Hur du använder Budget-modulen

Budgetmodulen i FM låter dig följa kostnader för arbetsorder och återkommande arbetsorder, samt fakturor, budgetar, konton och framtida planerade utgifter via 30-årsplanen.

Budgetmodul

Följande element utgör Budgetmodulen:

• Budgetuppföljning: Detta visar alla aktiva budgetar med tilldelade medel och det aktuella ekonomiska läget.
• 30-årsplan: Detta visar alla arbetsorder och återkommande arbetsorder med förväntade kostnader för de kommande 30 åren. Den simulerade kostnaden för Assets visas också här.
• Projekt: Detta visar alla aktiva projekt. Projekt kan länkas till projektplaner för att följa ekonomin, och till en Handover från ett Dalux Build-projekt för att importera plats(BIM) och assetdata. 
  

Budgetuppföljning

Detta område visar alla aktiva budgetar och deras tillhörande ekonomi.

Alla poster i budgetområdet: Detta listar budgetposterna från alla aktiva budgetar. Nedan finns standardfiltren för de aktiva budgetarna. Dessa standardfilter kan inte tas bort, döpas om eller raderas. 

Arbetsordrar finns inte i budget: Arbetsorder med ekonomi men som inte lagts till på ett konto eller projektplan med en budget. 

När du väljer en budgetpost i huvudfönstret, låter verktygsfältet dig:

• Visa relaterade arbetsorder: Visa en lista över alla arbetsorder kopplade till ett konto som hämtar medel från denna budgetpost.
• Visa serie med relaterad arbetsorder: Visa en lista över alla återkommande arbetsorder kopplade till ett konto som hämtar medel från denna budgetpost.
• Mer: Exportera aktuell vy till ett kalkylblad.

Budgetkolumn

Denna kolumn summerar budgetbeloppet för varje post som lagts till i denna budget, oavsett konto och projektplan.

• Debiterad kolumn: Om fakturor är aktiverade för FM-instansen summerar den här kolumnen 'Godkända och betalade' fakturor för arbetsorder. Om fakturor är inaktiverade spårar denna kolumn ingen information. 
• Fördisponerad kolumn: Om fakturor är aktiverade för FM-instansen summerar den här kolumnen det förväntade fakturabeloppet för arbetsorder. Om fakturor är inaktiverade summerar denna kolumn det förväntade beloppet för arbetsorder.
• Återstående kolumn: Om fakturor är aktiverade för FM-instansen summerar denna kolumn skillnaden mellan 'Budget' och 'Debiterad' + 'Fördisponerad' kolumnerna. Om fakturor är inaktiverade summerar denna kolumn skillnaden mellan 'Budget' och 'Fördisponerad' kolumnerna.

30-årsplan

30-årsplanen visar alla arbetsorder och deras förväntade kostnader för de kommande 30 åren. Den simulerade kostnaden för Assets visas också här.

30-årsplan: Listar alla arbetsorder och deras tillhörande förväntade kostnad. Varje kolumn följer ekonomin baserat på arbetsordrarnas deadlines eller den simulerade kostnaden för Assets.

Nedan är standardfiltret Fastighet. Standardfiltret kan inte tas bort, döpas om eller raderas.

I huvudfönstret kan du:

• Skapa: Klicka här för att skapa en ny eller återkommande arbetsorder.

När en arbetsorder/återkommande arbetsorder är vald kan du:

• Visa arbetsorder: Detta öppnar ett nytt fönster och visar den markerade arbetsordern
• Ändra deadline: Detta öppnar ett fönster där du kan ändra deadline och skriva en notering. 
• Välj konto och projektplan: Detta öppnar ett fönster som visar aktuellt konto och projektplan. Du kan ändra värdena härifrån.
• Mer: Du kan radera den markerade arbetsordern under Mer och exportera de aktuella kolumnerna till ett kalkylblad. Det tas bort permanent och kan inte återställas.

Projekt

Här kan de olika projekten och information om dem skapas. En länk till projektplaner kan följa ekonomin, och en länk till ett Handover-projekt kan överföra BIM-data till din FM-instans.

• Skapa: Klicka här för att skapa ett nytt projekt
• Visa: Klicka här för att öppna projektet och redigera innehållet
• Mer: Du kan radera det markerade projektet under Mer. Det tas bort permanent och kan inte återställas.

Skapa projekt

För att skapa ett nytt projekt, gå till:

BudgetProjektSkapa

eller

Inställningar Projekt 'Projekt'Skapa

• Namn: Detta identifierar projektet i listvyn och kartvyn.
• Status: Detta kan vara aktivt eller inaktivt. Det används för sortering och ändrar inga funktioner.
• Beskrivning: Detta är en kort beskrivning av projektet och används för att identifiera projektets syfte.

Detaljer

• Summa: Detta visar kostnaden och visas i kartvyn. Detta påverkar inte länkade projektplaner.
• Fas: Detta anger projektets fas. Värdena visas som gröna rutor i list- och kartvyn. Se nedan för hur man skapar dem.

Projektledare

• Namn: Textfält som identifierar projektledaren och används för filtrering och sortering.
• E-post: Textfält som identifierar projektledarens e-post, endast synlig i projektfönstret.
• Telefonnummer: Textfält som identifierar projektledarens telefonnummer, endast synligt i projektfönstret.
• Titel: Textfält som identifierar projektledarens titel, endast synlig i projektfönstret.

Projektomfattning

Detta är en lista över byggnader som är länkade till detta projekt. Skapa en ny byggnad eller välj en befintlig.

• : Klicka här för att välja bland befintliga byggnader
• Skapa ny byggnad: Om du har behörighet att redigera byggnadsmassan kan du skapa en ny byggnad här.

Redigera projekt

För att redigera ett projekt:

Budget Projekt Välj ett projekt Visa

eller

Inställningar Projekt 'Projekt' Välj ett projekt Visa

Projektplaner

• Lägg till: Lägg till en ny projektplan till projektet. Detta påverkar inte summan
• Ta bort: Välj en projektplan från listan och ta bort den från projektet

I det nedre högra hörnet kan du bifoga dokument för detta projekt. När det finns dokument på en projektplan listas de under avsnittet Dokument:

Skapa och redigera faser

För att skapa och redigera faser:

Inställningar Projekt 'Faser'

Håll muspekaren över en fas för att visa verktygen:

• : Ändra namnet
• : Radera fasen; om du raderar en fas som redan används måste du välja en annan som tar dess plats.
• Lägg till fas: Lägg till en ny fas

Dra och släpp faserna för att ändra ordningen.

Länk till Handover

Om instansen är konfigurerad av Dalux kan du länka till ett Dalux Build-projekt och importera BIM-modellen med plats och assets från Handover-modulen.

Budget Projekt Välj ett projekt VisaLänk till Dalux Handover

Kontakta din lokala Dalux kundansvarige för att lära dig mer om denna funktion.

Faktura

Fakturor låter dig följa fakturabelopp, status, förfallodatum och bifogade dokument. De kan länkas till arbetsorder eller serviceavtal för att följa ekonomin. 

Fakturors standardfilter visas alltid högst upp och kan inte ändras:

• Alla fakturor: Alla fakturor du har behörighet att se.
• Mina obetalade: Fakturor som inte är betalda där du är ansvarig.
• Teamets obetalade: Fakturor som inte är betalda där någon i ditt team är ansvarig.
• Teamets betalade: Fakturor godkända och betalda där du är ansvarig.
• Teamets avvisade: Fakturor avvisade där någon i ditt team är ansvarig.
• Inkorrekt data: Alla fakturor du har behörighet att se som har inkorrekt data.

Färgade prickar

Till vänster om varje faktura indikerar den färgade pricken om fakturan har betalats eller kommer att betalas i tid.

Om fakturans förfallodatum är efter dagens datum är den röd.

Om den är godkänd och betald före förfallodatumet är den grön.

Om det inte finns någon färgad prick betyder det att det inte finns något förfallodatum, eller att förfallodatumet ligger i framtiden.

Verktygsfält

Verktygsfältet innehåller följande verktyg när en faktura är vald.

• Skapa: Skapa en ny faktura. Se nedan.
• Visa faktura: Öppnar fakturafönstret, härifrån kan du redigera uppgifterna.
• Mer:
  • Radera: Radera den eller de valda fakturorna. Data tas bort permanent och kan inte återställas.
  • Exportera: Exportera aktuella fakturor med data från synliga kolumner.

Skapa en faktura

Arbetsorder Fakturor Skapa Faktura

Bifoga: En faktura kan bifogas ett serviceavtal eller en arbetsorder, och de visas under Relationer.

Se nedan under 'Visa faktura' för detaljer.

Status

• Mottagen: Faktura mottagen och obetald. 
• Avvisad: Faktura mottagen men kommer inte att betalas.
• Artikel mottagen: Material mottaget för arbetet, men är inte betalt.
• Godkänn och betala: 'Nettobeloppet' betalas i sin helhet och påverkar den debiterade kolumnen i en budget om det har lagts till på ett konto.

Huvuddata

• Fakturanummer: Obligatoriskt fält som används för att identifiera fakturan.
• Fakturadatum: Ange datum då fakturan mottogs.
• Förfallodatum: Datum för betalning av fakturan. Detta kommer att påverka de färgade prickarna som beskrivits ovan.
• Nettobelopp: Ange fakturabeloppet, detta kommer att påverka den debiterade kolumnen när fakturan är betald och ekonomin är avslutad.

Förhandsvisning

Detta visar första sidan av det första dokumentet som lagts till på fakturan; du måste skapa fakturan innan du kan lägga till dokument på en faktura.

Se nedan under 'Visa faktura' för detaljer.

Visa faktura (Redigera)

Arbetsorder Fakturor Välj en faktura Visa faktura

Status och Huvuddata kan redigeras enligt beskrivningen under Skapa. Se ovan.

Dokument

Redigera dokument: Klicka här för att lägga till eller ta bort dokument som är bifogade till denna faktura.

Relation

Arbetsorder (Se bild ovan)

Om en faktura är bifogad till en arbetsorder kommer den att visas här. Du kan inte redigera uppgifterna direkt härifrån i fakturan.  Klicka på Visa arbetsorder för att öppna den bifogade arbetsordern. 

Serviceavtal

Om en faktura är bifogad till ett serviceavtal kommer den att visas här. Du kan inte redigera uppgifterna direkt härifrån i fakturan. 

Klicka på Visa leverantör för att öppna leverantörsfönstren.

Klicka på 'Visa serviceavtal' för att öppna serviceavtalet.