Som fastighetsförvaltare kan det vara en utmaning att säkerställa att alla boende enkelt kan rapportera förfrågningar eller problem och att ärendena löses inom den överenskomna tidsramen.
Med Dalux FM HelpDesk kan du sätta upp en plattform där boende kan skicka in ärenden via stationära och mobila enheter, och ärendena kan dirigeras till rätt mottagare baserat på ämnet - till och med direkt till en extern leverantör om nödvändigt.
Fastighetsförvaltare kan övervaka uppgiftsstatusar för att spåra framsteg i olika skeden, till exempel ”ny”, ”pågår” eller ”löst”.
De kan använda filter för att begränsa uppgifter baserat på kriterier som plats, prioritet, mottagare eller förfallodatum. Anpassade vyer kan användas för att gruppera uppgifter efter avdelning, prioritet eller typ för att ge ett skräddarsytt perspektiv.
Dessutom kan resultat spåras för att identifiera flaskhalsar och säkerställa att uppgifter slutförs inom överenskomna tidsramar.
QR-koder
Medarbetare, hyresgäster och fastighetsägare kan snabbt och enkelt rapportera ärenden med hjälp av GPS-positioner, planritningar eller QR-koder via Dalux FM HelpDesk-appen. Varje rum eller asset kan märkas med en QR-kod, vilket gör det enkelt att rapportera problem på plats samtidigt som mottagaren får exakta platsuppgifter.
Automatisering
HelpDesk-ärenden dirigeras automatiskt till den rätta fastighetsförvaltaren baserat på plats och ämne. Fastighetsförvaltaren kan sedan skapa en arbetsorder för intern eller extern hantering, komplett med all relevant information som rapporterats av rapportören.
Denna process säkerställer snabbare och mer effektiv service genom att rikta ärenden till rätt person från början. Dessutom kan Dalux FM tilldela ärenden baserat på specifika asset-typer eller rumskategorier, vilket ytterligare förbättrar arbetsflödets effektivitet.
Dashboard
När allt fungerar i bakgrunden och ärenden automatiskt dirigeras till rätt person kan du som fastighetsförvaltare övervaka situationen med flera filter och vyer.
HelpDesk administration
Som admin måste du ha den grundläggande inställningen skapad innan boende kan börja rapportera om rum och assets.
Byggnader
Varje byggnad måste skapas komplett med plan och rum, läs dessa artiklar om hur du importerar rum till din byggnad: Importera nya DWG-ritningar till FM eller Importera IFC-modeller till FM
Assets
Assets innehåller all information om en särskild byggnadskomponent, detta kan vara en dörr eller kaffemaskin, etc. Om de boende ska rapportera om assets, måste de skapas och lokaliseras inom en byggnad, nivå eller rum.
Läs den här artikeln för att lära dig mer om att skapa Asset: Skapa FM Assets på skrivbordet
HelpDesk-grupper och ämnen
Nu när vi har en plats för den boende att rapportera ärenden på kan vi ställa in vår teamstruktur, vilket säkerställer att rätt team endast får ärenden som är relevanta för dem.
Läs den här artikeln för att lära dig mer om hur du skapar team: Så här ställer du in team för HelpDesk
Skapa ämnen för att göra det enklare att rapportera och automatiskt tilldela ärenden till relevanta team.
Läs den här artikeln för att lära dig mer om hur du skapar ämnen: Så här ställer du in ämnen i HelpDesk
En enkel uppsättning kan se ut så här: alla ärenden som rör städning tilldelas gruppen städledare. Ärenden som rör värme, belysning, vatten och fönster tilldelas intern service, och om någon beställer service tilldelas ärendet receptionen.
Du kan nu generera QR-koderna för rummen och assets genom att följa dessa två artiklar:
Läs mer
Om du vill lära dig mer om arbetsorder, kan du läsa den här artikeln: Så här ställer du in arbetsorder
Om du vill lära dig mer om att skapa ärenden kan du läsa den här artikeln: Skicka ärenden med hjälp av HelpDesk mobilapp