Serviceavtal

Att integrera serviceavtal i din FM-instans gör att du kan övervaka nuvarande och utgående avtal med externa leverantörer. Denna funktion länkar arbetsorder till varje avtal och erbjuder en komplett översikt över det arbete som utförs under avtalet.

Dessutom kan fastighetsförvaltare snabbt verifiera befintliga serviceavtal för assets eller byggnader när de skapar arbetsorder.

Hur man skapar ett serviceavtal

Skapa ett nytt serviceavtal genom att navigera till

Arbetsorder 'Serviceavtal'.

Här får du också en komplett översikt över alla dina serviceavtal.

Klicka SkapaServiceavtal för att skapa ett nytt serviceavtal och fyll i formuläret.

Huvuddata

Ge serviceavtalet ett namn och lägg till följande data:

• Entreprenadnummer: Lägg till ditt interna entreprenadnummer för serviceavtalet. Detta kan användas för att enkelt hitta avtalet senare.
• Ämnesområden: Lägg till vilket/vilka ämnesområde(n) serviceavtalet är kopplat till för att senare hitta specifika avtal.
• Avtalsinnehåll: Beskriv vilken typ av arbete som täcks av serviceavtalet, så att din underhållspersonal enkelt kan hitta detta när de skapar arbetsorder.
• Beskrivning: Lägg till ytterligare information för ditt team.

Avtalsdetaljer

Fälten i detta avsnitt gör det möjligt för dig och ditt team att hantera och hämta serviceavtal.

• Entreprenadnummer: Ange ett nummer så att detta avtal är lätt att identifiera senare.
• Leverantör: Välj den leverantör som du har avtalet med. När ditt team skapar en ny arbetsorder och väljer avtalet anges leverantören automatiskt.
• Ansvarig: Vem i FM-organisationen är ansvarig för detta serviceavtal.
• Avtalsinnehåll: Uppgifterna i avtalet.
• Beskrivning: Kort beskrivning av detta avtal.

Avtalsperiod

• Startdatum: Använd detta fält för att ange startdatumet för serviceavtalet.
• Slutdatum: Ange avtalets utgångsdatum för att behålla en tydlig överblick över avtal som närmar sig sitt slut.
• Notifieringstidpunkt: Ange antalet dagar före utgångsdatumet då en notifikation ska skickas. Notifikationen skickas till den ansvariga personen och den extra mottagaren.
• Extra mottagare: Tilldela en ytterligare intressent som ska ta emot notifikationer när serviceavtalet närmar sig sitt slut.

Ekonomi och ämnesområden

• Nettopris (årligt): Genom att lägga till ett årligt nettopris hjälper ditt team att följa relaterade arbetsorder knutna till en överenskommen servicevolym.
• Ämnesområden: Välj ämnesområdet för detta serviceavtal.

Placering

Att definiera de byggnader och/eller tillgångar som serviceavtalet är kopplat till hjälper dina fastighetsförvaltare att kontrollera om ett avtal är uppsatt när de skapar en arbetsorder på plats.

byggnader låter dig välja byggnaderna antingen på kartan, eller så kan du klicka på Visa i lista för att välja dem från listan.

Utemiljöer låter dig koppla serviceavtalet till en tomt som du kan välja, på samma sätt som med byggnader.

Områden låter dig välja områdena från en listvy.

Assets låter dig välja assets från en listvy.

När man skannar en QR-kod eller tittar på placeringen i Platser, kan de snabbt se om ett serviceavtal finns.

Dokument

Efter att du har skapat serviceavtalet kan du lägga till dokument, till exempel det undertecknade serviceavtalet, till det. På så sätt kan ditt team alltid komma åt avtalet för specifik information.

Klicka DokumentLägg tillLadda upp dokument, och välj filen från din dator för att lägga till den i serviceavtalet.

Du hittar dokumenten längst ner i serviceavtalet och kan lägga till eller ersätta dem när som helst genom att klicka på Redigera dokument. Härifrån kan du också

• visa filegenskaperna, såsom versioner, ämnesområde och annan metadata
• ladda ner filen till din dator, och
• skicka den till valda användare.

Hur man använder serviceavtal

Serviceavtal kan väljas i arbetsorder. När detta görs sätts leverantören automatiskt enligt serviceavtalet.

Arbetsorder kan också skapas direkt från serviceavtalen genom att öppna dem och klicka på Skapa arbetsorder. Serviceavtalet och leverantören anges då också automatiskt.

När du visar ett serviceavtal klickar du på Arbetsorderhistorik eller Kommande arbetsorder för att se alla tidigare och planerade arbetsorder som är kopplade till det. Detta hjälper dig att övervaka och planera allt arbete som är relaterat till detta avtal.