Arbetsorder för fastighetsförvaltning

Som fastighetsförvaltare kan samordning av serviceförfrågningar med externa entreprenörer bli onödigt tidskrävande om det inte hanteras effektivt. Ofta måste du manuellt ange uppgifter som byggnad och kontaktperson i ett e-postmeddelande, och när entreprenören kommer till platsen saknar de ofta tydliga instruktioner om vem de ska kontakta eftersom de inte hittar rätt e-postmeddelande.

Med Dalux Leverantörsportal kan du tilldela arbetsordrar direkt till leverantörer, vilket säkerställer att externa entreprenörer har all information de behöver i förväg.
Externa entreprenörer kan också använda sina mobila enheter för att rapportera slutfört arbete, inklusive foto och fullständig logg.

Beställ arbete från leverantörer

För att tilldela arbete till en extern entreprenör, skapa en arbetsorder och koppla den till en leverantör genom att välja dem från listan. Att välja en leverantör lägger automatiskt till standardkontakten från din organisation, vilket säkerställer att leverantören har en kontaktpunkt för åtkomst eller annan information som behövs för att slutföra arbetsordern.

I det här fallet har arbetsordern skickats till den externa leverantören. Om leverantören har några frågor eller behöver förtydligande kan han se vem han ska kontakta.

Leverantörsportal

Den externa entreprenören har nu åtkomst till arbetsordern med den ursprungliga informationen på sin skrivbord och mobila enhet.

Han har nu möjlighet att avvisa eller godkänna arbetsordern, tilldela den internt till den anställde som ska utföra uppgiften, eller skicka ett meddelande till kunden.

Administration av leverantörsportal

För att kunna tilldela arbetsordrar till en extern leverantör måste Dalux FM-administratören skapa ett företag med företagstypen inställd på 'Leverantör' och konfigurera inställningarna som beskrivs i denna artikel: Hur man ställer in företag för Leverantörsportalen

Företagsinformation

Företag i Dalux FM kan konfigureras på flera sätt, här är en typisk konfiguration för en leverantör:

1. Ställ in företagstypen till Leverantör.
2. Ange den region där denna leverantör kan bedriva verksamhet. Arbetsordrar kan endast tilldelas leverantören inom denna specificerade region. I det här fallet väljs en enda byggnad.
3. Om alternativet "Uppgifter kräver godkännande" är valt, måste fastighetsförvaltaren godkänna arbetsordrar innan de kan markeras som slutförda.
4. För denna leverantör skickas alla arbetsordrar först till samordnaren, som sedan tilldelar dem till en anställd. Denna process säkerställer att innehållet granskas innan genomförande. När den anställde slutför uppgiften och returnerar arbetsordern, granskar samordnaren detaljerna innan de skickas tillbaka till fastighetsförvaltaren.

Efter att den initiala inställningen är klar är nästa steg att lägga till minst en administratör i företaget.
Administratören kommer att ha utökade behörigheter för att hantera företagets arbetsflöde. Denna användare kommer att ha befogenhet att bjuda in personer till leverantörsportalen, tilldela roller och övervaka alla uppgifter som är kopplade till företaget.

Dessutom har administratören fullständig insyn i varje arbetsorder som tilldelas företaget.

Läs mer om att ställa in ett företag som leverantör här: Hur man ställer in företag för Leverantörsportalen