Hur du använder Leverantörsportal som Leverantör på datorn

Denna artikel visar hur du arbetar med arbetsorder i leverantörsportalen.

Denna artikel är avsedd för företag som använder Leverantörsportal för att utföra och kommunicera kring arbetsorder som mottagits av användare i Dalux FM.

Översikt över Leverantörsportalen

Beroende på inställningar och behörighet kan Leverantörsportalen se lite annorlunda ut.

I detta exempel är perspektivet en företagsadministratör och koordinator.

Leverantören har fått extra åtkomst till Platser och Assets.

När du loggar in på Leverantörsportalen ser du din inkorg.

I verktygsraden till höger kan du navigera till olika moduler såsom Platser och Assets. Du kan också komma åt Inställningar om du är företagsadministratör.

I sidofältet kommer du att se Arbetsorder, Återkommande arbetsorder, och Checklistor.

Arbetsorder innehåller alla olika inkorgar och arkiv för arbetsorder. Här kan du hitta pågående arbetsorder och stängda arbetsorder (antingen godkända eller avvisade).

Återkommande arbetsorder innehåller en översikt över återkommande arbetsorder som en kund har tilldelat leverantören. Återkommande arbetsorder visas med intervall för när arbetsorderna ska slutföras. Arbetsorder genereras automatiskt och läggs till i inkorgen i Arbetsorder.

Checklistor kommer att innehålla alla checklistor som har fyllts i. En checklista kan endast fyllas i som en del av en arbetsorder.

Assets ger en översikt över assets. Om leverantören även har redigeringsbehörighet för assets är det från denna meny som assets kan redigeras eller skapas.

Inställningar gör det möjligt för företagsadministratören att ändra distributionen av arbetsorder samt ställa in koordinator och godkännandekrav. Företagsadministratören kan också lägga till, redigera eller deaktivera användare i företaget.

Rekommenderat arbetssätt för hantering av arbetsorder

Flödet nedan är en allmän riktlinje. Den exakta processen kan variera beroende på din konfiguration, så behandla detta som en rekommenderad metod snarare än ett strikt krav. Varje steg förklaras mer i detalj i följande kapitel.

1. Godkänn:
   Om du kan acceptera arbetsordern och har all nödvändig information, godkänn den och bekräfta datumet då arbetet ska utföras. 
2. Avvisa:
   Om du inte kan acceptera arbetsordern, eller om viktig information saknas, avvisa den och ange en tydlig förklaring till orsaken. 
3. Slutför:
   När arbetet har utförts, markera arbetsordern som slutförd. Lägg till en kort beskrivning av det utförda arbetet och bifoga eventuell relevant dokumentation som bilagor. 
4. Avvisad, skickad tillbaka:
   Om arbetsordern inte uppfyller kundens förväntningar kan de avvisa den. I så fall kommer den att skickas tillbaka för korrigerande åtgärd.

Använd Godkänn, Avvisa och Slutför för att kommunicera med din kund. Varje åtgärd flyttar arbetsordern till motsvarande inkorg, vilket visar att kunden har en åtgärd att slutföra.
 

Godkänna eller avvisa en arbetsorder

När du mottar en arbetsorder från en kund kommer den att visas i din inkorg. För att öppna arbetsordern dubbelklickar du på den eller markerar den och klickar Visa arbetsorder.

När en arbetsorder öppnas visas svarsalternativen högst upp. Härifrån kan du:

• Avvisa - Avvisa ordern. Du kan lägga till en notering och en bilaga när du avvisar arbetsordern.
• Godkänn - Godkänn ordern. Du kan lägga till en notering, en bilaga, utförandedatum och förväntad kostnad när du godkänner arbetet. 
  Utförandedatumet måste vara före kundens angivna deadline, och det förväntade priset kan behöva godkännas av kunden, beroende på inställningarna.
• Slutför - Om eller när arbetet har slutförts. När du slutför en arbetsorder kan du lägga till en notering och bilagor. Du kan också ange tid som lagts på arbetet och vilket datum det slutfördes.
• Mer - Detta ger dig ytterligare alternativ, till exempel att lägga till information, skriva ut, skapa ett ärende eller lägga till dokument (syns endast om inga har lagts till).

När du rullar ner i arbetsordern kan du se all information om arbetsordern.

I området Ansvarig kan du:

• Ange ansvarig anställd
• Visa kontaktpersonen för beställningen
• Se vilket serviceavtal arbetsordern tillhör (om något)
• Se vem från ditt företag som är tilldelad arbetsordern och tilldela om den vid behov

I detta exempel kommer vi att godkänna arbetsordern, så vi klickar på Godkänn.

Ett nytt fönster öppnas där en notering kan läggas till, och utförandedatum samt förväntat pris kan också anges. Efter att ha fyllt i informationen, klicka på 'Godkänn'.

När en arbetsorder har godkänts kommer kunden att få en e-postavisering. Arbetsordern flyttas från Ny, inte godkänd till mappen Godkänd i Leverantörsportal.

Tilldela arbetsorder till kollega

En arbetsorder kan sedan tilldelas en specifik användare inom ditt företag om det behövs. Detta görs genom att välja beställningen och klicka på Tilldela och sedan välja medarbetaren.

Hur man slutför en arbetsorder

När en arbetsorder har slutförts och godkänts kommer den att flyttas till mappen Avslutad.

För att slutföra en arbetsorder, öppna arbetsordern och klicka på Slutför. Du kan lägga till ett meddelande till kunden, lägga till bilagor och lägga till tidsregistreringar. Klicka på 'Spara' när du är klar.

Beroende på inställningarna är arbetsordern nu i ett av dessa tillstånd:

• Avslutad - Om arbetsordern är slutförd och stängd av leverantören
• Slutförd, inväntar koordinator - Om beställningen har slutförts av en anställd som inte är koordinatorn
• Slutförd, inväntar kunds godkännande - Om beställningen har slutförts men kunden behöver göra det slutgiltiga godkännandet

När en arbetsorder har slutförts och godkänts flyttas den till mappen Avslutad.

För företagsadministratörer

Detta avsnitt förklarar de extra funktioner som en företagsadministratör har tillgång till. Dessa inställningar hittas genom att klicka på Inställningar i sidomenyn.

Inställningar för leverantörsportal

Företagsadministratören kan styra om alla arbetsorder ska vara synliga för alla anställda eller om arbetsorder ska gå till en koordinator.

Om alternativet koordinator väljs kan en företagsadministratör läggas till som koordinator för företaget.

 Du kan också styra om koordinatorn behöver godkänna arbetet innan det kan skickas tillbaka till kunden.

Lägg till och hantera användare

Företagsadministratörer kan lägga till andra företagsanvändare i leverantörsportalen. När du loggar in på Leverantörsportalen klickar du på Inställningar. Detta öppnar fönstret 'Redigera företag'.

I området 'Användare', klicka på Lägg till. Du skriver sedan in deras e-post och namn. Valfritt kan du lägga till ett telefonnummer och en befattning.

Du kan också ange om medarbetaren ska vara administratör.

Du kan redigera informationen genom att markera en anställd och klicka på Redigera.

Om du behöver ta bort en anställd, markera personen i listan och klicka på Deaktivera.