Hur du skapar en anbudsgrupp

I den här artikeln går vi igenom hur du skapar en anbudsgrupp och konfigurerar den korrekt, så att dina enskilda anbud blir strukturerade, spårbara och lätta att hantera under hela anbudsprocessen.

Anbudsgrupp

En anbudsgrupp utgör den översta nivån i anbudsstrukturen. Den fungerar som det centrala ramverket som samlar anbudsorganisationen, gemensamma anbudsdokument och alla relaterade enskilda anbud.

Inom en anbudsgrupp organiseras och hanteras de enskilda anbuden efter deras aktuella status, vilket ger en tydlig översikt över det övergripande läget.

1. Anbudsgrupp
2. Anbudsgruppens organisation
3. Anbudsgruppsfiler
4. Anbud med statusen "Pågående"
5. Anbud med statusen "Utkast"
6. Anbud med statusen "Avslutad"
7. Mall för anbudsgrupp

Hur du skapar en anbudsgrupp

För att skapa en anbudsgrupp, gå till AnbudHem Skapa anbudsgrupp.

Detta skapar en ny anbudsgrupp med organisationen och anbudsgruppens filer nedan.

Mall för anbudsgrupp

Detta är standardmallen för alla anbud som skapas i denna anbudsgrupp. Dessa inställningar kommer att användas varje gång du skapar ett nytt anbud i denna grupp, vilket sparar tid genom att du slipper ange samma information för varje nytt anbud.

Den består av två element: "Information för nya anbud" och "Anbudskrav för nya anbud".

Klicka på Redigera för att ändra innehållet, eller Kopiera från företag för att använda anbudskrav från din företagsprofil.

Du kan läsa mer i den här artikeln om att skapa ett nytt anbud: Hur man skapar ett anbud.

Organisation

Medan anbudsadministratörer kan skapa och hantera alla anbud i projektet, kan vissa roller ställas in specifikt för en anbudsgrupp. 

Dessa roller finns i AnbudVälj anbudsgruppenOrganisation

• Anbudsansvariga: Hanterar all information om anbudsgruppen, anbudsinformation, skapar krav, bjuder in anbudsgivare och mer
• Dokumentansvariga: Hantera anbudsdokument, svara på frågor, skapa globala svar
• Anbudsobservatörer: Kan se allt innehåll, kan inte skapa eller ändra något

Ställ in anbudsgruppens filer

Mappen Anbudsgruppens filer är din mappstruktur för att ladda upp filer till anbudsgruppen.
För att lägga till mappar, klicka på bredvid Filer:

Du kan lägga till nya mappar eller importera dem från din företagsprofil. 

Filer kan också laddas upp utan en mappstruktur.

När du lägger till filer i ett anbud kommer den mappstruktur du har ställt in i denna anbudsgrupp att kopieras. Eventuella ändringar kan endast göras på anbudsgruppsnivå, inte för varje enskilt anbud.

Ladda upp filer till anbudsgruppen

För att ladda upp filer, välj den mapp du vill ladda upp filer till och klicka på Lägg till. Lägg sedan antingen till filer direkt från din dator eller lägg till filer från Box:

Alternativt kan du lägga till filer från Box genom att markera dem och klicka på MerLägg till iAnbud:

Du kan ladda upp en ny version av en fil här:

Öppna filenMerHanteraLadda upp ny version

Lägg till filer till anbud

När filerna har laddats upp till anbudsgruppens filer måste de läggas till i varje anbud, såvida inte anbuden är inställda att ta emot dem automatiskt vid uppladdning.

Du kan läsa mer om detta i den här artikeln:  Hur du skapar ett anbud.

Markera de filer du vill lägga till i ett anbud och klicka sedan på Lägg till i anbud.

Välj de anbud som filerna ska länkas till.

Om ett anbud är nedtonat är denna filversion redan länkad och kommer inte att läggas till igen.

Observera:

Om en anbudsruta är mörkgrå och markerad med en linje är en av de valda filversionerna redan länkad till det anbudet och INGA filversioner kommer att läggas till i detta anbud.

I scenariot nedan har en av de filversioner du valde redan lagts till i anbudet 'Ytterväggar och beklädnad'. 

Därför kommer ingen av de valda filversionerna att läggas till i detta anbud.

Alla valda versioner har redan lagts till i anbudet 'Fönster, dörrar och externa öppningar'. 

Eftersom samma version inte kan läggas till två gånger kommer ingen att läggas till.

Markera rutan för att lägga till alla nya versioner till anbudet, exklusive de som redan är tillagda.

Använd kolumnen Anbud för att se vilken filversion som har lagts till i varje anbud.

Anbudsmetadata

Alla filer i alla anbud, oavsett anbudsgrupp, använder samma metadata-struktur. 
Metadatan består av Dalux Box standardfält, anbudsspecifika fält och användardefinierade fält importerade från Dalux Box.

För att ställa in metadata, gå till InställningarAnbud'Metadata'

Standardmetadata från Dalux Box

Denna metadata är alltid tillgänglig och importeras från Dalux Box. Den kan inte ändras i Anbud-modulen och indikeras av en ikon. 

Kolumnen 'Öppna för' bestämmer vem som kan se innehållet. 
De fördefinierade alternativen kan inte ändras—du måste öppna dem för att se vem som kan se det.
Statusen 'Inte aktiv' kan ändras. Se nedan för tillgängliga alternativ.

Lägg till anbudsspecifik metadata

För att lägga till ett nytt metadatafält, klicka på Lägg tillNy.

Namnet, typen, kolumnbredden och alternativen fungerar precis som Dalux Box-metadata.

Läs denna artikel för att lära dig hur du konfigurerar dem: Hur du ställer in metadata

'Öppna för'-alternativet

Metadatafältet 'Öppna för' avgör vem som kan visa kolumnen och innehållet. 

Inte aktiv:
Endast anbudsadministratören kan se och manuellt redigera innehållet. Metadata kommer fortfarande att uppdateras automatiskt om det importeras från Dalux Box.

Anbudsorganisation:
Alla användare inom de tilldelade grupperna kan se innehållet. Anbuds- och dokumentansvariga kan manuellt redigera innehållet.

Anbudsorganisation och anbudsgivare:
Alla användare inom de tilldelade grupperna kan se innehållet. Anbuds- och dokumentansvariga kan manuellt redigera innehållet.

Ändringarna träder i kraft omedelbart, och inga aviseringar skickas.

Importera användardefinierad metadata från Dalux Box

Istället för att skapa alla metadatafält manuellt kan du importera dem från Dalux Box. Detta länkar även fälten, så att de automatiskt fylls i och uppdateras när nya filversioner läggs till från Dalux Box.

För att importera från Dalux Box, klicka på Lägg tillFrån Box.

Dessa fält är markerade i kolumnen 'Box-egenskap'. 

Du kan inte ändra deras namn, men du kan justera kolumnen 'bredd', 'alternativ' och 'Visa för'-inställningarna, som beskrivits ovan.

Anbudsgivare kommer att kunna se tidigare versioner och jämföra dokument, ritningar och modeller för att se exakt vad som har ändrats.

När du laddar upp en ritning till anbudsgruppens filer, se till att ange en skala i ritningens metadata så att anbudsgivare kan mäta avstånd och områden korrekt. Om filen läggs till från Dalux Box kommer den fördefinierade metadatan att kopieras automatiskt.

Om du inte själv anger skalan kan dina anbudsgivare ställa in en temporär skala.

Anbudsgruppslogg

Anbudsgrupper har en logg där anbudsaktivitet spåras. Anbudsloggen kan endast nås av anbudsansvariga för anbudsgrupperna för att säkerställa att obehöriga användare inte kan få åtkomst till anbudsgivares information och andra känsliga uppgifter.

För att komma åt anbudsloggen, gå till AnbudÖppna anbudsgruppenMer Anbudsgruppslogg:

Detta öppnar loggen, där du kan visa all aktivitet, använda filter för att hitta specifik information och exportera resultaten till ett kalkylblad genom att klicka på 'Export'.

Hur man skapar ett anbud