krav, frågor och bud från början till slut.

Med Dalux Anbud får du:

• Bud som uppfyller dina krav: Obligatoriska fält, inklusive ESPD när det krävs enligt lag, måste vara helt ifyllda innan ett bud kan skickas in
• Lika information och Termíner: Varje anbudsgivare arbetar utifrån samma filer och krav, och Dalux Anbud meddelar varje anbudsgivare automatiskt om en Termín ändras
• En dokumenterad process: Dalux Anbud registrerar varje krav, fråga och Termín, vilket ger dig en enda dokumentation att hänvisa till om en anbudsgivare eller byggnadsägare frågar hur ett beslut fattades