Denna artikel visar hur du beställer arbetsorder från en leverantör. Vi går igenom hur du skickar arbetsorder till leverantörer och hur du godkänner eller avvisar arbete utfört av leverantören.
Om du vill lära dig hur du ställer in företag för Leverantörsportal kan du läsa den här artikeln: Ställ in företag för Leverantörsportal.
Hur du beställer arbetsorder från leverantörer
Användarrättigheter
Du måste kunna skapa eller redigera arbetsorder innan du kan skicka dem till leverantörer. Du kan läsa mer om användarroller i Dalux FM här: Användarroller och områden.
Du kan läsa mer om att skapa arbetsorder i den här artikeln: Skapa arbetsorder på datorn
Det finns två sätt att skicka arbetsorder till leverantörer. Du kan tilldela en leverantör på befintliga eller nya arbetsorder eller skapa en ny arbetsorder när du visar företaget.
När du skapar eller redigerar en arbetsorder, rulla ner till området Ansvarig.
Välj en leverantör från rullgardinsmenyn eller använd -ikonen för att öppna den fullständiga listan över leverantörer.
När du väljer en leverantör måste du även ange en kontaktperson. Kontaktpersonen kan vara någon i den fysiska byggnaden som kan hjälpa leverantören med tillträde eller vägledning.
Personen som skapar arbetsordern tilldelas automatiskt som kontaktperson, men detta kan ändras genom att klicka på -ikonen.
Du kan välja en kontaktperson från:
- Team - En användare i ditt team
- Teamgrupp - En användare inom team i din grupp
- Kontakter - En användare från kontakterna i instansen
- Användardefinierat - En anpassad kontakt som inte finns i instansen
När arbetsordern skapas uppmanas du att antingen beställa arbetsordern eller inte. Om du klickar på 'Beställ' skapas arbetsordern och beställningen skickas till leverantören.
Om du inte beställer arbetsordern kommer arbetsordern att markeras som 'Ny, inväntar order'.
Detta gör att du kan granska arbetsordern innan du skickar den till leverantören.
För att skicka arbetsordern, öppna arbetsordern igen och klicka på Beställ. När du beställer en arbetsorder kan du lägga till en valfri intern eller extern notering och bifoga bilagor.
Leverantören kommer att meddelas via e-post när arbetsordern är beställd.
Hur du beställer direkt från företagsöversikten i Leverantörsportalen
Du kan också skapa beställningar direkt till företaget när du visar dem i översikten för leverantörsportalen.
Du hittar översikten genom att gå till:
Inställningar
Allmänna inställningar
Stamdata: 'Företag'.
I det nya fönstret, klicka på Leverantörsportal och välj företaget. Öppna det genom att antingen dubbelklicka eller genom att klicka på
Visa företag.
Med företaget öppet kan du klicka på Beställ arbetsorder. Detta öppnar ett nytt fönster för arbetsorder, och leverantören tilldelas automatiskt.
Efter detta är processen densamma som visas ovan.
Hur du godkänner eller avvisar arbete utfört av en leverantör
Om leverantören har aktiverat inställningen 'Uppgifter måste godkännas' i leverantörsportalen för företaget måste allt arbete som utförs av leverantören godkännas eller avvisas av kunden (den individ eller det team som beställde arbetsordern).
En arbetsorder som markeras som slutförd av leverantören kan hittas i antingen:
-
Min inbox - Om du är den direkt ansvarige för ordern
-
Externa arbetsorder - Om du inte är direkt ansvarig, men dina användarbehörigheter tillåter dig att se beställningen
I båda fallen kan arbetsordern öppnas genom att dubbelklicka eller använda Visa arbetsorder.
När arbetsordern öppnas kan du se all tillagd information och orderns fullständiga historik. Beroende på inställningar och aktiva moduler kan du se information såsom tidsregistrering och ekonomi.
Svaralternativen finns längst upp. Om du är nöjd med leverantörens arbete, klicka på Godkänn, stäng.
När du stänger en order kan du lägga till interna eller externa noteringar och bifoga bilagor. Om du använder tidsregistrering och ekonomi kan du behöva fylla i information för dessa fält innan ordern kan stängas.
Klicka på 'Slutför' när du är klar så stängs beställningen.
Leverantören kan hitta den avslutade arbetsordern i Avslutad-inkorgen och kunden kan hitta den i
Teamets slutförda, stängda-inkorgen.
Om en arbetsorder återöppnas måste den gå igenom samma steg. Till exempel att den godkänns av leverantören.
Läs mer
Om du vill lära dig mer om att använda arbetsorder, läs den här artikeln: Skapa arbetsorder på datorn.